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Beschaffung einer Softwareanwendung für Schulkindbetreuung und Schulverpflegung

Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement · Freiburg im Breisgau, Baden-Württemberg

Aktenzeichen 2026005330veröffentlicht 29.10.2026DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristin 23 Tagen · Fragen bis 24.11.2026, 12:00 Uhr
Unterlagen und Angebotbieterzugang.deutsche-evergabe.deFristen in den Kalender

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
0 €
Laufzeit
keine Angabe
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Freiburg im Breisgau79106, Baden-Württemberg
Einreichung
elektronisch: Erforderlichbieterzugang.deutsche-evergabe.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 112 Tage (165 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 4 Angebote je Los (291 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 40 %, Leistung und Qualität 60 %.

  • Zuschlags- und Wertungskriterium40 %
  • Zuschlags- und Wertungskriterium60 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 6,7 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−3,6 Punkte
25 % teurer−8 Punkte
50 % teurer−13,3 Punkte
100 % teurer−20 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026Alle in den Kalender

  1. Veröffentlichung
    vor 10 Tagen
  2. Heute
  3. Fragen bis 12:00 Uhr
    an Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement
    in 16 Tagen
  4. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    in 23 Tagen

Wie viele Werktage bleiben, und bis wann müssen Bieterfragen beantwortet sein? Fristenrechner

Beschreibung

Die Stadt Freiburg im Breisgau beabsichtigt eine integrierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) für die Bereiche Schulkindbetreuung, Schulverpflegung sowie Personaleinsatzplanung von Vertretungskräften zu beschaffen, einzuführen und zu betreiben.

Hintergrund der Ausschreibung sind die zunehmenden fachlichen, organisatorischen und administrativen Anforderungen an die Verwaltung dieser Aufgabenbereiche. Die bestehenden Verfahren werden derzeit durch verschiedene Einzellösungen sowie manuelle Arbeitsabläufe unterstützt und ermöglichen keine durchgängige Bearbeitung der miteinander verbundenen Geschäftsprozesse.

Mit der Einführung einer modernen, webbasierten Gesamtlösung für ca. 65 Schulen sollen die Verwaltungsprozesse digitalisiert, standardisiert und stärker miteinander verzahnt werden. Gleichzeitig soll die Software eine serviceorientierte Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Schulen, Einrichtungen der Schulkindbetreuung, Caterern, Sorgeberechtigten sowie weiteren beteiligten Nutzergruppen unterstützen.

Die Software muss spätestens zum Beginn des Schuljahres 2027/2028, voraussichtlich zum 11.09.2027, produktiv einsatzbereit sein. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre nach Auftragserteilung (voraussichtlich April 2027) mit Verlängerungsoption von 3 x 2 Jahre. Die maximale Vertragslaufzeit beläuft sich somit auf 10 Jahre. Zur Vertragslaufzeit und Preisgleitklausel siehe Nr. 9 der Leistungsbeschreibung.

Die Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Zuschlags- und Wertungskriterium40 %
Zuschlags- und Wertungskriterium60 %
Preis
Zuschlags- und Wertungskriterium40 % Angebotspreis. Die Einzelheiten sind der Verfahrensbeschreibung zu entnehmen.
Qualität
Zuschlags- und Wertungskriterium60 % Leistung/Qualität. Unterkriterium: Features gem. Anforderungstabelle mit 40 % und Anwendungsfreundlichkeit „Ease of use“ mit 20 %. Die Einzelheiten sind der Verfahrensbeschreibung zu entnehmen.

