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Managed Service Massendruck- und Sendungsdienstleistungen

RheinEnergie AG -L- · Köln, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen E73782631veröffentlicht 23.02.2024DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 956 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungsubreport.de

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Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Köln.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (67 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
keine Angabe
Lose
2Angebot auf bis zu 2, Zuschlag höchstens 2 je Bieter
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbSektVO, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Köln50823, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichsubreport.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertkeine Angabe
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 32 Monaten
  2. Teilnahmeanträge bis 23:59 Uhr
    vor 31 Monaten
  3. Heute

Beschreibung

Im Rahmen dieser Ausschreibung werden für die RheinEnergie Dienstleister gesucht, die einen modernen und verlässlichen Managed Service für Massendruck- und Sendungsdienstleistungen bieten. Dabei lassen sich zwei Aufgabenbereiche unterteilen, die entsprechend in Lose aufgeteilt werden: Los 1: Managed Service Massendruckdienstleistungen Los 2: Managed Service Sendungsdienstleistungen

Je Los soll ein Vertragspartner ausgewählt werden. Auftragsgegenstand ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrages je Los über Massendruck- und Sendungsdienstleistungen als Managed Service mit einer ersten Laufzeit von 36 Monaten. Der Rahmenvertrag kann vom Auftraggeber RheinEnergie AG Seite 5 von 21 einseitig zwei Mal um weitere 12 Monate verlängert werden. Der Rahmenvertrag hat somit eine mögliche maximale Laufzeit von insgesamt 5 Jahren (60 Monate).

Gegenstand nach CPV

Lose2 Lose · Angebot auf bis zu 2 · Zuschlag höchstens 2 je Bieter

Alle 2 Lose haben dieselben Bedingungen, Fristen und Kriterien. Sie stehen deshalb einmal unter Bedingungen.

Lose dieses Verfahrens
LosGegenstandLaufzeitGeschätzter Wert
1
Los 1: Managed Service Massendruckdienstleistungen

Die Leistungen des Service Managed Service Massendruckdienstleistungen umfassen insbesondere, aber nicht ausschließlich − Datenmanagement, Output-Management und Druck-Output − Kuvertierung in verschiedene Formate − DV-Freimachung − Auflieferung des Druck-Outputs zum Sendungsdienstleister für die postalische Zustellung und die postalische Zustellung selbst − Transport des Druck-Outputs per Kurier zu Standorten des Auftraggebers − Anforderungs- und Request-Management für neue Druckprodukte und Sonderdruckaktionen − Produktion und Lieferung von Testdrucken und Abstimmungen − Elektronische Protokollierung und Reporting über die erbrachten Leistungen Governance und Steuerung der Leistungen inkl. der Durchführung aller Meetings und deren Protokollierungen. Es wird von einem Druckvolumen von ca. 14-18 Mio. Seiten pro Jahr über die Vertragslaufzeit ausgegangen. Es kann in einzelnen Monaten zu einer Erhöhung des Druckvolumens (z.B. 6-8 Wochen vor Ende eines Quartals) kommen. Die Erhöhung kann bis zu ca. 1,5 Mio. Seiten betragen. Dies stellt eine Annahme aufgrund der aktuellen Kenntnislage dar und kann gegebenenfalls aufgrund sich ändernder Rahmenbedingungen variieren.

––
2
Los 2: Managed Service Sendungsdienstleistungen

Die Leistungen des Service Managed Service Sendungsdienstleistungen umfassen insbesondere, aber nicht ausschließlich − Datenmanagement, Output-Management − Porto-Optimierung − postalische Zustellung − Anforderungs- und Request-Management für neue Versandprodukte und Sonderversandaktionen − Elektronische Protokollierung und Reporting über die erbrachten Leistungen Governance und Steuerung der Leistungen inkl. der Durchführung aller Meetings und deren Protokollierungen. Es wird von einem Volumen von ca. 3-5 Mio. Sendungen pro Jahr über die Vertragslaufzeit ausgegangen. Es kann in einzelnen Monaten zu einer Erhöhung des Sendungsvolumens (z.B. 6-8 Wochen vor Ende eines Quartals) kommen. Die Erhöhung kann bis zu ca. 500.000 Sendungen betragen. Dies stellt eine Annahme aufgrund der aktuellen Kenntnislage dar und kann gegebenenfalls aufgrund sich ändernder Rahmenbedingungen variieren.

