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Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts · Erfurt, Thüringen

Aktenzeichen TAB-2024-VDBveröffentlicht 21.05.2024DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 869 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungdtvp.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Erfurt.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Thüringen (10 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
keine Angabe
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Erfurt99084, Thüringen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichdtvp.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 66 Tage (4 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (5 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

  • Funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog60 %
  • Nicht-funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog10 %
  • Gesamtwirtschaftliche Betrachtung30 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−2,7 Punkte
25 % teurer−6 Punkte
50 % teurer−10 Punkte
100 % teurer−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 30 Monaten
  2. Fragen bis 00:00 Uhr
    an Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts
    vor 29 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 12:00 Uhr
    vor 29 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Beschaffung einer bankweiten Vertragsdatenbank inkl. Datenmanagementsystem (DMS): Die TAB plant die Beschaffung einer workflowgestützten DMS-basierenden Standardsoftware, welche den Purchase-to-Pay-Prozess end-to-end abbildet. Gleichzeitig soll sich die Standardsoftware nahtlos in die bestehende IT-Architektur integrieren. Schnittstellen zu angrenzenden Anwendungen sind in der Standardsoftware bereits integriert oder vom Anbieter zu entwickeln. Die Standardsoftware soll stets die regulatorischen, gesetzlichen und bankaufsichtlichen Anforderungen sowohl an den Purchase-to-Pay-Prozess als auch an ein DMS erfüllen. Die dafür erforderlichen Funktionalitäten müssen vom Anbieter proaktiv bereitgestellt werden, auch bei zukünftigen Änderungen an die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen an Banken in Deutschland. Folgende Funktionsblöcke / Module sollen eingesetzt werden: - Vertragsdatenbank - Purchase-to-Pay End2End-Workflow - Dokumentenmanagement-System (DMS) - Schnittstellen Optional sollen in zukünftigen Arbeitspaketen die folgenden Module zum Einsatz kommen: - Order-to-Cash-End2End-Workflow - Formular-/Vorlagenmanagement - E-Akte - Künstliche Intelligenz

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog60 %
Nicht-funktionale Anforderungen gem. Anforderungskatalog10 %
Gesamtwirtschaftliche Betrachtung30 %
Qualität
Funktionale Anforderungen gem. AnforderungskatalogIn die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 600 Punkte erreicht werden.
Qualität
Nicht-funktionale Anforderungen gem. AnforderungskatalogIn die Ermittlung des Zuschlagskriteriums "Nicht-funktionale Anforderungen" fließen die vom Bieter gemachten Angaben gem. "C3 Anforderungskatalog" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein. Hierzu werden die Angaben der B-Kriterien bewertet und jeweils multipliziert mit dem individuellen Gewichtungsfaktor. In Summe können maximal 100 Punkte erreicht werden.
Kosten
Gesamtwirtschaftliche BetrachtungIn die Ermittlung des Zuschlagskriteriums (ZK) "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" fließen die vom Bieter gemachten Angaben im Preisblatt gem. "C2 Preisblatt" der Vergabeunterlagen bei Aufforderung zur Abgabe eines Angebots ein (PA = Preis des zu bewertenden Angebots in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung, d.h. die kalkulatorische Gesamtangebotssumme inkl. aller Optionen über die maximale Vertragslaufzeit, netto, abzgl. Rabatt plus die kalkulatorischen Kosten für Beistellleistungen durch den Auftraggeber). Hierzu wird zunächst der niedrigste Bewertungspreis in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung (PN) ermittelt. Das günstigste Angebot in der gesamtwirtschaftlichen Betrachtung erhält dabei die maximale Punktzahl von 30 Punkten. Der Punkt, bei dem ein Preis mit 0 Punkten bewertet werden würde, liegt bei dem Doppelten des niedrigsten Bewertungspreises. Die Bewertungspunkte für die Preise der Angebote zwischen diesen beiden Punkten werden linear mit folgender Formel ermittelt. Es werden keine negativen Punkte vergeben. Die vergebenen Punkte werden mit dem Faktor 10 gewichtet. Somit können maximal 300 Wertungspunkte für das Zuschlagskriterium "Gesamtwirtschaftliche Betrachtung" erzielt werden. ZK Gesamtwirtschaftliche Betrachtung= ((2*PN-PA)/PN)*30*10

Eignung11 von 11 angegeben

Kriterium
- Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes - Eigenerklärung zur Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB - Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen S … ganz lesen- Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes - Eigenerklärung zur Angabe über Ausschlussgründe gemäß § 42 VgV bzw. § 31 UVgO in Verbindung mit § 123 und § 124 GWB - Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung - Eigenerklärung über die Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation - Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
Kriterium
1. Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) Mindestanforderung 500.000 EUR p.a. (netto, im Durchschnitt) 2. Angaben über die Anzahl der Kunden in den verga … ganz lesen1. Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) Mindestanforderung 500.000 EUR p.a. (netto, im Durchschnitt) 2. Angaben über die Anzahl der Kunden in den vergangenen 3 Jahren des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) 3. Angaben über die Mitarbeiterzahlen der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens: a) insgesamt b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)) 4. Betriebshaftpflichtversicherungsschutz über die Vertragslaufzeit. Nachweis durch Kopie des Versicherungsscheins oder durch Eigenerklärung, gegebenenfalls durch Eigenerklärung im Zuschlagsfall eine Versicherung in der geforderten Höhe abzuschließen. Mindestdeckung von jeweils 3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie 250.000 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall bei doppelter Jahresgesamtleistung 5. Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört.
