Auslag. Internetauftritt

Der Beitragsservice beabsichtigt die Auslagerung seines Internetauftritts. Der Beitragsservice sucht mit diesem Verfahren einen Auftragnehmer, der den mit all seinen Funktionen bestehenden Internetauftritt, in einer vollständig neuen und zeitgemäßen Architektur abbildet. Nach erfolgreicher Abnahme und entsprechender Produktionsaufnahme soll die dazugehörige Betriebsverantwortung durch den Auftragnehmer übernommen werden. Die funktionale Weiterentwicklung mit zeitgemäßen Selfservice-Angeboten und Dialogen anstatt Formularen, soll gemeinsam in einem agilen Team (in Anlehnung an SCRUM) mit Mitarbeitenden des Auftragnehmers und des Auftraggebers erfolgen. Die fachliche / inhaltliche Verantwortung verbleibt ebenso wie die redaktionelle Gestaltung des Content beim Auftraggeber. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Vertrag mit einer Festlaufzeit von 3 Jahren mit einer zweimaligen einseitigen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr zu gleichen Konditionen mit den folgenden Leistungsbestandteilen abzuschließen: - Relaunch (Werkvertrag), - Bereitstellung der Servicekomponenten (Dienstvertrag), - Betrieb & Weiterentwicklung (Dienstvertrag). Auf Grund des Images des Beitragsservice und der Tatsache, dass der Beitragsservice Daten von vielen Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Institutionen speichert, ist er und vor allem auch der Internetauftritt immer wieder Ziel von Angriffen. Deshalb besteht ein hoher Anspruch an die Sicherheit des Systems und die Fähigkeit, auf Angriffe zu reagieren bzw. im Bedarfsfall Maßnahmen einzuleiten. Das Nutzerverhalten ist konstant, ohne signifikante Peaks. In den 12 Monaten von Juli 2022 bis Juni 2023 hatte der Internetauftritt 16,6 Mio. Visits (Besuche). Zu erkennen ist eine deutlich geringere Nutzerzahl an Wochenenden als an Wochentagen. Zu Beginn jeder Woche (montags, dienstags) ist die Nutzung etwas höher als an den anderen Werktagen. Durch die Weiterentwicklungen des Internetauftritts und die damit einhergehende steigende Attraktivität für die Nutzer erhofft sich der Beitragsservice eine Verschiebung der Anzahl der heutigen schriftlichen Eingänge (ca. 16,7 Millionen pro Jahr) und telefonischen Eingänge (ca. 3,78 Millionen pro Jahr), hin zu Online-basierter Kommunikation. Für das Ausmaß liegt aktuell noch keine Prognose vor. INFORMATIONEN ZUM ABLAUF DES VERHANDLUNGSVERFAHRENS: Nach Abgabe des Erstangebots wird der Beitragsservice mit den Bietern über die Angebote verhandeln. Die erste Verhandlungsrunde wird dazu dienen, nach erster Prüfung und Wertung der Erstangebote aufgetretene Unklarheiten und offene Punkte zu fachlichen Themen aufzuklären sowie die wesentlichen Vertragseckpunkte mit den Bietern zu besprechen. Der Auftraggeber wird jeweils mit jedem Bieter einzeln Gespräche unter Wahrung der vergaberechtlichen Prinzipien führen. Der Beitragsservice behält sich vor, die Verhandlungsrunde in Form einer Videokonferenz vorzunehmen. Zur strukturierten Vorbereitung der Verhandlungen werden die Bieter gebeten, auf einer eigenen Anlage mit ihrem Angebot ein Word-Dokument einzureichen, aus dem sich die Verhandlungsbedarfe und -themen des Bieters ergeben. Das Word-Dokument hat folgende Informationen zu enthalten: - Bezug: Auf welche Klausel des Vertrags, welche Vergütungsgestaltung im Preisblatt oder welche konkrete Anforderung (genau bezeichnet!) bezieht sich der Verhandlungsvorschlag? - Was genau soll Ihrer Auffassung nach geändert werden (bitte mit konkretem Formulierungsvorschlag)? - Welchen Grund hat die vorgeschlagene Änderung, welche Vorteile (konkret dargestellt) ergeben sich für den Auftraggeber. - Welche (konkret bezifferbaren) finanziellen Vorteile hätte Ihr Vorschlag? - Bitte sortieren Sie die Vorschläge nach Wichtigkeit (die wichtigsten Vorschläge oben, dann absteigend) und geben Sie klar zu erkennen, ob UND (!) weshalb Sie sich ggf. an der Abgabe eines Angebotes gehindert sähen, wenn ihrem Verhandlungsvorschlag nicht nachgekommen wird ("Dealbreaker"): Bitte beachten Sie Folgendes: In dem vorliegenden Verfahren sind in der Teilnahmebroschüre und den Vergabeunterlagen KEINE Mindestanforderungen an die Leistungserbringung im Sinne von § 17 Abs. 10 Satz 2 VgV festgelegt. Soweit A-Kriterien definiert sind, handelt es sich dabei nicht um Mindestanforderungen im Sinne von § 17 Abs. 10 Satz 2 VgV. Auch A-Kriterien können also Gegenstand von Verhandlungen sein und abgeändert werden. Soweit der Bieter also im Rahmen des ersten Angebots A-Kriterien nicht erfüllen kann, insbesondere solche, zu denen er einen Verhandlungsvorschlag einreicht, führt das nicht zwingend in der ersten Runde zum Ausschluss. Wir weisen aber darauf hin, dass es dem Auftraggeber unbenommen bleibt, an allen aufgestellten A-Kriterien trotz gegenläufiger Verhandlungsvorschläge festzuhalten, sodass die Nichterfüllung von A-Kriterien in weiteren Verhandlungsrunden zum Ausschluss führen kann. Wenn der Bieter also nicht alle initial aufgestellten A-Kriterien erfüllen kann, birgt das für den Bieter das Risiko des Ausschlusses. Es besteht keine Verpflichtung des Auftraggebers, Verhandlungsvorschläge aufzugreifen oder anzunehmen. Der Auftraggeber kann etwaige Verhandlungsvorschläge also auch ohne jede Erörterung und Begründung ablehnen. Allein der Auftraggeber entscheidet unter Wahrung der vergaberechtlichen Prinzipien, ob und welche Verhandlungsvorschläge erörtert werden. Wir weisen darauf hin, dass Gegenstand von Verhandlungsvorschlägen auch B-Kriterien sein können. Es handelt sich bei den B-Kriterien NICHT um Zuschlagskriterien im Sinne von § 17 Abs. 10 Satz 2 VgV. Im Übrigen gelten die vorstehenden Ausführungen entsprechend. Die Anforderungen an die Angebote werden im Nachgang zu den Verhandlungen ggf. für alle Bieter in gleicher Weise angepasst oder präzisiert. Dabei können vertragliche Regelungen, Leistungsanforderungen und auch A- bzw. B-Kriterien angepasst werden. Dies stets unter Beachtung der vergaberechtlichen Prinzipien.