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Frist abgelaufenEU-weitIT-DienstleistungenIT und Software

Rahmenvertrag für die Digitalisierung und Lagerung von Fallakten

Universitätsklinikum Köln AöR · Köln, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen 2026 11 EU RXveröffentlicht 13.03.2026DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 207 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.nrw.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Köln.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (67 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
24 Monatebis zu 1 Verlängerung
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Köln50937, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichevergabe.nrw.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragja

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 89 Tage (21 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (39 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 8 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an Universitätsklinikum Köln AöR
    vor 7 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 7 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Digitalisierung und Lagerung von Fallakten (Patientenakten)

Beschreibung des Loses

Leistungsteile: Projektmanagement und Konzeption Bereitstellung Aktenregistrierungs-Tool Test und Bereitstellung produktionsfähige Umgebung Selektieren und Kennzeichnen der Akten Registrieren der Akten zur Verarbeitung in einem Tool Bereitstellung von Transportbehältern Verpacken der Akten in Transportbehälter Transport zum Verarbeitungsort Vorbereitung der Akten zum Digitalisieren Dokumente aufbereiten und trennen Dokumente Scannen Indexierung Akten Indexierung Dokumente Bereitstellung digitale Dokumente und Index Aufbewahrung der Papierakten Rücklieferung Akten auf Anforderung Vernichtung von Papierakten Vernichtung von Daten gescannter Akten