Kriterium
1. Eigenerklärung über die leistungsspezifische Anzahl festangestellter Mitarbeiter/innen mit Angaben zur Berufsqualifikation und Berufserfahrung: 1.1 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 5 Jahren Berufserfahrung im Bereich IT und für die Projektleitung zur Implem … ganz lesen1. Eigenerklärung über die leistungsspezifische Anzahl festangestellter Mitarbeiter/innen mit Angaben zur Berufsqualifikation und Berufserfahrung: 1.1 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 5 Jahren Berufserfahrung im Bereich IT und für die Projektleitung zur Implementierung einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 2 Personen 1.2 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 3 Jahren Berufserfahrung im Bereich IT für die Entwicklung/Programmierung sowie Wartung und Fehlerbehebung einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 3 Personen 1.3 Mit Studienabschluss Fachrichtung Informatik oder vergleichbar und mind. 1 Jahr Berufserfahrung im Bereich IT für die Hotline/Ticketing sowie Störungsannahme einer Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS) Mindestanforderung: 2 Personen 2. Nachweis von Unternehmens-Zertifikaten: 2.1 Nachweis eines Zertifikats, dass die Anforderungen für Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines dokumentierten Informationssicherheits-Managementsystems unter Berücksichtigung des Kontexts des Unternehmens bestätigt. Mindestanforderung: zum Zeitpunkt der Abgabe gültige Zertifizierung gem. ISO/IEC 27001 2.2 Nachweis eines Zertifikats, dass die Erfüllung an ein Qualitätsmanagementsystem bestätigt. In der Organisation sind geeignete Prozesse etabliert, um qualitativ hinreichende Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können. Mindestanforderung: zum Zeitpunkt der Abgabe gültige Zertifizierung gem. ISO 9001 2.3 Nachweis einer Bestätigung über die "Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen". Die Bestätigung schließt eine Berücksichtigung des regulatorischen Umfelds der Kunden sowie der Anforderungen von deren Stakeholdern und Abschlussprüfern eindeutig mit ein. Mindestanforderung: Bescheinigung nach IDW PS 951 3. Eigenerklärung über die Leistungsfähigkeit des Anwendungsprogramms: 3.1 Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welches standardisierte Anwendungsprogramm sowie technische Umfeld für Schnittstellen das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags verfügt (gemäß § 46 Abs. 3 Nr. 9 VgV). Darüber hinaus ist die Betriebsform (Cloud oder On-Premise) anzugeben. Für die Erklärung kann zur Vereinfachung ein Datenblatt beigefügt werden. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal 4 DIN A4-Seiten nicht überschreiten. 3.2 Falls Betriebsform Cloud angewendet wird: Nachweis eines Testats, dass der Kriterienkatalog des BSI C5 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) bestätigt wird. Die dort spezifizierten Mindestanforderungen lassen ein sicheres Cloud Computing erwarten. Mindestanforderung: Testat gem. BSI C5 des Cloud Anbieters 3.3 Erklärung, dass das Anwendungsprogramm und die eingesetzten Komponenten durch den Hersteller während der Vertragsdauer regelmäßig gewartet und weiterentwickelt werden. Darüber hinaus sind Service und Support für das Anwendungsprogramm sicherzustellen und zu beschreiben. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. 3.4 Erklärung, dass das Anwendungsprogramm und das zugrundeliegende Datenmodell mindestens einmal jährlich Updates erhalten, welche abwärtskompatible Anpassungen ermöglichen. Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten. 3.5 Erklärung, dass der Anbieter die bankaufsichtsrechtlichen Anforderungen an eine Auslagerung erfüllt (vgl. MaRisk und BAIT, z.B. Prüfung durch regelmäßige Ausfall-Übungen). Insgesamt sollen die Erklärung und Beschreibungen maximal eine DIN A4-Seite nicht überschreiten.