––

Bedingungengilt für alle Lose

Zuschlag5 von 5 angegeben

Qualität
Bewertung des Angebots 2,50%Gesamteindruck Angebot, inhaltliche und formale Qualität des Angebots Der Anbieter stellt sicher, dass gemäß der Mindestanforderung an das Papier gedruckt wird (Leistungsschein, Kapitel 3.3) und bestätigt dies in seinem Angebot. Der Anbieter stellt sicher, dass gemäß der Mindestanforderung von 300 dpi an die Druckqualität gedruckt wird (Leistungsschein, Kapitel 3.4) und bestätigt dies in seinem Angebot. Der Anbieter stellt sicher, dass gemäß der Mindestanforderungen das tägliche Reporting durchgeführt und das Druckprotokoll zugestellt wird (Leistungschein, Kapitel 3.10) und bestätigt dies in seinem Angebot. Der Anbieter stellt sicher, dass gemäß der Mindestanforderungen die monatliche Abrechnung erstellt wird (Leistungschein, Kapitel 3.11) und bestätigt dies in seinem Angebot. Der Anbieter stellt sicher, dass gemäß der Mindestanforderungen die Kurierzustellung erfolgt (Leistungschein, Kapitel 3.12) und bestätigt dies in seinem Angebot.
Qualität
Konzepte 22,50%"Reklamationskonzept Inhalt: Darstellung gemäß Anlage Leistungsschein Kapitel 3.10.1 Form: Word Dokument im pdf Format Umfang/Länge: mindestens 4, max. 8 Seiten, Schriftgröße Arial 11pt" "Reklamationskonzept: Darstellung wie der Anbieter die Abwicklung des Reklamationsprozesses durchführt gemäß der Vorgaben aus dem Leistungsschein 3.10.1 (Ziffer 1) umsetzt" "Reklamationskonzept: Darstellung wie der Anbieter das Reklamationsmanagement durchführt und welche Maßnahmen der Anbieter zur stetigen Verbesserung des Reklamationsmanagements gemäß der Vorgaben aus dem Leistungsschein 3.10.1 (Ziffer 2 und 3) umsetzt" "Reklamationskonzept: Gesamtdarstellung/Gesamteindruck des Konzepts (Umfang, zusätzliche Aspekte, Beispiele)" "Nachhaltigkeitskonzept Inhalt: Darstellung gemäß Anlage Leistungsschein Kapitel 3.10.2 Form: Word Dokument im pdf Format Umfang/Länge: mindestens 4, max. 8 Seiten, Schriftgröße Arial 11pt" "Nachhaltigkeitskonzept: Gesamtdarstellung/Gesamteindruck des Konzepts (Umfang, zusätzliche Aspekte, Beispiele)" "Nachhaltigkeitskonzept: Darstellung der Umsetzung der Anforderungen gemäß Leistungsschein Kapitel 3.10.2 (Ziffer 1 bis 6)" "Notfallkonzept Inhalt: Darstellung gemäß Anlage Leistungsschein Kapitel 3.10.3 Form: Word Dokument im pdf Format Umfang/Länge: mindestens 4, max. 8 Seiten, Schriftgröße Arial 11pt" "Notfallkonzept: Darstellung wie der Anbieter Notfallmanagement bei Pandemiefällen durchführt Der Anbieter beschreibt, wie er bei Pandemiefällen die Serviceerbringung gemäß der vereinbarten Service Level durchführt" "Notfallkonzept: Darstellung wie der Anbieter Notfallmanagement bei Personal- und Maschinenausfällen durchführt Der Anbieter beschreibt, wie er bei Personal- und Maschinenausfällen die Serviceerbringung gemäß der vereinbarten Service Level durchführt" "Notfallkonzept: Darstellung wie der Anbieter Kurierfahrten bei extremen Witterungsbedingungen sicherstellt Der Anbieter beschreibt, wie er bei extremen Witterungsbedingungen die Serviceerbringung gemäß der vereinbarten Service Level durchführt" "Notfallkonzept: Darstellung wie der Anbieter Kommunikation und Krisenmanagement im Notfall durchführt" "Notfallkonzept: Darstellung wie der Anbieter Schulungen und Awareness-Programme für