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Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)

Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen · Köln, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen 2026-0003-267-1veröffentlicht 26.01.2026erstmals 26.01.2026DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 137 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungvergabeplattform.stadt-koeln.de

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Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Köln.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (64 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
64 Monate24.08.2026 – 31.12.2031
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Köln50679, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Zulässigvergabeplattform.stadt-koeln.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenja
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 116 Tage (140 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (398 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

  • Wertungsmatrix70 %
  • Preis30 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−2,7 Punkte
25 % teurer−6 Punkte
50 % teurer−10 Punkte
100 % teurer−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 06.11.2026

  1. Erstveröffentlichung
    vor 9 Monaten
  2. 2. Berichtigung (diese Fassung)
    vor 9 Monaten
  3. Angebotsfrist 14:00 Uhr
    über vergabeplattform.stadt-koeln.de
    vor 5 Monaten
  4. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.12.2031
    vor 2 Monaten
  5. Bindefrist endet
    3 Monate ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 45 Tagen
  6. Heute

Beschreibung

Beschaffung und Einführung eines Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM) bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln und weiteren stadtinternen Betrieben/ Ämtern

Computer Aided Facility Management ist eine softwaregestützte Lösung zur effizienten Verwaltung, Instandhaltung und Optimierung von Gebäuden, Anlagen und Ressourcen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag1 von 1 angegeben