Eignung5 von 5 angegeben

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Der öffentliche Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl interessierter und geeigneter Bewerber. Die Bewerberauswahl erfolgt nach den in den Vergabeunterlagen festgelegten Eignungs- und Auswahlkriterien. Der Nachweis der Eignung des Unternehmens bzw. der Bietergemeinschaft wird anhand der nachfolgend … ganz lesenDer öffentliche Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl interessierter und geeigneter Bewerber. Die Bewerberauswahl erfolgt nach den in den Vergabeunterlagen festgelegten Eignungs- und Auswahlkriterien. Der Nachweis der Eignung des Unternehmens bzw. der Bietergemeinschaft wird anhand der nachfolgend geforderten Erläuterungen und Nachweise geprüft (siehe Bewerbungsformular). Bei einer Bietergemeinschaft gelten diese Erklärungen entsprechend für jedes Mitglied. 1. Angaben zum Unternehmen (Name und Rechtsform, Vertretung, Kontaktdaten). 2. Erklärung zur Zusammensetzung bei einer Bietergemeinschaft (§ 43 VgV). Die Erklärung kann nicht nachgereicht werden. 3. Erklärung zu vorgesehenen Nachunternehmerleistungen, sofern im Auftragsfall Teile des Auftrags als Unterauftrag an Nachunternehmen vergeben werden sollen (§ 36 VgV). 4. Eigenerklärung zu einer beabsichtigten Eignungsleihe, sofern zum Nachweis der Eignung die Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens in Anspruch genommen wird (§ 47 VgV). Die Erklärung kann nicht nachgereicht werden. 5. Eigenerklärung, dass die Leistungserbringung unabhängig von Ausführungs- und Lieferinteressen erfolgt, insbesondere durch wirtschaftliche Verknüpfungen mit anderen Unternehmen und keine Interessen bestehen, die im Widerspruch zur Ausführung des Auftrags stehen oder diese nachteilig beeinflussen könnten (§ 46 Abs. 2 VgV). 6. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 123 und § 124 GWB). 7. Eigenerklärung, dass die Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) erfüllt werden. 8. Eigenerklärung, dass im Rahmen der Auftragsausführung nur Produkte verwendet werden, die unter Beachtung der in den Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen (ILO) festgelegten Mindeststandards hergestellt und/oder verarbeitet wurden. 9. Eigenerklärung zur Einhaltung der Sanktionen der EU gegen russische Unternehmen / Personen / Lieferanten (Auftragsverbot). 10. Nachweis, dass das Unternehmen über den gesamten Leistungszeitraum über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1 Mio. Euro für Personen- und Sachschäden je Schadensfall verfügt. Die Schadensersatzleistung muss mindestens das Zweifache der Versicherungssumme pro Jahr betragen (§ 45 Abs.1 Nr. 3 und Abs. 4 Nr. 2 VgV). Es kann auch ein Nachweis der Versicherung vorgelegt werden, dass die Versicherungssumme im Auftragsfall entsprechend den Anforderungen angepasst wird. Bei Bietergemeinschaften gilt dieses für jedes Mitglied entsprechend. Eine Eigenerklärung ist nicht ausreichend, es muss eine aktuelle Bescheinigung bzw. Bestätigung der Versicherung (zum Zeitpunkt der Bekanntmachung max.12 Monate alter) vorgelegt werden. 11. Eigenerklärung, dass der durchschnittliche Jahresumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren 2023, 2024 und 2025 mind. 1 Million EUR betrug (Angaben werden addiert und gemittelt), soweit es Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen (§ 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV). 12. Nachweis einer Zertifizierung nach ISO/IEC 27018:2019 (Verhaltenskodex zum Schutz personenbezogener Daten (PBD) in öffentlichen Clouds, die als PBD-Verarbeiter fungieren) oder eine gleichwertige Zertifizierung. Bei Teilnahmeanträgen von Bietergemeinschaften oder dem Einsatz von Nachunternehmern ist erforderlich, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. die eingesetzten Nachunternehmer in das zertifizierte Qualitätsmanagementsystem einbezogen sind. In diesen Fällen ist zusätzlich zur Zertifizierung eine Darstellung einzureichen, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft bzw. die eingesetzten Nachunternehmer in das nach ISO/IEC 27018:2019 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem einbezogen sind. Die Einzelheiten sind dem Bewerbungsformular zu e …
Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Der Auftraggeber behält sich vor, für die Bewerber einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) sowie dem Handels-/Berufs-/Partnerschaftsregister bei der zuständigen Stelle gemäß den gesetzlichen Bestimmungen anzufordern.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl
4 bis … Bewerber