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung7 von 7 angegeben

Eintragung in das Handelsregister
Persönliche Lage der Wirtschaftsteilnehmer (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung über den Eintrag im Handelsregister - Eigenerklärung, das keine Eintragungen im Vergaberegister bzgl. Vergabeverstöße vorliegen - Eigenerklärung, aus denen hervorgeht, dass der Bieter seine … ganz lesenPersönliche Lage der Wirtschaftsteilnehmer (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Eigenerklärung über den Eintrag im Handelsregister - Eigenerklärung, das keine Eintragungen im Vergaberegister bzgl. Vergabeverstöße vorliegen - Eigenerklärung, aus denen hervorgeht, dass der Bieter seinen Verpflichtungen zur Zahlung der Sozialbeiträge, der Steuern und Abgaben (BG) nachkommt - Darstellung des Bewerbers (Leistungsspektrum und Kerngeschäft des Unternehmens) und der Unternehmensorganisation (Hauptsitz, ggf. Niederlassungen, Struktur/Aufbau) sowie - falls zutreffend - ausführliche Darstellung der Konzernverbundenheit/-angehörigkeit mit anderen Unternehmen - Konformitätsbescheinigung (nach Bedarf)
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Technische Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Anlage Referenzformular Der Bewerber weist in den letzten höchstens drei Jahren vier geeignete vergleichbare Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach. Gehen Sie bei der Angabe der R … ganz lesenTechnische Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Anlage Referenzformular Der Bewerber weist in den letzten höchstens drei Jahren vier geeignete vergleichbare Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge nach. Gehen Sie bei der Angabe der Referenzen auf folgende Punkte ein: - Umfang, Dauer, Zeitpunkt und Auftragsvolumen - Auftraggeber inkl. Adresse - (detaillierte) Darstellung des Auftragsgegenstands / der Leistungen - Durchführendes Unternehmen: Bieter oder Unterauftragnehmer Aus den Ausführungen muss ersichtlich werden, warum die beschriebenen Projekte aus Ihrer Sicht die genannten Anforderungen erfüllen und somit als Referenz geeignet sind. Die Darstellung sollte eine DIN A4-Seite pro Referenzprojekt umfassen. - Nachweis nach DIN ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagementsystem) oder vergleichbar durch Eigenerklärung des Bieters. - Erklärung zur beruflichen Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 Nr. 3 GWB i.V.m. § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV) durch Eigenerklärung des Bieters: Der Bewerber weist einen Personalstamm und Ausrüstung nach, der die Durchführung der mit diesem Projekt verbundenen Aufgaben sicherstellt. Der Nachweis der erforderlichen Personalkapazität- und -fachlichkeit ist durch geeignete Nachweise zu erbringen. Skillprofile der Mitarbeiter weisen mehrjährige Berufserfahrung in Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, nach.
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Mindestanforderung: Der Bewerber weist in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens einen Nettoumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 1. Mio. Euro auf. Der Bieter muss … ganz lesenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Mindestanforderung: Der Bewerber weist in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mindestens einen Nettoumsatz mit vergleichbaren Leistungen in Höhe von 1. Mio. Euro auf. Der Bieter muss diesen Umsatz auf Nachfrage der Vergabestelle durch entsprechende Referenzen nachweisen. - Anlage 1 Erklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 GWB i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV): Nachweis der aufgeführten Versicherungen durch Eigenerklärung Anlage 2 oder Bescheinigung des Versicherungsgebers oder Bescheinigung eines Versicherungsgebers, dass eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird (jeweils Kopie ausreichend). Im Einzelnen mindestens: - Personenschäden 5.000.000,00 Euro - Sach- und Umweltschäden 3.000.000,00 Euro - Vermögensschäden: 1.000.000,00 Euro (jeweils 2 fache Jahresmaximierung der Versicherungssumme) - Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist, auf Anfrage.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Referenz - Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenRein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
24 Monate
Verlängerung
bis zu 1-mal: Vertragsverlängerung 24 Monate
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
evergabe.nrw.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Keine oder anderweitige Formerfordernis: - Allgemeine Bedingungen: - VOL Teil B - 511 Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge - 512 Vertragsbedingungen des Landes NR … ganz lesenLeistung: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Keine oder anderweitige Formerfordernis: - Allgemeine Bedingungen: - VOL Teil B - 511 Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge - 512 Vertragsbedingungen des Landes NRW (ZVB - NRW) - 513 EU Besondere Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein Westfalen (BVB TVgG NRW) - AGB Uniklinik Köln - Leistungsbeschreibung * Mit dem Teilnahmeantrag ** Mittels Eigenerklärung: - Allgemeine Eigenerklärung: - 521 Eigenerklärung Ausschlussgründe §124,125 GWB u. Korruptionsbekämpfungsgesetz - 522 Eigenerklärung Mindestlohn - 523 Eigenerklärung Sanktionspaket - 531 Eigenerklärung Bewerber-/Bietergemeinschaft - 533a Eigenerklärung Unteraufträge: Falls Leistungen nicht vom Auftragnehmer selbst, sondern von Dritten (sog. Nachunternehmer oder Subunternehmer) ausgeführt werden sollen: Erklärung zum Einsatz von Nachunternehmern nebst Ve
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Rheinland (Spruchkörper Köln) bei der Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2 - 10, 50567 Köln
Fristen für Nachprüfungsanträge
-
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
#Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLYTQ82DUNQ# Bewertung Referenzliste Es erfolgt eine Bewertung der Angaben zu diesem Eignungskriterium nach den folgenden Kriterien: A. Es sind vier Referenzprojekte zur Digitalisierung und Lagerung besonders schützenswerter Akten mit sensiblen Dokumenten vollständig mit … ganz lesen#Bekanntmachungs-ID: CXS0YYLYTQ82DUNQ# Bewertung Referenzliste Es erfolgt eine Bewertung der Angaben zu diesem Eignungskriterium nach den folgenden Kriterien: A. Es sind vier Referenzprojekte zur Digitalisierung und Lagerung besonders schützenswerter Akten mit sensiblen Dokumenten vollständig mit dem Formblatt aufzuführen. Diese Referenzen dürfen nicht älter als 4 Jahre sein. Mehr als vier Projekte haben keine Bedeutung für die Bewertung. Wurden alle vier Referenzprojekte bezogen auf die beschriebene Leistung durchgeführt, erhält das Unternehmen pro Projekt 37,5 Punkte. Es können also max. 150 Punkte hierbei erreicht werden. B. Können Projektreferenzen im Klinik-Umfeld vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Projekt 37,5 Punkte. Es können also max. 150 Punkte hierbei erreicht werden. C. Können Projektreferenzen im Umfeld der Maximalversorger (z. B. Uniklinik) vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Projekt 37,5 Punkte. Es können also max. 150 Punkte hierbei erreicht werden. D. Können Projektreferenzen mit mehr als 10.000 Akten pro Monat vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt hierfür 37,5 Punkte. Es können also max. 150 Punkte hierbei erreicht werden. E. Können Projektreferenzen im Zusammenspiel mit der Software AVP benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 25 Punkte. Es können also max. 100 Punkte hierbei erreicht werden. F. Können Projektreferenzen mit dem Einsatz von maschinellem Lernen bzw. KI zur Kategorisierung der Dokumente ohne eine Datenlagerung bei Drittanbietern benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 25 Punkte. Es können also max. 100 Punkte hierbei erreicht werden. G. Können Projektreferenzen mit Support und Service in deutscher Sprache benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 25 Punkte. Es können also max. 100 Punkte erreicht werden. H. Können Projektreferenzen mit Fehlermanagement und / oder Qualitätssicherung benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 25 Punkte. Es können also max. 100 Punkte erreicht werden. Insgesamt können somit 1000 Punkte erreicht werden. Die Referenzen können bei Bedarf auf weiteren Blättern beschrieben werden.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Universitätsklinikum Köln AöR
Art
Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Gesundheit
Anschrift
Kerpener Straße 62, 50937 Köln
Website
uk-koeln.de
Kontakt
vergabestelle@uk-koeln.de

Bei uns erfasst

400Bekanntmachungen
88Zuschlagsmeldungen

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 631 (Frachtumschlag, Frachtlagerung und zugehörige Dienste) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

20vergebene Aufträge
2,5Angebote je Los im Median (18 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 4 Meldungen plausibel angegeben

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 02.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 8fdf0bac-f9ee-49f3-a466-b0526ea9c89e.