Vergabe - SAP S/4HANA

Die Leistung für das LOS 1 untergliedert sich in zwei Leistungspakete: • Leistungspaket a): Migration von SAP ERP 6.0 auf SAP S/4HANA mittels Brownfield-Ansatz • Leistungspaket b): Laufende Beratung und Support für maximal 3 Jahre (Beginn: 4 Wochen nach der Produktivsetzung auf SAP S/4HANA Im Rahmen des Migrationsprojekts ist das SAP-System vollständig auf S/4HANA zu migrieren. Die Migration hat im Brownfield-Ansatz zu erfolgen, d.h. unter Zuhilfenahme der von SAP dafür bereitgestellten Hilfsmittel und Methodiken. Als Projektmethodik ist SAP Activate anzuwenden. Im Umstellungsprojekt ist ein fachliches Feinkonzept zu erstellen, das die notwendigen Einstellungen im Customizing der einzelnen Module sowie die optimale Vorgehensweise bei der Umstellung beschreibt und vom Auftraggeber abzunehmen ist. Bei den Arbeiten im System stellt die SAP Hilfsmittel zur Verfügung, so z.B. ein Migrationscockpit und den Software Update Manager (SUM). Diese Hilfsmittel sind vom Auftragnehmer einzusetzen bzw. er muss den Auftraggeber bei der Nutzung dieser Hilfsmittel unterstützen. Im S/4HANA-System sind auf Grundlage der Konzeption entsprechende Anpassungen zu realisieren, die unter anderem Customizing und Aktivierung verschiedener Business Funktionen beinhalten. Neben den bereits durchgeführten Vorprojekten (Neues Hauptbuch – NewGL, neue Anlagenbuchhaltung, Geschäftspartnereinführung) kann es notwendig sein, weitere vorbereitende Aktivitäten durchzuführen, wie z.B. die ggf. notwendige Einführung des Material Ledgers oder weitere modulspezifische oder technische Vorarbeiten. Der Auftragnehmer hat diese Vorarbeiten durchzuführen bzw. den Auftraggeber bei der Umsetzung dieser Vorarbeiten zu unterstützen.

a) Derzeit setzt die LEG das Modul EC-CS ein, um jährlich den Konzernabschluss nach HGB zu erstellen. Insgesamt werden inklusive der Konzernmutter 9 Gesellschaften vollkonsolidiert, die alle auch als Buchungskreise im SAP FI abgebildet sind. Es gibt keine Teilkonzerne. Eine Währungsumrechnung ist nicht erforderlich, alle Gesellschaften haben Euro als Hauswährung. Stichtag sämtlicher in den Konzernabschluss einbezogenen Gesellschaften ist der 31.12. b) Auf Basis des vorhandenen EC-CS ist wegen dessen Wartungsende eine Umstellung auf SAP S/4HANA for Group Reporting vorzunehmen, wobei die vorhandene Funktionalität des EC-CS auch in Group Reporting zur Verfügung zu stellen ist. Dazu gehört u.a. a. automatische Kapitalkonsolidierung b. Schuldenkonsolidierung c. Aufwands- und Ertragskonsolidierung d. Zwischenergebniseliminierung e. Währungsumrechnung (aktuell nicht genutzt) f. Gewährleistung von Datenvalidierungen (aktuell ca. 4 genutzt) g. Automatisierte Übernahme der Daten aus SAP FI bzw. der Konsolidierungsvorbereitung. h. Wiederkehrende Anpassungsbuchungen i. Automatische Buchung latenter Steuern (aktuell nicht genutzt) j. Berichtswesen k. Gewährleistung von Monitoring / Überwachung und Prüfung des Abschlusses, Protokollierung der Tätigkeiten Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel, Anhang und Lagebericht werden manuell erstellt und müs-sen im Umstellungsprojekt nicht betrachtet werden. c) Die Umstellung hat in einem Greenfield-Szenario zu erfolgen. Dabei müssen die wesentlichen Einstel-lungen wie Positionsplan und Bewegungsarten aus dem EC-CS übernommen werden. d) Die technische Konvertierung von EC-CS nach Group Reporting wird nicht angestrebt. Trotzdem müssen die Einstellungen und Daten des EC-CS für Recherchezwecke erhalten bleiben. e) Für den Greenfield-Ansatz ist seitens der SAP eine Modifikation erforderlich, um das Customizing für Group Reporting neu aufsetzen zu können. Diese hat einen Umfang von bis zu 4 Personentagen. Dieser Beratungsaufwand der SAP wird vom Auftraggeber getragen. f) Es ist eine technische Erstkonsolidierung für das Geschäftsjahr 2025 vorzunehmen, die ein gleichlautendes Ergebnis zum Abschluss im EC-CS für dieses Geschäftsjahr liefert. Gemäß Planung soll der Konzernabschluss zum 31.12.2026 dann ausschließlich mit Group Reporting erstellt werden. Im Be-darfsfall unterstützt der Auftraggeber durch Supportleistungen bei der Erstellung des Konzernab-schlusses zum 31.12.2026. g) Da SAP Fiori als einzige Benutzeroberfläche für Group Reporting zur Verfügung steht, muss dieses entsprechend konfiguriert werden. Dabei sind mindestens 2 Rollen für die Anwender der Konsolidie-rung und für die Info-User auszuprägen. Neben der Oberflächenkonfiguration berät der Auftragnehmer auch bei der Gestaltung der Berechtigungen für die genannten Rollen. h) Die in EC-CS genutzten ca. 8-10 Berichte sind mit funktional gleichem Inhalt über Group Reporting zur Verfügung zu stellen. i) Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber bei der revisionssicheren Dokumentation der Umstellung von SAP EC-CS auf SAP S/4HANA for Group Reporting zu unterstützen. Die entsprechende Doku-mentation bildet die Grundlage für Migrationsprüfungen durch die Interne Revision bzw. durch den Abschlussprüfer. j) Durchführung eines abschließenden ganztätigen vor Ort Workshops zur Vorstellung und Abnahme des Feinkonzepts.