Laufzeit und Umfang1 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
bieterzugang.deutsche-evergabe.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Regierungspräsidium Karlsruhe, Kapellenstraße 17, 76131 Karlsruhe
Fristen für Nachprüfungsanträge
Der Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist nach § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen -GWB- unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht inne … ganz lesenDer Antrag auf ein Nachprüfungsverfahren ist nach § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen -GWB- unzulässig, soweit: 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichung des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nummer 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. Auf die grundsätzlichen Regelungen zu Nachprüfungsverfahren in den §§ 155 - 184 GWB wird verwiesen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Wertungsprüfung gemäß § 51 Abs. 1 VgV: Angaben zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, welche die Eignungskriterien erfüllen und zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme an den Verhandlungsgesprächen aufgefordert werden. Es sollen maximal 4 Unternehmen für die 2. Stufe des Verfahrens ausgewählt werden. D … ganz lesenWertungsprüfung gemäß § 51 Abs. 1 VgV: Angaben zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, welche die Eignungskriterien erfüllen und zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme an den Verhandlungsgesprächen aufgefordert werden. Es sollen maximal 4 Unternehmen für die 2. Stufe des Verfahrens ausgewählt werden. Die Erfahrung des Unternehmens wird anhand von Referenzprojekten bewertet. Die Referenzen müssen Mindestanforderungen erfüllen, um gewertet zu werden. Die Wertung erfolgt gemäß Nr. 4.4 der Verfahrensbeschreibung. Anzugeben sind Eigenerklärungen über geeignete Unternehmensreferenzen (Referenzprojekte) im Bewerbungsformular unter Nr. 3. Die ausgeführten Aufträge müssen mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzangaben zu überprüfen. Fehlende Angaben können nicht nachgefordert und nicht nachgereicht werden. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die nachfolgenden Bedingungen erfüllt: • Inbetriebnahme nicht länger als 5 Kalenderjahre zurückliegend. • Auftraggeber ist ein öffentlicher oder privater Träger von Schulen oder Kinderbetreuungseinrichtungen. • Das Projekt muss erfolgreich abgeschlossen sein. Unter „erfolgreich abgeschlossen“ wird eine erfolgreiche Inbetriebnahme beim Referenzauftraggeber verstanden. • Mindestens eines der Module zu folgenden Bereichen beinhalten: Mittagsverpflegung, Kinderbetreuung, Personaleinsatzplanung. • Für mindestens 1.000 betreute Kinder oder 5 Schulen/Kindertagesstätten ausgelegt sein. Es ist mindestens ein vergleichbares Referenzprojekt nachzuweisen (KO-Kriterium). Maximal werden vier Referenzen bewertet. Die Auftraggeberin bewertet jede Referenz einzeln. Diese müssen jeweils die Mindestanforderungen erfüllen. Für jede Referenz sind maximal 25 Punkte erzielbar. Weitere Einzelheiten zur Bewertungsmethodik sind der Verfahrensbeschreibung zu entnehmen.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Stadt Freiburg i. Br. - Vergabemanagement
Art
Kommunalbehörden, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Fehrenbachallee 12, 79106 Freiburg im Breisgau
Website
regionfreiburg.deutsche-evergabe.de
Kontakt
vergabemanagement@freiburg.de

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

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215vergebene Aufträge
4Angebote je Los im Median (282 Lose mit Angabe)
754.222 €Zuschlagswert im Median
278.696 € – 1,51 Mio. €mittlere Hälfte, 42 Werte

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 02.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung efb7b187-002e-40cf-b863-a6266b9df158.