Managed-Services-Leistungen M365

Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "AG" genannt).

Vorliegend wird der Betrieb der M 365-Plattform als Managed Services mit einer Festlaufzeit von 4 Jahren nach Abschluss der Transitionsphase ausgeschrieben. Die Transitionsphase beginnt voraussichtlich am 01.06.2024. Der Beitragsservice geht von einer Laufzeit der Transitionsphase von ca. 4 Wochen, also bis zum 30.06.2024, aus. Vertragsbeginn des Servicevertrags ist voraussichtlich der 01.07.2024.

Im Sinne der Aufrechterhaltung einer leistungsfähigen und modernen IT-Landschaft sucht der AG für die M365-Umgebung einen kompetenten und erfahrenen "Managed Services"-Dienstleister. Wenngleich die Hoheit über die IT-Systeme beim AG verbleibt, besteht die Erwartung an den AN, die beauftragten Serviceprozesse mit einem Höchst-maß an Fachkunde, Eigenverantwortung sowie proaktivem und lösungsorientiertem Handeln zu erbringen und somit den AG verlässlich zu unterstützen. Unter dem Begriff "Managed Services" versteht der AG die gesamtheitliche technische und inhaltliche Betreuung eines IT-Services unter Einbindung des AN als externen Ser-vicepartner. Darunter fallen auch Anforderungen, die sich aus Datenschutz und Informa-tionssicherheit ergeben, wie beispielsweise eine datenschutzfreundliche und sichere Konfiguration der IT-Services ("Privacy by Default" und "Security by Default"). Der für "Managed Services" eingebundene AN agiert in diesem Zusammenhang vollumfänglich selbständig und kann sich unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen frei zwischen den internen administrativen Bereichen sowie anderen externen Managed Service Partnern bewegen und kommunizieren. Das AG-seitig eingesetzte Personal hat unter Einbindung eines internen Servicemanagers die Verwaltungs-, Organisations- so-wie Entscheidungshoheit, realisiert jedoch administrative Tätigkeiten nur in geringem Umfang. Der AN betreibt die von ihm verantworteten Dienste vollumfänglich selbst, setzt dazu ausschließlich qualifiziertes Personal ein und hält, wenn nötig, den direkten Kontakt zu den im jeweiligen Service-Systembetrieb tätigen Abteilungen (z. B. für den Betrieb des M365-Tenants sowie z. B. der Netzwerkinfrastruktur). Die zu verantwortenden Systeme sind so zu betreiben, dass Ausfälle proaktiv vermieden oder durch geeignete Maßnahmen auf ein Minimum reduziert werden. Dies gilt insbe-sondere auch für im Rahmen von Wartungsprozessen oder Störungsbeseitigungen für den nutzenden Endnutzer erkennbare Auswirkungen oder funktionale Einschränkungen. Sofern diese im Vorfeld erkennbar sind, muss das geplante Vorgehen kommuniziert und mit den Verantwortlichen abgestimmt werden. Der AN erbringt dabei alle Tätigkeiten, die zum Betrieb und zur Entstörung der M365-Services erforderlich sind, und führt diese so weit wie möglich selbstständig und voll-ständig durch. Er hat die Verantwortung im Rahmen definierter Rollen für die Funktionali-tät der M365-Services für den in dieser Leistungsbeschreibung definierten Leistungsum-fang zu übernehmen. Bei der Leistungserbringung wird der AN den jeweils etablierten aktuellen Stand der Technik sowie die geltenden Qualitätsstandards, Arbeitsmethoden und die Vorgaben des AG anwenden. Die reine Abwicklung und Aufrechterhaltung der Services des Betriebes ist die Basis zur gemeinsamen Weiterentwicklung der Services und der Implementierung neuer Technologien und Lösungen. Aus diesem Grund ist eine Partnerschaft notwendig, in der sich die Partner regelmäßig über mögliche Potentiale zur Effizienzsteigerung durch technologische Weiterentwicklung austauschen.

Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Dienstleistungen sind den Vergabeunterlagen (insbesondere der Leistungsbeschreibung (Teil B.)) zu entnehmen.