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Einführung eines Dokumenten-Management-Systems

IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik · Frankfurt (Oder), Brandenburg

Aktenzeichen IHP-2024-080veröffentlicht 22.08.2024DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 775 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungvergabemarktplatz.brandenburg.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
4 Jahre01.01.2025 – 31.12.2028
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Frankfurt (Oder)15236, Brandenburg
Einreichung
elektronisch: Erforderlichvergabemarktplatz.brandenburg.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 99 Tage (17 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 1 Angebot je Los (31 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 27 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik
    vor 26 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 12:00 Uhr
    vor 25 Monaten
  4. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.12.2028
    vor 22 Monaten
  5. Heute

Beschreibung

Die IHP GmbH ist ein Institut der Leibniz-Gemeinschaft, alleiniger Gesellschafter ist das Land Brandenburg. Es betreibt Forschung und Entwicklung zu siliziumbasierten Systemen, Höchstfrequenz-Schaltungen und -Technologien einschließlich neuer Materialien. Dabei werden innovative Lösungen für Anwendungsbereiche wie die drahtlose und Breitbandkommunikation, Sicherheit, Medizintechnik, Industrie 4.0, Mobilität und Raumfahrt erarbeitet. Das IHP beschäftigt ca. 390 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es verfügt über eine Pilotlinie für technologische Entwicklungen und die Präparation von Hochgeschwindigkeits-Schaltkreisen mit 0,13/0,25 µm BiCMOS-Technologien, die sich in einem 1500 m2 großen, nach DIN ISO 14644 zertifizierten, Reinraum befindet.

Zur Verbesserung der Prozesseffizienz und -effektivität sollen die Akten und Abläufe der Administration digitalisiert werden. Hierfür soll ein Dokumenten- und Workflow-Management-System angeschafft werden. Im Vorfeld wurde bereits eine Vielzahl an vorbereitenden Tätigkeiten durchgeführt.

Vor diesem Hintergrund wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DM-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet wird darüber hinaus der Betrieb der Gesamtlösung. In der ersten Ausbaustufe sind ein Workflow und zwei elektronische Akten zu realisieren und institutsweit auszurollen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für die in dieser Ausschreibung genannten Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projekt­betreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Darüber hinaus sind durch den Lösungsanbieter die Schulungen für Administratoren und Administratorinnen sowie für Key-User zu leisten. Der Leistungszeitraum beläuft sich auf 48 Monate. Die IHP GmbH plant mit etwa sechs Monaten für die Realisierung, Schulung und Abnahme der Piloteinsatzgebiete. Im Anschluss startet der ebenfalls mit etwa sechs Monaten veranschlagte institutsweite Roll-Out, bevor dann weitere Einsatzgebiete in Abstimmung mit dem DMS-Anbieter realisiert werden sollen. Die Einsatzgebiete der Ausbaustufe 2 sind nicht Bestandteil dieser Vergabe.

Beschreibung des Loses

Das Verfahren besteht aus den folgenden Leistungsschwerpunkten: 1. Lieferung aller Lizenzen und Dienstleistungen (inkl. Schulungen) für die benannten drei Piloteinsatzgebiete. 2. Betrieb der Gesamtlösung.

Einsatzfelder Mit Einführung des DMS müssen folgende Einsatzfelder realisiert werden: - Elektronischer Rechnungsprozess (Workflow) - Elektronische Personalakte (E-Akte) - Elektronische Geschäftspartnerakte (E-Akte) - Elektronischer Posteingang für die vorgenannten Einsatzgebiete Die näheren Projektanforderungen der ersten Projektphase sind in drei Fachkonzepten und jeweils zugehörigen Prozessabläufen dargestellt: - Konzept Rechnungsprozess.pdf o Konzept Rechnungsprozess Anlage 1 Prozess.pdf - Konzept GP-Akte.pdf - Konzept Personalakte.pdf Dem zukünftigen Auftragnehmer obliegen dabei folgende Aufgaben: - Detailkonzeption der Prozesse - Lieferung der Software - Installation - Modellierung und Übernahme der Prozesse - Schulungen Der elektronische Posteingang wurde nicht als Fachkonzept erarbeitet, da es ausschließlich um die Digitalisierung von eventuell zu den Einsatzgebieten eingehender Papierdokumente geht. Zum überwiegenden Teil wird in den Piloteinsatzgebieten mit echten elektronischen Dokumenten und per E-Mail gearbeitet. Die Quote an zu digitalisierenden Papierdokumenten ist daher verschwindend gering. Für eine spätere, institutsweite Ausrollung der Gesamtlösung ist das Thema digitaler Posteingang allerdings grundsätzlich wichtig. Neben den bisher genannten Anlagen wird folgendes Dokument als Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt: - Anforderungskatalog DMS Anbieter.xlsx Der Anforderungskatalog ist zwingend als elektronisch ausgefülltes Excel-Dokument mit dem Angebot einzureichen. Den in den Anlagen beschriebenen Prozessen liegt nachfolgendes Mengengerüst zugrunde. Die Angaben sollen den Bieter in der Ermittlung und Abschätzung der für die Lösung notwendigen Software-Module und der Anzahl der für die Lösung erforderlichen Lizenzen unterstützen. Für serverbasierte Funktionen und Services sind die Angaben für notwendige Lizenzen aus der Leistungsbeschreibung und dem Lizenzmodell des Bieters abzuleiten. Die relevanten benutzerbezogenen Kennzahlen können aus nachfolgender Liste abgeleitet werden: - Anzahl Benutzer IHP-weit: 500 o Davon etwa 100 Intensivnutzer Aufgrund der schrittweisen Einführung und haushaltsrechtlicher Vorgaben, wird folgende Aufteilung seitens IHP vorgegeben: - Nach Zuschlag: o Kauf aller 250 Benutzerlizenzen - Ab Produktivsetzung der Piloteinsatzgebiete (geplant 01.07.2025) bis 31.12.2025: o Nutzung von 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf 250 Benutzerlizenzen - Ab 01.01.2026: o Nutzung der restlichen 250 Benutzerlizenzen o Zahlung von Wartungsgebühren auf alle 500 Benutzerlizenzen