Wertungsmatrix70 %
Preis30 %
Qualität
Wertungsmatrixgemäß Lastenheft

Eignung8 von 8 angegeben

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität
- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx - Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Softw … ganz lesen- Nachweis der Kompatibilität der angebotenen Software mit den Sicherheitseinstellungen bei Windows 10 beziehungsweise 11 gemäß Anlage C_Sicherheitseinstellungen__ab_W21H2.docx - Nachweis, ob die angebotene Software mit den aufgelisteten Softwareprodukten (gemäß Anlage_C_Mindestanforderungen Software_v4) betrieben werden kann - Angabe, ob die angebotene Softare mit den aufgelisteten Hardwareprodukten (gemäß Anlage_C_mobile_Endgeräte.docx) betrieben werden kann Mindestanforderung: Kompatibel mit nachfolgenden Geräten: • Apple iPhone 16 E und Nachfolger (derzeit aktuell Apple iPhone 17, 17 Air beziehungsweise 17 Pro) • Apple iPad Air 10. Generation / iPad Pro (ab M1-Chip) • Google Pixel ab 9a (a-Serie) und Nachfolger - Angabe, ob und wie die Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_Anlage_DMS.docx" erfüllt Mindestanforderungen: - Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Dokumente in das Dokumentemanagementsystem überführt werden - Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass er bereits die Anbindung von DOXIS4 der Firma SER erfolgreich durchgeführt hat oder im Rahmen des Einführungsprojektes diese Schnittstelle erstellen wird. Sofern bereits eine Anbindung von DOXIS4 durchgeführt wurde, muss eine Erläuterung hinzugefügt werden, wie diese Anbindung erfolgt ist - Eine der folgenden technischen Schnittstellen zur Anbindung muss erfüllt werden: • Einbindung der API des Herstellers SER in das Fachverfahren • Webservice (siehe oben genannte Beschreibung) • Content Management Interoperability Services (CMIS) - Angabe ob und wie die angebotene Software die aufgelisteten Anforderungen gemäß des Dokuments "Anlage_C_2024-04-29_Anlage_GIS_Anmerkungen" erfüllt Mindestanforderungen: • Der Anbieter muss sicherstellen, dass die im Fachverfahren entstehenden Daten mit räumlichen Bezug in der Geodateninfrastruktur (GDI) der Stadt Köln verarbeitet werden können. • Das genutzte Koordinatenbezugssystem ist das EPSG 25832 oder alternativ das EPSG 4326. • Der Anbieter bestätigt durch Abgabe des Angebotes, dass seine Anwendung Geo-Daten in mindestens einem der genannten Formate austauschen kann oder, dass diese Schnittstelle im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt wird. Sofern bereits eine solche Schnittstelle besteht, muss eine technische Erläuterung bezüglich der nutzbaren Formate (Input/Output) dem Angebot beigefügt werden. Für die durch die Anwendung bereitgestellten Geo-Services wird ein Datenfluss-Diagramm sowie eine technische Spezifikation der gegebenenfalls zu betreibenden Serverkomponenten beigefügt.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Referenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit Mindestanforderungen: Die Projektreferenz ist vergleichb … ganz lesenReferenzen über mindestens zwei vergleichbare, davon mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt mit den folgenden Angaben: Auftraggeber mit Ansprechpartner (Name, Telefonnummer und E-Mailadresse), Projekt-/Vertragsbezeichnung, Laufzeit Mindestanforderungen: Die Projektreferenz ist vergleichbar, wenn der Bieter auf Basis von Kundenanforderungen eine funktionsfähige Computer Aided Facility Management-Systems (CAFM)-Anwendung erstellt und angepasst hat, und diese sich auch dort seit mindestens einem Jahr im Einsatz befindet und wenn es sich beim Auftraggeber um eine Kommune mit mindestens 400.000 Einwohner*innen) handelt beziehungsweise um einen Landkreis der Größenklasse 1 mit mehr als 250.000 Ewohner*innen.
Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die genannten Personen müssen in der Lage und befugt sein, im Zusammenhang mit der Auswertung des Angebotes eventuell auftretende Fragen verbindlich zu bean … ganz lesen- Benennung der verantwortlichen Personen beim Bieter für die kaufmännische Abwicklung und die technischen Belange mit sämtlichen Kontaktdaten. Die genannten Personen müssen in der Lage und befugt sein, im Zusammenhang mit der Auswertung des Angebotes eventuell auftretende Fragen verbindlich zu beantworten - formlose Erklärung, dass beim Bieter mindestens eine qualifizierte, festangestellte Projektleitung für den Anpassungsbetrieb zur Verfügung steht und deren Vertretung sicher gestellt ist - formlose Erklärung, dass der Bieter die Projektdaten in einer vom Kunden vorgegeben Struktur übermittelt, so dass dieser sie in das eigene Projektmanagement Tool cProject (auf Basis von OpenProject) einspielen kann. Dies ermöglicht insbesondere die transparente Terminverfolgung durch den Kunden.
Informationssicherheit
- Angabe zum Erbringungsort gemäß Anlage "Anlage_C_Anlage_C_Eigenerklärung_zum_Erbringungsort_i.r.d._avv_Anlage_2_CAFM"
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Nachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche … ganz lesenNachweis des Bestehens einer Umwelthaftfplichtversicherung sowie Betriebshaftpflichtversicherung für Unternehmen der Soft- und Hardwarebranche Die Vorlage in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig. Falls eine Versicherung derzeit nicht besteht, reicht eine unterschriebene schriftliche, unwiderrufliche und unbedingte Eigenerklärung des Bieters, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern der Vergabestelle abzuschließen. Mindestsummen: Betriebshaftpflicht Pauschal für Personen- und Sachschäden sowie in der Umwelthaftpflicht mitversicherte Vermögensschäden: 5 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr - Vermögensschäden aus der beruflichen Tätigkeit: 750.000,- EUR 3-fach maximiert pro Jahr - Umwelthaftpflichtversicherung Versicherungssummen: Personen- und Sachschäden analog der Betriebshaftpflicht -Umweltschadensversicherung (Basisdeckung) Versicherungssumme: 3 Millionen EUR jeweils 3-fach maximiert pro Jahr Der Nachweis des Bestehens einer solchen Betriebshaftpflichtversicherung darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate sein; aus ihm muss hervorgehen, dass der Versicherungsschutz aktuell besteht. Der Auftragnehmer reicht eine schriftliche Erklärung ein, dass er diesen Versicherungsschutz bis zum Ende der Laufzeit des Vertrages beziehungsweise bis zum Laufzeitende des Systemservice aufrechterhält.
