Durchführung der Festveranstaltung "Deutscher Umweltpreis" inkl. der organisatorischen, technischen und künstlerischen Gesamtkoordination

Bieteranforderungen 1. Die Preisverleihung genießt große öffentliche Aufmerksamkeit und zählt namenhafte Personen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik, insbesondere den Bundespräsidenten, zu ihren Gästen. Daher ist es unbedingter Anspruch der DBU, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollte die/der Auftragnehmer/in über eine hohe Fach- und Sachkompetenz sowie ein hohes Improvisationsvermögen verfügen, um auch unvorhergesehenen Situationen gerecht zu werden 2. Die Interessenten müssen daher insbesondere folgende Eignungsanforderungen erfüllen: a) Nachweisbare, langjährige Erfahrung bei der Konzeption, Organisation und Durchführung hochkarätiger Fach- und/oder Festveranstaltungen in Fernseh-Live-Qualität (i.S. Deutscher Umweltpreis), wie z.B. Jahrestagungen, Parteitage etc.) b) Erfahrung in der kreativen Gestaltung von Bühnenprogrammen mit Sound- und Lichtdesign sowie mit Filmen, Einspielern, Bildern und Animationen c) Nachweisbare praktische Erfahrung bei der konkreten Planung und Durchführung von „green meeting“- Veranstaltungen d) Erfahrung im Umgang mit Repräsentanten der Gesellschaft unter höchster Sicherheitsstufe, sehr gute Kenntnisse des bundessdeutschen Politik- und Gesellschaftssystems sowie dessen Vertretern (protokollarische Erfahrung).

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Jährliche Durchführung der Veranstaltung Ablauf: 1. In Anlage TW11 ist ein Ablaufplan mit allen notwendigen Schritten von der ersten Vorplanung bis zum Abschluss der Veranstaltung beigefügt. Dieser dient der ersten Orientierung zum Leistungserbringungsprozess. 2. Die geplanten Veranstaltungsorte für die Verleihung des Deutschen Umweltpreises sind der Anlage TW09 zu entnehmen. Kurzfristige Änderungen vorbehalten. 3. Die Dauer der Veranstaltung umfasst 3 Tage: - Freitag (ab 06:00 Uhr) und Samstag: Aufbau und Proben - Sonntag (bis 24:00 Uhr): Veranstaltung und Abbau - Bei den Auf- und Abbauzeiten sind ggf. Ruhzeiten von 22.00 bis 6.00 Uhr zu beachten, in denen keine lauten Arbeiten erfolgen dürfen

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Vorbereitung: 1. Im Vorfeld der Veranstaltung sind die Koordinierung und Planung aller für das konkrete Bühnenbild notwendigen Anpassungen an den jeweiligen Veranstaltungsort (künstlerische, technische und organisatorische Anpassungen) vorzunehmen und mit der DBU abzustimmen. 2. Zur Vorbereitung der Veranstaltung sind in der Regel jährlich zwei Vor-Ort-Termine erforderlich (meist ein Termin im März und ein Termin im September). 3. 1. Termin: Bei dem ersten Termin sind der/die gesamtverantwortliche Bühnenmeister*in der Agentur sowie ggf. der/die Regisseur*in / Designer*in des Bühnenbildes sowie ggf. weitere Personen, die für eine Vorplanung relevant sind, erforderlich. Ziel des Termins ist es, die Räumlichkeiten der jeweiligen Veranstaltungsorte, insbesondere die des Saals und der Bühne sowie die Anschlussmöglichkeiten und Kabelwege kennenzulernen. Insbesondere die räumlichen und technischen Voraussetzungen im Bühnenbereich stehen bei diesem Termin im Vordergrund: Ausmaße der Bühne, Anzahl und Position der Züge, Sichtung möglicher Bühnenaufgänge, usw. Auf Grundlage des ersten Vortermins erwartet die Auftraggeberin einen Vorschlag für die Anpassung des Bühnenbildes an den Veranstaltungsort. 4. 2. Termin: Während des zweiten Termins sind zusätzlich zu der/dem verantwortlichen Bühnenmeister*in und der/die Regisseur*in / Designer*in des Bühnenbildes die Licht- und Tontechniker*in sowie ein Lichtsetzender Kameramann/ eine lichtsetzende Kamerafrau erforderlich. Dieser Termin dient unter anderem dazu, den finalen Bestuhlungsplan inkl. Bühne, FoH, Regie, Kamerapodeste und Treppenaufgang abzustimmen. 5. Weiterhin erwartet die Auftraggeberin im Vorfeld jeder Veranstaltung ein aussagekräftiges Storyboard, in dem das Design der Veranstaltung mit den individuellen Anforderungen visualisiert wird. 6. Die Auftraggeberin erwartet 2 Wochen vor der Veranstaltung einen Regieplan, welcher sowohl inhaltlich als auch zeitlich mit der Auftraggeberin abgestimmt wird. Der Regieplan wird im Planungsprozess und bei den Regiebesprechungen an den Aufbautagen kontinuierlich fortentwickelt. Ein Muster des Regieplans befindet sich in Anlage TW10. 7. Die Veranstaltungshallen stehen i.d.R. ab Freitagfrüh (6.00 Uhr) zur Verfügung, sodass mit dem Aufbau begonnen werden kann. Die ersten Proben auf der Bühne (Licht und Tonproben, Stellproben,) finden i.d.R. ab Samstagvormittag statt. Bis dahin müssen alle relevanten Aufbauten auf der Bühne stehen. Bei den Auf- und Abbauzeiten sind ggf. Ruhzeiten von 22.00 bis 6.00 Uhr zu beachten, in denen keine lauten Arbeiten erfolgen dürfen. 8. Aufgrund der Teilnahme des Bundespräsidenten sind besondere Sicherheitsvorkehrungen erforderlich, die Einfluss auf den Organisationsablauf haben können. Das Sicherheitskonzept insbesondere im Sinne der Versammlungsstättenverordnung wird von der/dem Auftragnehmer/in organisiert und gemanagt. Die DBU stellt das Sicherheitskonzept für die Zugangskontrollen und die VIP-Betreuung vor Ort. 9. Nicht in jeder Veranstaltungshalle ist ausreichend Stauraum für Cases und Verpackungsmaterial vorgesehen. In Einzelfällen ist eine Zwischenlagerung im LKW des Auftragnehmers / der Auftragnehmerin etc. erforderlich und einzuplanen.

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Weitere Details sind der Anlage TW01 Angebotsanforderungen zu entnehmen.