Wartung, Pflege und Support sowie Weiterentwicklung für die Software Online-Terminvereinbarung OTV

Seit 2022 hat das Land Hessen eine Softwarelösung zur Online-Terminvereinbarung im Einsatz, die das Buchen von Behördenterminen bei den Justizeinrichtungen der hessischen Justiz auf digitalem Weg ermöglicht. Die Softwarelösung wird im Folgenden mit OTV abgekürzt.

Beteiligte in dem Verfahren sind die IT-Stelle der hessischen Justiz in der Rolle als Verfahrensleitung und Fachadministration sowie die HZD, verantwortlich für den technischen Betrieb und die Systemadministration. Die Softwarelösung wurde im Auftrag des Ministeriums der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen von der Firma publicplan unter dem Namen Online - Terminbuchung (OTB) erstellt. Das Ministerium der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen hat einer Nachnutzung des Verfahrens in der Justizverwaltung des Landes Hessens zugestimmt.

Die Ausschreibung hat die Wartung, Pflege und Support sowie die Weiterentwicklung der Softwarelösung OTV zum Gegenstand.

Leistungen im Rahmen der Wartung, Pflege und Support Im Rahmen der Wartung sind alle Tätigkeiten zur Sicherung der Stabilität und sicheren Betreibbarkeit der Software zu verstehen. Dazu zählen Sicherheitsupdates oder Anpassungen an geänderte (neuere) Versionen der Betriebs- und Datenbanksysteme sowie die Anpassung an aktuelle Browserversionen und gängige Endgeräte.

Unter Pflege fällt die Behebung von Fehlern, die durch den Auftraggeber gemeldet werden und nicht unter die Kategorie "Weiterentwicklung" fallen.

Die Leistungen für die Wartung, Pflege und Support sollen folgende Tätigkeiten umfassen:

Updates und Sicherheitsmaßnahmen Der Auftragnehmer führt regelmäßige Updates der eingesetzten Software-komponenten, Frameworks und Standardbibliotheken durch und sorgt für ein zeitnahes Liefern von sicherheitsrelevanter Patches gemäß Kapitel 3.1.

Fehlerbehebung Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Analyse und Behebung von Störungen und Mängeln. Die Behebung von Mängeln erfolgt anhand der in Kap. 3.1 beschriebenen Klassifizierung.

Entwicklungs- und Testumgebungen Der Auftragnehmer betreibt interne Entwicklungs- und Testumgebungen sowie eine interne Versionsverwaltung (z. B. GIT), um Quellcodes revisionssicher zu organisieren und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dokumentation Sämtliche Entwicklungs- und Wartungsarbeiten sind fortlaufend, nachvollziehbar und prüfbar im Programmcode (Kommentierung, Clean Code) sowie in ergänzenden technischen Dokumentationen zu erfassen. Die Dokumentationen sind in deutscher Sprache zu verfassen und dem Auftraggeber in geeigneter Form bereitzustellen.

Bereitstellung einer installierbaren Version Der Auftragnehmer stellt die OTV als lauffähige und installierbare Version bereit, die vom Auftraggeber eigenständig in der vorgesehenen Hosting Umgebung installiert und betrieben werden kann. Zur Dokumentation gehören Release Notes mit allen Änderungen sowie eine ausführliche Installationsanleitung.

3rd-Level-Support Der Auftragnehmer erbringt im Rahmen des 3rd-Level-Supports die Analyse komplexer Fehlerbilder, die Entwicklung und Bereitstellung von Korrekturen sowie die Abstimmung mit dem HZD-Betriebsteam. Der Auftraggeber stellt für den 3rd-Level-Support eine Servicezeit werktags von Montag bis Freitag von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr sicher. Fachliche Unterstützung Der Auftragnehmer beantwortet inhaltliche und fachliche Fragen zur Nutzung und Weiterentwicklung der OTV. Leistungen im Rahmen der Weiterentwicklung Die Leistungen im Bereich der Weiterentwicklung neuer fachlicher Anforderungen umfassen insbesondere:

Bewertung und Konzeption Der Auftragnehmer analysiert neue fachliche Anforderungen, erstellt fachlich-technische Konzepte und legt Lösungsansätze unter Berücksichtigung der bestehenden Architektur sowie geltender Standards vor.

Aufwandsschätzung Der Auftragnehmer erstellt auf Basis der Konzeption belastbare Aufwandsschätzungen, die als Entscheidungsgrundlage für die Beauftragung der Umsetzung dienen. Dabei ist eine Obergrenze für den jeweiligen Entwicklungsschritt anzugeben, um die finanzielle Planbarkeit für den Auftraggeber sicherzustellen.

Umsetzung Nach gesonderter Beauftragung realisiert der Auftragnehmer die abgestimmten Anforderungen in der OTV. Die Umsetzung erfolgt nach den Grundsätzen der sicheren Softwareentwicklung (OWASP) sowie unter Beachtung der einschlägigen Barriere¬freiheits¬standards (BITV HE 2019).

Qualitätssicherung und Test Der Auftragnehmer führt interne Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie Funktionstests durch und stellt dem Auftraggeber die Ergebnisse in geeigneter Form zur Verfügung. Die Abnahme erfolgt durch den Auftraggeber.

Leistungsausschluß Die folgenden Leistungen sind nicht Bestandteil des Vertrages und verbleiben in der Verantwortung des Auftraggebers:

1st- und 2nd-Level-Support Entgegennahme von Störungsmeldungen, erste Fehleranalysen sowie Kommunikation mit Endanwendern.

Installation und Betrieb Einrichtung und Betrieb der Hosting-Umgebung (Server, Datenbanken, Netzwerke, Backups, Monitoring) sowie die Installation neuer Versionen der OTV.

Systemumgebung Konfiguration und Wartung des Betriebssystems, der Webserver- und Datenbankumgebungen.

Nutzersupport außerhalb der OTV Schulungen und Endanwender-Supportleistungen, die nicht unmittelbar die OTV betreffen.

Externe Schnittstellen Anpassung und Wartung von Fremdsystemen, die nicht Bestandteil der OTV sind.

Die detaillierte Beschreibung des Leistungsgegenstandes ist der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.