das Notfallmanagement durchführt" "Notfallkonzept: Gesamtdarstellung/Gesamteindruck des Konzepts (Umfang, zusätzliche Aspekte, Beispiele)" "Transitionskonzept Inhalt: Darstellung gemäß Anlage Einzelvertrag Transition Appendix B Transitionskonzept Form: Word Dokument im pdf Format Umfang/Länge: mindestens 4, max. 8 Seiten, Schriftgröße Arial 11pt" "Inhaltliche und formale Qualität der Tranistion Übersichtliche und verständliche Darstellung der Tranistion inkl. Risikomanagement, Umsetzbarkeit, Gremien, Reporting (u.a. gem. Einzelvertrag PV - Appendix B ""Transitionskonzept"") " "Inhaltliche und formale Qualität der Transformation Übersichtliche und verständliche Darstellung der Transformation Timeline / Meilensteine, Rollen, Schulung der Nutzer " Qualität und Belastbarkeit der Zeitplanung der Transition und Transformaton "Rollenprofil des Transition Managers (Bitte beschreiben Sie die Berufserfahrung und erfolgreich durchgeführte Transitionsprojekte im Profil)"
Qualität
"Vor Ort Besuch Besuch und Vorstellung der Produktion und der Produktionsumgebung und -anlagen, Schwerpunkt der Vorstellung und Präsentation des Anbieters soll auf den zu bewertenden Kriterien C1-C6 liegen Der Vor-Ort Besuch wird nach dem Bietergespräch stattfinden Dauer: 3h" 12,5%Es ist eine Zutrittskontrolle zum Objekt und den Räumlichkeiten vorhanden/in Betrieb, z.B. Zugänge verschlossen, nur mittels personalisiertem Ausweis zu öffnen Besucher erhalten nur in Begleitung eines autorisierten Mitarbeiters Zutritt zum Objekt und den Produktions-Räumlichkeiten. Die Materialanlieferung erfolgt in separaten abschließbaren Räumlichkeiten. Die Sendungsabholung (z.B. Postabholung) erfolgt in einem separaten abschließbaren Bereich. Der Produktionsprozess mit Drucken, Kuvertieren, in Schwingen verpacken usw. ist als durchgängiger, nicht unterbrochener Prozess gestaltet und umgesetzt. Im Produktionszentrum wird die erforderliche Ordnung und Sauberkeit eingehalten. Die Verbauchsmaterialien (z.B. Papier, Kuverts), Transportbehälter (Schwingen) und die zu versendenden Druckprodukte sind nur in den dafür gekennzeichneten Bereichen gelagert/abgelegt.
Qualität
Bewertung Bietergespräche 12,5%"Durchführung eines Bietergesprächs: Angebotspräsentation Der Anbieter wird zu einem Bietergespräch eingeladen. In dem Bietergespräch stellt er sein Angebot vor und geht dann auf zwei der für die Ausschreibung erarbeiteten Konzepte im Detail ein. Im Bietergespräch wird auch der vorgesehene Projektleiter auf Seiten des Anbieters vorgestellt. Der Auftraggeber wählt dabei die vorzustellenden Konzepte aus und teilt dies dem Anbieter mit rechtzeitigem Vorlauf zum Gespräch mit." "Durchführen eines Bietergesprächs: Fachliche und technische Kompetenz Der Anbieter wird zu einerm Bietergespräch eingeladen. Fragen des Auftraggebers, welche aus dem übermittelten Angebot resultieren, aber auch allgemeine, fachliche und technische Fragen zum Managed Service ""Massendruckdienstleistungen"" und deren Leistungsmerkmalen werden vorbereitet und dem Anbieter mit rechtzeitigem Vorlauf mittels einer Gesprächs-Agenda zur Gesprächsvorbereitung zur Verfügung gestellt. Die nachfolgende Bewertung basiert auf dem Eindruck des Auftraggebers, bezüglich des fachlichen und technischen Know-How des Anbieters."
Preis
Preise nach Preisblatt 50%

