RV Audits Förderprojekte

Die MPG hat einen regelmäßigen Bedarf an Auditleistungen für verschiedene geförderte Projekte. Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist daher die Vergabe eines Abruf-Rahmenvertrags für Dienstleistungen im Bereich der Kostenprüfung von Forschungsprojekten nach dem EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation "Horizon 2020" sowie "Horizon Europe" einschließlich der Erstellung von Audit-Zertifikaten zum Nachweis für die auflagengerechte Mittelverwendung. Die zu erbringende Leistung umfasst die Zertifizierung der Projekte des EU-Rahmenprogramms für Forschung und Innovation "Horizon 2020" sowie "Horizon Europe" entsprechend deren Vorgaben für Horizon 2020 im Annotated Model Grant Agreement sowie für Horizon Europe im Annotated Model Grant Agreement (Entwurf) vom 01.04.2023 , veröffentlicht z.B. im Portal der Europäischen Kommission Funding & Tender opportunities unter folgendem Link: -- https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents?selectedProgrammePeriod=2021-2027https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/how-to-participate/reference-documents?selectedProgrammePeriod=2021-2027 -- Dem Auftragnehmer obliegen dabei insbesondere folgende auftragsgemäße Leistungen: -- Kostenprüfung in Verbindung mit zugehöriger Kostenstelle und ggf. Kostenträger. Die Methodik zur Durchführung der Prüfungshandlungen umfasst u.a. Befragung und Analyse, (Neu-)Berechnungen, Vergleiche, Kontrollen der rechnerischen Richtigkeit, Prüfung von Aufzeichnungen und Unterlagen und basiert im Wesentlichen auf den Vorgaben der EU. -- Die vorzunehmenden Prüfungshandlungen umfassen z.B.: -- a. Prüfung der eingereichten Prüfungsunterlagen auf Vollständigkeit innerhalb von 5 Kalendertagen nach Auftragserteilung und Zugang der Prüfungsunterlagen. -- b. Bei festgestellter Unvollständigkeit der eingereichten Prüfungsunterlagen, zeitnahes Nachfordern der fehlenden Unterlagen, um die Abgabe der Prüfungsergebnisse (Audit) 14 Tage nach Auftragserteilung zu erreichen. -- c. Prüfung der Personalkosten entsprechend den Vorgaben von "Horizon2020" unter anderem durch -- - (Neu)Berechnung der Stundensätze für die Entlohnung des Personals und der Personalgemeinkosten, -- - Überprüfung und Beschreibung der Zeiterfassung für die Beschäftigten, -- - Prüfung der Arbeitsverträge; -- d. ggfs. Prüfung von Unterverträgen (Bestätigung, ob im Einklang mit vorgeschriebenen Verfahren); -- e. Prüfung der im Projekt geltend gemachten abschreibungsfähigen Anlagen und Investitionen; -- f. Prüfung der Ermittlung der indirekten Kosten und Bestätigung; dass bestimmte nicht abrechnungsfähige Kosten in den Gemeinkosten nicht enthalten sind; -- g. Prüfung der sonstigen direkten Kosten, wie z.B. Reisekosten, Tagungsgebühren, Betriebsstoffe etc., Investitionen und deren Projektzugehörigkeit sowie der zeit- und wertgerechten Verteilung auf das Projekt; h. Prüfung der Adjustments aus vorherigen Abrechnungszeiträumen; -- i. Erstellung eines unabhängigen Ausgabenprüfungsberichts (Audit) über die Kostenaufstellung der geprüften Projekte entsprechend den Muster-Vorgaben der EU. -- Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage.

Die zu erbringende Leistung umfasst die Prüfung des Verwendungsnachweises der Alexander-von-Humboldt-Projekte einschließlich der Bestätigung der auflagengerechten Mittelverwendung entsprechend den jeweiligen Verwendungsbestimmungen des Projektes, z.B. veröffentlicht auf der Internet-Seite der Alexander-von-Humboldt-Stiftung unter folgendem Links: -- https://www.humboldt-foundation.de/web/institutspartnerschaften.html -- https://www.humboldt-foundation.de/web/kovalevskaja-preis.html -- https://www.humboldt-foundation.de/web/max-planck-humboldt-forschungspreis.html -- https://www.humboldt-foundation.de/bewerben/foerderprogramme/philipp-schwartz-initiative -- Dem Auftragnehmer obliegen dabei insbesondere folgende auftragsgemäße Leistungen: -- a. Prüfung der eingereichten Prüfungsunterlagen (Zwischennachweise, Verwendungsnachweise) auf Vollständigkeit innerhalb von 5 Kalendertagen nach Auftragserteilung und Zugang der Prüfungsunterlagen -- b. Bei festgestellter Unvollständigkeit der eingereichten Prüfungsunterlagen, zeitnahes Nachfordern der fehlenden Unterlagen, um die Abgabe der Prüfungsergebnisse (Audit) 14 Tage nach Auftragserteilung zu erreichen. -- c. Bestätigung der Übereinstimmung der Buchungen und Belege, -- d. Bestätigung der zweckentsprechenden sowie wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel, -- e. Prüfung der Personalkosten (z.B. kein Stammpersonal, Prüfung der Arbeitsverträge), -- f. Prüfung der sächlichen Verwaltungsausgaben, -- g. Prüfung der im Projekt gelten gemachten Investitionen, -- h. Prüfung von Forschungs- und Entwicklungsverträgen bzw. Weiterleitung von Fördermitteln, soweit im Projekt vorhanden (Bestätigung der Einhaltung der zuwendungsrechtlichen Auflagen), -- i. Prüfung der Ermittlung und Buchung der Verwaltungspauschale, -- j. Prüfung der zeitlich und buchhaltungsgerechten Zuordnung auf das Projekt, -- k. Prüfung des Vorliegens des Sachberichts. -- Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands siehe die Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage.