Rahmenvereinbarung über die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen des Ministeriums für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen (MWIKE NRW) in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028

Auftragsgegenstand sind Agenturleistungen zur Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber hierbei in seiner Öffentlichkeitsarbeit in den Jahren 2025 bis 2027, optional bis 2028. Umfassende fachinhaltliche Konzeptionsleistungen für Veranstaltungen sind nicht Gegenstand der Rahmenvereinbarung.

Der Auftraggeber ruft die Agenturleistungen im Bedarfsfall ab dem 01.01.2025 schriftlich oder per E-Mail bei der Auftragnehmerin ab (Einzelabruf). In der Regel besteht ein Vorlauf von mindestens 10 Wochen bis zur Durchführung der jeweiligen Veranstaltung.

Der Auftraggeber kann Agenturleistungen für Veranstaltungen, die bis zum 31.12.2024 abgerufen und bis zum 30.06.2025 abgeschlossen sind noch aus einem bestehenden Vertrag beziehen.

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber ein veranstaltungsübergreifendes Customer Relations Management-Tool (im Folgenden: CRM-Tool) zur Verfügung zu stellen, über das die Veranstaltungen abgewickelt werden können (siehe hierzu im Einzelnen Ziffer IV. 5. der Leistungsbeschreibung).

Dem MWIKE NRW ist es sehr wichtig, dass seine Veranstaltungen nachhaltig geplant und umgesetzt werden. Das bedeutet, dass die Konzeption, die Organisation und die Durchführung einer Veranstaltung so geplant werden muss, dass so wenige natürliche Ressourcen wie möglich in Anspruch genommen werden, Sozial- und Tarifstandards eingehalten werden sowie langlebige, wiederverwendbare Materialien zum Einsatz kommen. Dies bedeutet zum Beispiel: a) Es sind Locations anzubieten, die gut mit dem ÖPNV zu erreichen sind. Es ist außerdem darauf zu achten, dass sie ebenfalls ressourcenschonend arbeiten. b) Materialien und Ausstattungsgegenstände sind langlebig, recycelbar, ökologisch und gesundheitlich unbedenklich auszuwählen. c) Beim Catering sind Produkte aus ökologischem Landbau und fairem Handel zu bevorzugen. In der Regel sind saisonale Lebensmittel, vorzugsweise vegetarisch bzw. plant-based, sowie Mehrweggeschirr, -besteck und -gläser zu verwenden. d) Es müssen Verpackungen zum Einsatz kommen, die Abfälle vermeiden oder ver-ringern. e) Bei Give-aways ist darauf zu achten, dass sie umweltfreundlich sind und bei der Herstellung Sozialstandards eingehalten werden. f) Barrierefreiheit ist zu gewährleisten. g) Bei allen Kommunikationsmaßnahmen zu Veranstaltungen und Dialogangeboten des MWIKE NRW ist durchgängig eine geschlechtersensible Sprache zu verwenden.

Folgende Veranstaltungstypen werden idealtypisch unterschieden und sind üblicherweise im Rahmen der Beauftragung durchzuführen: 1. Herausgehobene Netzwerk- und Repräsentationsveranstaltung (z.B. Jahreswirtschaftsempfang), 2. Preisverleihungen (bspw. Innovationspreis, Gründungspreis), 3. Fachtagungen und -kongresse, 4. Dialog- und Beteiligungsformate für Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, 5. Dialog- und Beteiligungsformate für Bürgerinnen und Bürger (z.B. Tag der offenen Tür, NRW-Tag), 6. Sonstige Formate (digital, hybrid, vor Ort).

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer kann weiterhin mit ad-hoc Einzelleistungen betraut werden. Hierunter sind kurzfristig zu erbringende Agenturleistungen zu verstehen, die kein festes Veranstaltungsformat haben. Hierzu zählt bspw. die Erstellung von Messewänden und -ständen für kleinere Präsentationen, die Realisierung von kleineren, internen Events des Auftraggebers, etc.

Nähere Informationen zu den Veranstaltungsformaten, zu den zu erbringenden Angenturleistungen im Einzelnen sowie zu den sonstigen Rahmenbedingunen des Auftrags ist den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.