Eintragung in das Handelsregister
Nachweis der Eintragung des Unternehmens im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Europäischen Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem das Unternehmen ansässig ist. Der Nachweis darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als 6 Monate sein. Die Vorlage des Nachweises in nichtbeglaubigter Kopie ist zulässig.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhand … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
24.08.2026
Vertragsende
31.12.2031
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
vergabeplattform.stadt-koeln.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
3 Monate
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie der … ganz lesenLeistung: Die Vergabe des Auftrages richtet sich unter anderem nach dem Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) vom 21.03.2018 (TVgG). Hiernach müssen beauftragte Unternehmen sowie deren Nachunternehmerinnen beziehungsweise Nachunternehmer die nach dem TVgG festgelegten Mindestentgelte beziehungsweise Tariflöhne zahlen und Mindestarbeitsbedingungen gewähren (§ 2 TVgG). Die Stadt Köln ist als öffentliche Auftraggeberin berechtigt, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung dieser Pflichten zu überprüfen. Weitere Ausführungsbedingungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Köln, c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2 - 10, 50667 Köln
Fristen für Nachprüfungsanträge
Siehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens … ganz lesenSiehe § 160 Absatz 3 GWB - innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber der Stadt Köln nach Erkennen des Verstoßes gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften in der Bekanntmachung - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind - spätestens bis Ablauf der Angebots-/Bewerbungsfrist bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die in den Vergabeunterlagen erkennbar sind - innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung der Stadt Köln, der Rüge nicht abhelfen zu wollen Siehe § 135 Absatz 2 GWB - 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch die Stadt Köln über den Abschluss des Vertrages, spätestens jedoch sechs Monate nach Vertragsschluss Im Fall der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EU
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
Den veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Numme … ganz lesenDen veröffentlichten Dokumenten ist das Dokument "Eigenerklärung_RUS-Sanktionen_Art_5k" zu entnehmen. Diese Eigernerklärung ist zwingend sowie vollständig ausgefüllt und unterschrieben mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot einzureichen. Rechtzeitig gestellte Fragen werden nach § 20 Absatz 3 Nummer 1 VgV bis sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet. Bitte beachten Sie bezogen auf die aktuell angegebene Stelle für Rechtsbehelfs- /Nachprüfungsverfahren die nachfolgenden Änderungen in Abhängigkeit vom Datum des Nachprüfungsantrages: Zuständigkeit Vergabekammer Westfalen: ab 01.07.2026 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165 Zuständigkeit Vergabekammer Nordrhein-Westfalen ab 01.01.2027 für Neueingänge aus allen Regierungsbezirken in Nordrhein-Westfalen Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Nordrhein-Westfalen Identifikationsnummer: 05515-03004-07 Internet-Adresse: https://www.bezreg-muenster.de/themen/ wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer-westfalen Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9 Postleitzahl: 48147 Ort: Münster NUTS-3-Code: DEA33 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Telefon: (keine Geschäftsstelle) Fax: 0251 - 411 2165
Hinweis
Die Angebotsöffnung ist nicht öffentlich. Im Bereich "Information über die öffentliche Öffnung, Datum der Angebotsöffnung (BT-132)" muss aufgrund einer Vorgabe der Europäischen Union ein Datum eingetragen werden. Es dient ausschließlich als Information über den Angebotsöffnungstermin.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen
Art
Kommunalbehörden, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Stadthaus Deutz - Ostgebäude, Willy-Brandt-Platz 3, 50679 Köln
Website
stadt-koeln.de
Kontakt
submissionsdienst-vergabe@stadt-koeln.de

Bei uns erfasst

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Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 722 (Softwareprogrammierung und -beratung) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

528vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (305 Lose mit Angabe)
300.000 €Zuschlagswert im Median
185.000 € – 698.121 €mittlere Hälfte, 61 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens6 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. BekanntmachungFrist 09.03.2026
  3. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 09.03.2026 auf 30.03.2026 verschoben
  4. 2. Berichtigung (diese Seite) · Korrektur – VeröffentlichungFrist von 13.04.2026 auf 22.06.2026 verschoben
  5. 1. Berichtigung · Korrektur – VeröffentlichungFrist von 30.03.2026 auf 13.04.2026 verschoben
  6. 1. Berichtigung · Korrektur – VeröffentlichungFrist 13.04.2026

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