Hosting und Betrieb der Lösung Neben der Beschaffung der DMS-Lizenzen und der Realisierung der o.g. Einsatzgebiete, wird im Rahmen dieses Vergabeverfahrens ebenfalls der Betrieb der Gesamtlösung ausgeschrieben. Die technische Infrastruktur (virtuelle Server, Betriebssysteme, Datenbanken) wird von der IHP GmbH zur Verfügung gestellt. Die gesamte Landschaft muss zweiteilig (Test- und Produktivsystem) aufgebaut werden.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung4 von 4 angegeben

Kriterium
Der AG behält sich vor Auftragsvergabe vor, eine Anfrage beim Bundeskartellamt bezüglich Eintragungen im Wettbewerbsregister durchzuführen.
Kriterium
Angesichts der Anforderungen, die an den Auftragnehmer gestellt werden, kommt der Auswahl eines leistungsstarken Unternehmens eine herausragende Bedeutung zu. Die Leistungsfähigkeit wird u.a. nach wirtschaftlicher Solidität und projektangemessener Kompetenz und Unternehmensstruktur bemessen. Zur Beu … ganz lesenAngesichts der Anforderungen, die an den Auftragnehmer gestellt werden, kommt der Auswahl eines leistungsstarken Unternehmens eine herausragende Bedeutung zu. Die Leistungsfähigkeit wird u.a. nach wirtschaftlicher Solidität und projektangemessener Kompetenz und Unternehmensstruktur bemessen. Zur Beurteilung der Servicebereitschaft des Anbieters sind im LV enthaltende Fragen zu beantworten. Zusätzlich können dem Angebot ergänzende Unterlagen (z.B. Firmenprospekt, Geschäftsberichte) als Anlage beigefügt werden. Vorlage von Referenzen Vorlage geeigneter Referenzen der in den letzten höchstens fünf Jahren erfolgreich erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Nennung von Ansprechpartnern mit Kontaktdaten, kurzer Beschreibung der erbrachten Leistungen sowie Größe des abgewickelten Vertrags. Mindestanforderungen: Mind. eine in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte, vergleichbare Leistung aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich elektronischer Akten und Workflows in außeruniversitären Forschungseinrichtungen. Zusätzlich mind. zwei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte, vergleichbare Leistungen aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich elektronischer Akten und Workflows im Bereich der öffentlichen Verwaltung inkl. Verbände/Institutionen.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subvent … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.01.2025
Vertragsende
31.12.2028
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
vergabemarktplatz.brandenburg.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
87 Tage
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: keine besonderen Bedingungen
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz2 von 2 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Europaangelegenheiten, Heinrich-Mann-Allee 107, 14473 Potsdam
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders geeignet für:selbst#
Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXSTYYDY1P4YCG3N Die Vergabeunterlagen finden Sie auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg http://vergabemarktplatz.brandenburg.de Sie können sich gern freiwillig auf der Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und die Vergabeunterlagen dort herunterladen. … ganz lesenBekanntmachungs-ID: CXSTYYDY1P4YCG3N Die Vergabeunterlagen finden Sie auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg http://vergabemarktplatz.brandenburg.de Sie können sich gern freiwillig auf der Vergabeplattform Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und die Vergabeunterlagen dort herunterladen. Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen in den Vergabeunterlagen oder über Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren informiert werden. Registrieren Sie sich nicht, besteht eine entsprechende Holschuld, das heißt, Sie müssen sich selbstständig informieren, ob die Vergabeunterlagen zwischenzeitlich geändert wurden und ob wir Bieterfragen zum Vergabeverfahren beantwortet haben. Wir weisen darauf hin, dass für das Stellen einer Frage zum Verfahren und für das Abgeben eines Angebotes und - sofern im konkreten Verfahren einschlägig - für das Einreichen eines Teilnahmeantrages oder für das Abgeben einer Interessenbestätigung ohnehin eine Registrierung unumgänglich ist.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik
Art
Öffentliches Unternehmen, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Im Technologiepark 25, 15236 Frankfurt (Oder)
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung
Auskünfte
IHP GmbH - Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik

Bei uns erfasst

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