RV Fachliche Beratung zur Weiterentwicklung von VMS

Der Auftraggeber (AG) betreibt ein digitales Vertragsmanagementsystem (VMS). Der Rollout an ca. 80 Instituten des AG ist abgeschlossen, der flächendeckende Dauerbetrieb ist seit geraumer Zeit etabliert. Das System bildet neben einer revisionssicheren Vertragsablage mit Fristenmanagement die Darstellung eines differenzierten Vertragserstellungsprozesses ab. Es ermöglicht die Erstellung von Vertragsvorlagen mittels des Tools Xential. Um sein System aktuell zu halten, beabsichtigt der Auftraggeber, einen Rahmenvertrag zu vergeben, der seinen Bedarf nach fachlichen Beratungsleistungen zur fachlichen Fortentwicklung im Rahmen der bestehenden VMS-Landschaft abdeckt. Die Beratung umfasst beispielsweise das Überprüfen des Systems auf Verbesserungspotentiale, die Begleitung der Weiterentwicklung von Vertragsprozessen und -spezifika inklusive agiler fachlicher und technischer Konzeptionierung, Qualitätssicherung der Umsetzung, MPG-weiter Bereitstellung, sowie Unterstützung beim Veränderungsmanagement. Einen wesentlichen Punkt der zu erbringenden Leistung wird die konzeptionelle Vorbereitung und Begleitung der Einbindung von KI-Bausteinen in das VMS darstellen, insbesondere um das Tool noch nutzerfreundlicher zu gestalten. Im Ausnahmefall, zum Beispiel bei einem personellen Engpass des Auftraggebers, umfasst die vom Rahmenvertrag umfasste Beratung auch die Anwenderunterstützung (Support) für die Nutzerinnen und Nutzer, das Durchführen von Schulungen oder sonstige Service- oder Unterstützungsleistungen des Auftraggebers zur Anwendung des VMS im Regelbetrieb. Es werden insbesondere folgende Leistungen gefordert: 1. Unterstützung bei der fachlichen Konzeption von Erweiterungen/Anpassungen des etablierten VMS sowie im Anforderungsmanagement (Schwerpunkt der zu beauftragenden Tätigkeit) Dies umfasst insbesondere -- Erarbeitung von Verbesserungspotentialen auf der Grundlage detailgenauer Kenntnis und Durchdringung des vorhandenen Systems und seiner Einbindung in der IT-Landschaft der MPG, dabei Abstimmung mit dem Auftraggeber und Priorisierung von Änderungsbedarfen --Fachliche Konzeption von geplanten Erweiterungen oder Anpassungen des VMS (insbesondere, aber nicht nur,. KI-basierte Elemente) mit dem Auftraggeber, und anforderungsgerechte Mitwirkung bei entsprechenden Umsetzungsmaßnahmen im Zusammenwirken mit allen Beteiligten -- Detaillierte Dokumentation der geplanten bzw. vollzogenen Änderungen -- Kontinuierliche Abstimmung mit dem Auftraggeber (Fachseite) und dem IT-Dienstleister der MPG, mit dem Ziel, dass dieser - basierend auf der fachlichen Konzeption und deren Dokumentation des hier gesuchten RV-Partners - die technische Umsetzung und Bereitstellung von Systemerweiterungen oder - Anpassungen vornehmen kann. Die technische Umsetzung und Bereitstellung selbst sind nicht Auftragsbestandteil des beabsichtigten Auftrags. -- Unterstützung der Fachseite auf Seiten der MPG bei der Abnahme der vom IT-Dienstleister realisierten technischen Umsetzung fachlicher Anforderungen. 2. Unterstützung im Anforderungsmanagement, insbesondere bei der Konzeption und Umsetzung von Vertragsvorlagen, Vertragstypen, Fragebögen Dies umfasst im Wesentlichen: -- Fachliche Weiterkonzeption der Konfiguration und der Prozessschritte innerhalb des Vorlagenmanagement-Tools des VMS zur jeweiligen Erstellung des spezifischen Vertragsentwurfs auf Grundlage eines Vertragsmusters, inklusive erforderlicher, kontinuierlicher Abstimmung mit dem IT-Dienstleister. -- Vertragsvorlagen- und Fragebogensteuerung u.a. durch Koordination der fachlichen Änderungsbedarfe an bestehende Vorlagen und Fragebögen bzw. der fachlichen Anforderungen an zusätzlich bereitzustellende Vorlagen und Fragebögen, sowie die Begleitung/Steuerung der Umsetzung und der etwaiger Kommunikation in die Fachbereiche --Konzeptionelle Begleitung der Anlage von Vertragsmustern im Vorlagenmanagement-System, hierzu u.a.: Mapping der Metadaten, Koordination der Einarbeitung der optionalen Klauseln -- Wiederkehrende Abstimmung mit Produktanbieter, IT-Dienstleister und IT-Abteilung (IKT) zum Vorlagenmanagement 3. im Bedarfsfall: Unterstützung bei der Testplanung und -durchführung, z.B. durch -- Definition der Testfälle -- Testplanung, -durchführung und -dokumentation 4. im Bedarfsfall: Unterstützung im Support/ mit Serviceleistungen, wie z.B. -- Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender per E-Mail -- Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender in individuellen Terminen -- Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender in Gruppenterminen -- Erbringung von Unterstützungs- und Serviceleistungen des Regelbetriebs des VMS beim Auftraggeber 5. im Bedarfsfall: Unterstützung bei Anwender-Schulungen, u.a. -- Aktualisierung und Erstellung von Schulungsunterlagen -- Überarbeitung und Anpassung des Schulungskonzepts (Leitfaden) -- Durchführung von Anwender-Schulungen