Druckarchivierung

Im Ressort der Finanzverwaltung und weiteren Ressorts der hessischen Landesverwaltung werden Dokumente erstellt, die Empfängern in gedruckter oder elektro-nischer Form zugestellt werden. Die HZD unterstützt dies mit den Prozessen des Massendruckzentrum und des Outputmanagements. Aufgrund des Ursprungs der steuerlichen Anwendungen auf der IBM Mainframe Technologie werden insbeson-dere IBM Datenformate verarbeitet (AFP), daneben werden Daten als PDF und PCL verarbeitet. Im Zuge dieser Verarbeitung bestehen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Dokumenten in einem Langzeitarchiv über definierte Zeitdauern. Zur Aufnahme, Speicherung und Anzeige solcher Dokumente betreibt die HZD ein Archivierungssystem mit SW-Komponenten der Fa. Betasystems. Die SW-Komponenten Beta docX und BBC wurden 2013 im Zuge der Ablösung des IBM Mainframe eingeführt. Ergänzt wurden sie seither durch eine Schnittstelle (Beta Archive Link) zum SAP-System des Landes für die Speicherung und Anzeige von elektronischen Bezügenachweisen sowie um eine Komponente zur Langzeitaufbewahrung von technischen Protokolldaten (Beta logX, Beta View) der Verarbeitung der steuerlichen Bescheide. Ziel der Ausschreibung ist es die im Einsatz befindlichen SW-Komponenten der Firma Beta Systems weiterhin zu verwenden. Ergänzend sollen Änderungen in der Nutzung der SW, insbesondere eine Steigerung des Volumens der zu archivierenden Dokumente über den Vertrag abgedeckt sein. Die SW-Überlassung soll die SW-Aktualisierung der Grundversion über Patches und den Hotline-Support beinhalten. Ergänzend zu der Überlassung sind zudem Dienstleitungen Gegenstand der Ausschreibung. Diese beziehen sich direkt auf die überlassenden SW-Produkte von Fa. Betasystems. Die zur Nutzung überlassende Software wird in den Rechenzentren der HZD installiert und durch die HZD betrieben. Als technische Basis werden virtuelle Server (Broadcom VMware oder Microsoft Hy-per-V) mit Linux-Betriebssystemen (SUSE, Redhat) eingesetzt. Die vorrangig unterstützten Datenbanken sind Oracle und MSSQL. Die überlassene SW muss bzgl. der Serverkomponenten aktuell von den Betriebs-system-Herstellern (SUSE, Redhat, Microsoft) supportete Betriebssysteme unterstüt-zen, für die die Hersteller Patches liefern. Die Client-Komponenten BBC muss entweder als Windows-Software oder als Web-version angeboten werden, sie muss das aktuell von Microsoft supportete Client Betriebssystem unterstützen, aktuell ist dies Windows 11.

Verwendet die SW von Fa. Betasystems weitere Komponenten, die die HZD bereitstellen muss, so sind diese anzugeben. Auch hierbei muss das Zusammenspiel der von Beta Systems gelieferten und den von der HZD bereitgestellten SW-Komponenten auf SW-Releases möglich sein, die von den jeweiligen Herstellern aktuell mit Patches unterstützt werden.

Ist-Situation Leistungen der Druckarchivierung: Druckarchivierung Bescheide mit Anwenderzugriff per Client-Software: Die Aufbereitung von Druckdaten erfolgt über ein Outputmanagementsystem (aktuell verwendet wird Compart DocBridge Suite). Im Prozess der Druckaufbereitung werden Dokumente über eine Dateiaustauschschnittstelle an das Werkzeug Beta docx weitergeben. Beta docx archiviert die Dokumente und speichert sie in einem mehrstufigen Verfahren im Online Speicher (SAN) und in der Dell ECS-Umgebung Archivspeicher der HZD. Die Archivierungsdauer wird abhängig von den Eingangsdaten eingestellt. Für die Langzeitspeicherung werden Zeiten bis 10 Jahre vorgegeben, es erfolgt daneben weiterhin eine kurzfristige Aufnahme nach Beta docx für Zeiten <120 Tage, diese dienen der Produktionskontrolle durch die Sachbearbeiter der Verwaltung. Für die Anzeige der archivierten Dokumente wir die Client-SW Beta Business Client auf den Arbeitsplatz PC der Sachbearbeiter verwendet. Derzeit erhalten bis zu 400 Personen Zugriff auf die BBC Anwendung. Innerhalb der BBC Anwendung wird der Zugriff auf Dokumenten über eine Rechtevergabe und DIP (DIP - dissemination information package) verwaltet.

Elektronische Bescheide für den Bezügenachweis mit Anwenderzugriff per SAP Portal: Gehaltsnachweise der Landesbediensteten werden im SAP System erstellt und nach Einverständnis der Beschäftigten nur elektronisch vorgehalten. Dafür werden diese Bezügenachweise aus dem SAP-System in das beta docx Ar-chivsystem übergeben und dort gespeichert. Die Übergabe erfolgt über die SAP Ar-chivelink-Schnittstelle. Über das SAP Portal können die Landesbediensteten da-nach die Bezügenachweise aufrufen, wobei wieder über die Archivelink Schnittstelle auf beta docx zugegriffen wird.

Jobprotokolle der Steuerverarbeitung: Die Protokolle der Verarbeitung der steuerlichen Daten werden über eine Datei-schnittstelle an Beta logx übertragen und dort gespeichert. Als Archivspeicher wird ebenfalls die ECS verwendet. Der Zugriff auf diese Protokolle ist über eine Webabwendung (beta View) für be-rechtigte Personen möglich. Es sind maximal 10 gleichzeitige Benutzer zugelassen.

Der Auftragnehmer überlässt zeitlich befristet der HZD nachstehend aufgeführte Standardsoftware: Beta DocX - Base Server, Beta DocX - Indexing Services (CoEx), Beta DocX - Bundling, Services (CoCo), Beta DocX - Archiving Services, BBC Base, BBC - Beta UX Connector, BBC - AFP AFPDS, Beta Archive Link (Erst-Lizenz), Beta Archive Link (Test-Lizenz), Beta Archive Link (Vor-Produktion), Beta View - Concurrent User, Beta View for Beta LogX, Beta LogX - Base Server, Beta LogX - Indexing Services (CoEx), Beta LogX - Bundling, Services (CoCo), Beta LogX - Archiving Services

Für die oben genannten SW-Produkte von Betasystems sollen Dienstleistungen angeboten werden (Fachexperte Betasystems Software sowie Trainer Schulung Betasystems-Software Komponenten).

Eine detaillierte Beschreibung kann der Leistungsbeschreibung entnommen werden.