Rahmenvereinbarung über das Druckermanagement

Die bestehende Druckerinfrastruktur der Kliniken der Stadt Köln gGmbH folgt aktuell keinem einheitlichen Konzept. Die Geräte sind ohne feste Struktur über die Standorte verteilt und derzeit lokal installiert. Eine zentrale Verwaltung oder Standardisierung der Drucker ist bislang nicht vorhanden. Darüber hinaus ist gegenwärtig eine große Anzahl an Druckern im Einsatz, die sich in Modell, Hersteller und Funktionalität unterscheiden. Ziel ist neben der Reduzierung der Geräteanzahl eine Vereinheitlichung der heterogenen Druckerlandschaft zur Gewährleistung eines wirtschaftlich effizienten Ressourceneinsatzes.

Die Kliniken der Stadt Köln gGmbH (nachfolgend AG) beabsichtigt daher im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Arbeitsplatzdruckern und Multifunktionsdruckern inkl. Vollservice-Dienstleistungen unter Einsatz der in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Software. Die Bereitstellung sämtlicher Leistungen erfolgt im Mietmodell. Die Rahmenvereinbarung kommt mit Erteilung des Zuschlags zustande. Die Laufzeit beträgt 72 Monate ab Abnahme des Gesamtsystems, frühestens beginnend am 01.03.2026.

Der Auftragnehmer liefert spätestens innerhalb von 6 Wochen nach Zuschlagserteilung 50 fehlerfreie Drucker. Insoweit steht der AG das einseitige Recht zu, einzelne (ggfs. durch mehrfache Abrufe bis zur Gesamtheit) oder die Gesamtheit der 50 Drucker als Bestandteil der Mindestabnahmemenge abzurufen. Der Abruf erfolgt unter Angabe des jeweils erforderlichen Druckermodells und Druckertypen, die in der Leistungsbeschreibung in Reiter „3. Druckeranforderungen – Ziffer 3.2-3.7“ definiert sind. Insofern ist es zulässig, die Drucker einzeln oder gesammelt zu liefern (Mindestanforderung). Die Drucker dienen dazu, defekte Geräte der AG im Voraus auszutauschen, um Ausfallzeiten zu minimieren und den kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen. Mit der Phase 3 des Rolloutplans gemäß Leistungsbeschreibung (1.3.1 – Allgemeine Anforderungen) ist spätestens am 15.12.2025 zu beginnen. Die zum Rollout, d.h. zum Abschluss aller zur mangelfreien Implementierung und Inbetriebnahme des Gesamtsystems, insbesondere bestehend aus den einzelnen Druckern sowie der unter Reiter „2. Technische Anforderungen Ziffer. 2.2-2.4“ beschriebenen Software einschließlich etwaig erforderlicher Anpassungen und Individualsoftware, bis einschließlich Phase 4 des Rolloutplans erforderlichen Leistungen, sind bis zum 27.02.2026 abnahmereif zu erbringen (Mindestanforderung).

Die im Reiter „B. Mengengerüst – B. 3 Mindestabnahmemenge Drucker“ beschriebenen Drucker sind bis zum 26.02.2026 fehlerfrei an die AG zu liefern (Mindestanforderung). Die Differenz der Mindestabnahmemenge zu der in Reiter „B. Mengengerüst – B. 4 Maximale Abnahmemenge Drucker“ definierten Maximalmenge von 140 zusätzlichen Druckern ist während der Vertragslaufzeit auf Abruf fehlerfrei an die AG zu liefern. Insoweit steht der AG das einseitige Recht zu einzelne (ggf. durch mehrfache Abrufe bis zur Gesamtheit) oder die Gesamtheit der zusätzlichen Drucker abzurufen. Auf den Abruf einzelner oder der Gesamtheit der zusätzlichen Drucker besteht kein Anspruch. Die abgerufenen Drucker sind innerhalb von 3 Wochen nach Zugang der Mitteilung über den Abruf fehlerfrei an die AG zu liefern und fehlerfrei in das Gesamtsystem zu implementieren (Mindestanforderung). Die AG ist ebenfalls berechtigt, die als Zubehör bezeichneten Leistungen abzurufen. Auf den Abruf einzelner Leistungen oder der Gesamtheit der Leistungen des Zubehörs besteht kein Anspruch. Die abgerufenen Leistungen des Zubehörs sind innerhalb von 3 Wochen nach Zugang der Mitteilung über den Abruf fehlerfrei an die AG zu liefern und fehlerfrei in das Gesamtsystem zu implementieren (Mindestanforderung).