Eignung10 von 10 angegeben

Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
"Art des Kriteriums" KO
Kriterium
Bitte nennen Sie mindestens 1 Referenz und bis zu 3 Referenzen für: die Erbringung des Managed Service Massendruckdienstleistungen Die Beauftragung zur Durchführung liegt für alle genannten Referenzen nicht mehr als 5 Jahre zurück. Die Referenz muss folgende Kriterien erfüllen: a) Name des Auftra … ganz lesenBitte nennen Sie mindestens 1 Referenz und bis zu 3 Referenzen für: die Erbringung des Managed Service Massendruckdienstleistungen Die Beauftragung zur Durchführung liegt für alle genannten Referenzen nicht mehr als 5 Jahre zurück. Die Referenz muss folgende Kriterien erfüllen: a) Name des Auftraggebers b) Inhaltliche Darstellung der Referenz c) Besondere regulatorische Einschlägigkeit: Beim Referenzgeber handelt es sich um ein Versorgungsunternehmen (z. B für: Elektrizität, Gas, Fernwärme oder Trinkwasser) oder ein Unternehmen in der Kommunalwirtschaft (in Beherrschung einer kommunalen Körperschaft des öffentlichen Rechts). d) Besondere inhaltliche Einschlägigkeit: Es handelt sich bei der Referenz um einen Referenzgeber mit ähnlichen Druckprodukten, Druckvolumen und im übrigen zum Ausschreibungsgegenstand ähnlicher Leistungsstruktur.
Kriterium
Bitte nennen Sie die Zahl Ihrer fließend deutschsprachigen Mitarbeiter (Sprachniveau C1, gemäß europäischen Referenzrahmen) und deren Rolle (in Summe und im Bereich Support, IT-Service, Service Management, Account Management gemäß Anlage GOV - Vertragsgovernance). Bitte bestätigen Sie, dass Ihre IT- … ganz lesenBitte nennen Sie die Zahl Ihrer fließend deutschsprachigen Mitarbeiter (Sprachniveau C1, gemäß europäischen Referenzrahmen) und deren Rolle (in Summe und im Bereich Support, IT-Service, Service Management, Account Management gemäß Anlage GOV - Vertragsgovernance). Bitte bestätigen Sie, dass Ihre IT-Support-Systeme, Ihre IT-Infrastruktur und Ihre Leistungserbringung inkl. IT-Betrieb innerhalb der EU und konform zur deutschen DSGVO erfolgen. Bitte bestätigen Sie, dass das anbietende Unternehmen über einen deutschsprachigen Serviceverantwortlichen (Sprachniveau C1, gemäß europäischen Referenzrahmen) für Rückfragen im laufenden Betrieb mit einem Vorlauf von 24 Stunden für Termine verfügt, die im besonderen Fall und nach Absprache auch vor Ort in Köln am Standort der RheinEnergie aktiv werden können. Dies gilt auch für den zu benennenden Vertreter für den Serviceverantwortlichen. Bitte nennen Sie das durchschnittliche Produktionsvolumen (gedruckte Seiten, Kuvertierungen) pro Jahr. Das Unternehmen weist eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und EN ISO 9001 auf. Das Unternehmen weist eine gültige Zertifizierung nach Energiemanagement DIN/EN 50001auf. Das Unternehmen weist eine gültige Zertifizierung nach Umweltmanagement DIN/EN 14001 auf.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Begrenzung der Bewerberzahl
1 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang2 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
bis zu 2-mal
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
subreport.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung3 von 5 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Siehe Leistungsbeschreibung und Eignungsmatrix
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
keine Angabe

Rechtsschutz2 von 2 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10, 50667 Köln
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Die Ausschreibung mit der Referenz-ID: 23-644406-001 wurde am 09.11.2023 aufgehoben und hiermit neu ausgeschrieben.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
RheinEnergie AG -L-
Art
Erzeugung, Fortleitung oder Abgabe von Gas oder Wärme
Anschrift
Parkgürtel 24, 50823 Köln
Website
rheinenergie.com
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

Bei uns erfasst

56Bekanntmachungen
2Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 722 (Softwareprogrammierung und -beratung) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

527vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (303 Lose mit Angabe)
303.758 €Zuschlagswert im Median
195.400 € – 705.601 €mittlere Hälfte, 59 Werte

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Preise und WettbewerbPremium

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 2e54f114-572e-4040-9a03-814efcf1a6b3.