Inkassodienstleistungen

2. Durchführung der Inkassodienstleistungen Der Auftragnehmer hat die Aufgabe, Kontakt mit dem Beitragsschuldner herzustellen, um die offene Forderung von diesem beizutreiben und Zahlungen entgegenzunehmen. Für die Inkassodienstleistungen steht dem Auftragnehmer ein Zeitraum von 10 Monaten zur Verfügung. Diese beginnt mit der Übermittlung der Daten des Einzelauftrags. Bei einer zwischen dem Auftragnehmer und dem Beitragsschuldner oder einem bevollmächtigten Dritten vereinbarten Ratenzahlung verlängert sich die Bearbeitungszeit des Inkassoauftrags auf maximal 22 Monate. Spätestens nach Ablauf der Bearbeitungszeit ist der Auftragnehmer verpflichtet, den Inkassoauftrag einzustellen und an den Beitragsservice zurückzugeben. Die zuvor genannten Bearbeitungszeiten gelten auch dann, wenn der Rahmenvertrag während eines laufenden Inkassoauftrags endet. In diesem Fall hat der Auftragnehmer die laufenden Inkassoaufträge vertragsgemäß zu bearbeiten. 3. Kommunikation Bei privaten Beitragsschuldnern ist ausschließlich eine schriftliche Ausgangskommunikation per Brief erlaubt. Bei nicht privaten Beitragsschuldnern besteht neben der schriftlichen Ausgangskommunikation per Brief die Möglichkeit, das Telefoninkasso einzusetzen. Weitere Inkassomaßnahmen in der Ausgangskommunikation zum Beitragsschuldner können nicht erlaubt werden. Für den Beitragsschuldner müssen folgende Kommunikationswege zum Auftragnehmer zur Verfügung stehen: Brief, E-Mail, Telefon, Telefax sowie Internet-/Inkasso-Portal. Als zusätzlicher Kommunikationsweg kann auch die Möglichkeit eines persönlichen Kontakts vor Ort im Hause des Auftragnehmers angeboten werden. Dies ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. 4. Servicezeiten Eine telefonische Erreichbarkeit des Auftragnehmers für den Beitragsschuldner ist grundsätzlich von Montag bis Freitag in der Zeit von 8:00 Uhr bis 19:00 Uhr zu gewährleisten und erfolgt über die Telefonanlage des Auftragnehmers. Das Telefoninkasso bei nicht privaten Beitragsschuldnern darf ausschließlich montags bis freitags in der Zeit von 8:00 Uhr bis 19:00 Uhr vorgenommen werden. An bundes-einheitlichen Feiertagen erfolgt keine Durchführung dieser Inkassomaßnahme. An nicht bundeseinheitlichen Feiertagen werden keine Inkassodienstleistungen in Bundesländern durchgeführt, in denen es sich bei diesem Tag um einen Feiertag handelt. Der Beitragsservice stellt ausdrücklich klar, dass der Auftragnehmer keinen Anspruch auf Zahlung eines Feiertagszuschlags oder sonstiger Zuschläge hat. 5. Qualifikation des Personals des Auftragnehmers Für die ausgeschriebenen Inkassodienstleistungen werden an die Mitarbeiter des Auftragnehmers hohe Anforderungen gestellt. So werden Kenntnisse des Rundfunkbeitragsstaatsvertrags vorausgesetzt. Zudem sind die im Verfahrenshandbuch beschriebenen Vorgaben und Prozesse richtig und lückenlos umzusetzen. Die Sachkenntnisse sind den Beitragsschuldnern entsprechend verständlich zu vermitteln. Daher wird mindestens ein juristischer oder kaufmännischer Berufs- bzw. Studienabschluss für alle durch den Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter für die hier ausgeschriebenen Inkassodienstleistungen vorausgesetzt. Des Weiteren werden sehr gute und fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift vorausgesetzt. Für die telefonische Auskunftserteilung gegenüber Beitragsschuldnern wäre es von Vorteil, wenn neben der deutschen Sprache auch weitere Sprachen abgedeckt werden. Da es sich um einen bundesweiten Auftrag handelt, hat der Auftragnehmer darauf zu achten, dass auch infolge regionaler sprachlicher Einfärbungen eine bundesweite Verständlichkeit gewährleistet wird. Es ist darüber hinaus erforderlich, dass die eingesetzten Mitarbeiter nachweisbar über eine Qualifikation in der kundenorientierten Gesprächsführung und in der Bewältigung von schwierigen Telefonsituationen, Beschwerden und Reklamationen verfügen. Re-gelmäßige Schulungen/Weiterbildungen sowie Telefoncoachings müssen für die eingesetzten Mitarbeiter durch den Auftragnehmer gewährleistet werden. 6. Zahlungsarten Vom Beitragsservice werden folgende kostenneutrale und datenschutzkonforme Zahlungsarten für die Durchführung der Inkassodienstleistungen akzeptiert: - Überweisung - SEPA-Lastschrifteinzug - Sofortüberweisung - Kreditkarte - Barzahlung Eine Zahlungsmöglichkeit über "Klarna" oder "PayPal" wird ggf. während der Vertragslaufzeit vom Beitragsservice als zusätzliche Zahlungsart akzeptiert, sodass diese Änderung durch den Auftragnehmer nachträglich zuzulassen ist. Eine Vertragsänderung bleibt hiervon unberührt. Die angebotenen kostenneutralen Zahlungsarten müssen mit den vertraglich verein-barten Datenschutzregelungen übereinstimmen. 7. Datenaustausch / Beschreibung der technischen Anforderungen Der Datenaustausch vom Beitragsservice zum Auftragnehmer und umgekehrt sowie die Übermittlung von Schriftgut (bspw. Schreiben von Beitragsschuldnern oder Dritten, die an den Auftragnehmer gerichtet wurden, aber an den Beitragsservice weitergeleitet werden müssen) erfolgt elektronisch in Form von XML-Dateien. Als Plattform für die Datenübertragung wird vom Beitragsservice ein File Portal bereitgestellt, auf welches der Auftragnehmer über eine gesicherte Internetverbindung (https) mit Benutzername und Passwort zugreifen kann. In diesem File Portal werden die Auftragsdaten vom Beitragsservice zur Abholung durch den Auftragnehmer abgelegt, ebenso aber auch die Rückmeldungen oder Änderungsmittelungen zu den Inkassoaufträgen, Schriftgut für den Beitragsservice, die Erinnerungen an den Beitragsservice, die Auftragsrückgaben, die Abrechnung, die Rückforderungen sowie das Reporting bereitgestellt. Vor Beginn der Durchführung der Inkassodienstleistungen sind die technischen Anbindungen, Verfahren und Schnittstellen mit dem Beitragsservice abzustimmen und vorab zu testen. Eine produktive Nutzung kann erst nach Freigabe durch den Beitragsservice erfolgen. Die Speicherung der vertragsgegenständlichen Daten in einer Cloud ist nicht gestattet