RV Veranstaltungsagentur

Die MPG hat Bedarf an einem kompetenten und erfahrenen Anbieter für die Konzeption, Planung und Durchführung von repräsentativen oder öffentlichen oder internen Veranstaltungen verschiedenster Art im Präsenz-, Hybrid- oder Digitalformat. Vergabegegenstand dieses Vergabeverfahrens ist daher ein Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer für die Konzeption, Organisation und Durchführung von MPG-Veranstaltungen oder Teilleistungen hierfür. Die Jahresversammlung ist hiervon ausgenommen. Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der auf Abruf aus der entsprechenden Rahmenvereinbarung den Auftraggeber bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützt. Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen: -- • Erstellung eines Konzeptes für die inhaltliche und organisatorische Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung, sei es Präsenz, Hybrid oder digital, ausgerichtet auf die jeweilige(n) Zielgruppe(n) -- • Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten im gesamten Bundesgebiet sowie im europäischen Ausland (z.B. Italien oder Brüssel); vorzugsweise sollen Veranstaltungen allerdings im MPG-eigenen Harnack-Haus in Berlin-Dahlem stattfinden -- • Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung unter Berücksichtigung nachhaltiger Richtlinien -- • Bereitstellung eines modernen zweisprachigen digitalen Einladungsmanagements (siehe oben) bzw. Nutzung des vorhandenen Systems auf Basis der Learning Management System Funktion von SAP Successfactors. -- • Erstellung eines Konzeptes für begleitende Werbe- und Marketingmaßnahmen zugeschnitten auf die jeweiligen Zielgruppen sowie dessen Umsetzung -- • Erledigung anfallender grafischer Arbeiten in Übereinstimmung mit dem Corporate Design der MPG, bei Bedarf auch abweichend, für digitale und analoge zweisprachige Einladungs-/Veranstaltungsbegleitende Materialien bzw. Veranstaltungs-App -- • Recherche, Buchung und Betreuung von geeigneten Moderatoren -- • Recherche, Organisation und Betreuung künstlerischer Auftritte -- • Buchung eine*r Fotograf*in nach Vorgaben des Auftraggebers -- • Recherche und Organisation von nachhaltigen GiveAways -- • Planung, Organisation und Kontrolle gegebenenfalls benötigter Transfers oder Busshuttles -- • Planung, Engagement und Betreuung von zusätzlich notwendigem Personal (Sanitäter, Sicherheit, Hostessen (letztere bei Bedarf nach dem Kriterium "divers" ausgewählt) etc.) -- • Recherche und Buchung von Kinderbetreuung -- • Recherche und Organisation von Rahmenprogrammen und Pausenfüllern (z.B. bei digitalen Veranstaltungen) -- • Planung, Vorbereitung und Betreuung der gesamten Technik und Regieführung vor Ort -- • Bei Bedarf Beauftragung von Unterauftragnehmern -- • Veranstaltungsbetreuung vor Ort -- • Budgeterstellung und Abrechnung der jeweiligen Veranstaltung -- Abrufberechtigt aus den Rahmenvereinbarungen ist die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft e.V. -- Schätzmenge -- Das geschätzte Gesamtauftragsvolumen dieser Vergabemaßnahme über die maximal mögliche Vertragslaufzeit beträgt insgesamt bis zu 40 Veranstaltungen (Schätzmenge). -- Höchstmenge -- Aus der RV können insgesamt höchstens 60 Veranstaltungen über die maximal mögliche Vertragslaufzeit abgerufen werden (Höchstmenge). -- Mindestabnahmemenge -- Aus der RV werden während der Basis-Vertragslaufzeit mindestens 2 Veranstaltungen angerufen (Mindestabnahme)