Kriterium
Nachweis von Projektreferenzen über Leistungen, die mit der aktuell zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)). Projektreferenzen dürfen höchstens aus Leistungen der letzten fünf Jahren (Ende der Leistungserbringung nicht vor dem 1. Juni … ganz lesenNachweis von Projektreferenzen über Leistungen, die mit der aktuell zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (hier Vertragsdatenbank inkl. Dokumentenmanagementsystem (DMS)). Projektreferenzen dürfen höchstens aus Leistungen der letzten fünf Jahren (Ende der Leistungserbringung nicht vor dem 1. Juni 2019) erbracht worden sein. Der Nachweis hat folgende Informationen zu beinhalten: a) Name des Auftraggebers b) Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten (Tel. und E-Mail) c) Zeitraum der Leistungserbringung (Beginn/Ende jeweils unterteilt in die Funktionsbereiche: Vertragsdatenbank, DMS, E-Akte, Order-to-cash) d) Angabe des geleisteten Werts (hier Auftragswert netto gerundet in EUR) (unterteilt in: Gesamtauftragswert; Lizenzgebühren; Wartung / Service; Beratung / Integrationsleistung) e) wesentliche Leistungsbeschreibung (max. 5 DINA 4 Seiten, ggf. als separate formfreie Anlage) f) Projektspezifische Angaben Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren. Stufe 1: Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Stufe 2: Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Stufe 3: Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei bis fünf grundsätzlich geeignete Bewerber vorliegen, unter den Bewerbern anhand der Projektreferenzen beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Um eine objektive Vergleichbarkeit und Bewertung der Bewerber zu gewährleisten, müssen die Projektreferenzen zwingend gemäß der im Anhang befindlichen Vorlage (s. Anlage B4.1 Referenzvorlage) eingereicht werden. - wesentliche Leistungsbeschreibung: 0-3 Punkte: Die Referenz ist nicht (= 0 Punkte) oder kaum mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. 4-7 Punkte: Die Referenz ist teilweise mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. 8-10 Punkte: Die Referenz ist überwiegend oder vollständig mit der vorliegenden Beschaffung vergleichbar. Darstellungsmängel führen zu Minderbewertungen. - Referenzprojekt im Finanzsektor (Förderbank = 5 Punkte; Bank/Kreditinstitut = 4 Punkte; Finanzdienstleister = 3 Punkte; Versicherung = 2 Punkte; öffentlicher Auftraggeber = 1 Punkt; Sonstiges = 0 Punkte) - Vorlage eines Referenzschreibens (gem. der Vorlage der TAB) des Auftraggebers (mit Referenzschreiben = 5 Punkte; ohne Referenzschreiben = 0 Punkte) - Projekt, das bereits abschließend implementiert wurde (ja = 5 Punkte; nein = 0 Punkte) - Support / Hotline etabliert (ja = 5 Punkte; nein = 0 Punkte) - Fachlicher Projektscope (enthaltene Module bzw. Applikationsumfang) Je Modul 5 Punkte: Vertragsdatenbank inkl. Purchase-to-pay; Dokumentenmanagementsystem (DMS); Fähigkeit zu e-Akte; maschinelle Verarbeitung von Dokumenten mit Informations-Extraktion und -Weiterverarbeitung, insbesondere Rechnungen inkl. Prüfung §14 UStG; Fähigkeit e-Rechnungsdateiformate zu verarbeiten; Workflow-Funktionalität mit e-Signatur(-Einbindung) inkl. Workflow Builder; Fähigkeit zu automatisierten Workflow-Verarbeitungen (Dunkelverarbeitung bei Erfüllung von Kriterien) - technisches Projekt-Umfeld: Je Umfeld 5 Punkte: Anbieter-Expertise bzgl. Digitalisierung und Automatisierung von bisher (teil-) manuellen Prozessen; Informationsverarbeitung via Künstliche Intelligenz; Betriebsform der Software (on Premise oder Cloud); Schnittstellen zu SAP R3 & S/4 HANA Readiness; Schnittstellen-Fähigkeit (API) zu Umsystem …
Kriterium
Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Benutzeradministration: Möglichkeit zur Berechtigungssteuerung über ein flexibles Benutzer-/Rollen-/Rechtekonzept, welches in einer Benutzerverwaltung vorge … ganz lesenAusschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Benutzeradministration: Möglichkeit zur Berechtigungssteuerung über ein flexibles Benutzer-/Rollen-/Rechtekonzept, welches in einer Benutzerverwaltung vorgegeben und administriert wird (Beispiele für Benutzerrollen: Fachadministrator, Benutzeradministrator, Bedarfsträger, Genehmiger, Beschaffer, Revisor, Vertragsverantwortlicher, Vertragsverwalter; Beispiele für Berechtigungen: anlegen, lesen, bearbeiten, genehmigen, löschen) Vorgangsadministration/-steuerung: Möglichkeit zur individuellen Kennzeichnung von Datenfeldern als Pflichtfeld (z.B. wg. erforderlicher Dokumentation auf Basis bankaufsichtlicher/gesetzlicher Anforderungen) Funktion zur automatischen Generierung individueller Aufgaben gemäß hinterlegtem Workflow / Regeln (Generierung erfolgt z.B. auf Basis von Datenfeldbefüllung, Schwellwerten oder Vorgangsstatus) Funktion zur Aufgabenerledigung (Aufgabe abschließen) Möglichkeit zur Verhinderung der Vorgangsfortführung /-weitergabe bei Nichterledigung von Aufgaben Möglichkeit zur Verwaltung von Post-/Auftragskörben/Aufgabenlisten für Benutzer, inkl. Vergabe spezifischer Berechtigungen Möglichkeit zum Vorgangsaufruf über eine in der Anwendung integrierte Aufgabenliste Möglichkeit zur individuellen Kennzeichnung von Datenfeldern als Pflichtfeld (z.B. wg. erforderlicher Dokumentation auf Basis bankaufsichtlicher/gesetzlicher Anforderungen) Funktion zur automatischen Generierung individueller Aufgaben gemäß hinterlegtem Workflow / Regeln (Generierung erfolgt z.B. auf Basis von Datenfeldbefüllung, Schwellwerten oder Vorgangsstatus) Funktion zur Aufgabenerledigung (Aufgabe abschließen) Möglichkeit zur Verhinderung der Vorgangsfortführung /-weitergabe bei Nichterledigung von Aufgaben Möglichkeit zur Verwaltung von Post-/Auftragskörben/Aufgabenlisten für Benutzer, inkl. Vergabe spezifischer Berechtigungen Möglichkeit zum Vorgangsaufruf über eine in der Anwendung integrierte Aufgabenliste Auswertungen / Monitoring: Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) für Purchase-to-Pay-Workflow (Vorgänge in allen Statuszuständen, z.B. Bestellung, Lieferung, Rechnung) Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) der Vertragsdatenbank (z.B. Übersicht über alle nicht beendeten Verträge) Auswertungsmöglichkeiten / Dashboard des aktuellen und stichtagsbezogenen Datenbestandes (anhand auswählbarer Attribute) des DMS (z.B. Gesamtanzahl Akten, Dokumente) Exportfunktion in Standardformaten, mindestens PDF und XLSX (z.B. für Auswertungen) Such- und Filterfunktionen inkl. Speicherung / Abonnement / Freigabe von und Benachrichtigung über Filter-Ergebnisse
Kriterium
Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Vertragsdatenbank: Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Verträgen inkl. Attributen und Speicherung in einer Datenbank Funktion zur (automatischen) Ü … ganz lesenAusschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Vertragsdatenbank: Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Verträgen inkl. Attributen und Speicherung in einer Datenbank Funktion zur (automatischen) Übernahme von auswählbaren, vertragsrelevanten Informationen aus einem Beschaffungsvorgang zur Erzeugung neuer Einträge in der Vertragsdatenbank Funktionen zur Erfassung und Darstellung von Vertragsbeziehungen (Rahmen-/Einzelverträge, Hierarchien, Nachfolger, Anpassung, u. ä.) Möglichkeit zur Migration aller Bestandsverträge (z.B. per Massenimport über Datenlieferung/Schnittstelle) aus Bestandssystemen (JIRA, Excel, File-System) und mithilfe von Scans. Dabei Übernahme bestehender Attribute (z.B. Vertragsnummer, Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Vertragsart, Kostenstelle, Vertragsbeginn, Kündigungstermin) Purchase-to-Pay-Workflow: Möglichkeit zur Erstellung von Erfassungsmasken über definierbare Feldauswahlen (Freitext, Kataloge, Kostenstelle, ...) zur Erfassung von Beschaffungsbedarfen Möglichkeit zur workflowgestützten, regelbasierten Vorgangsweiterleitung an einen Genehmiger (individuelle Genehmigungsstufen z.B. anhand Kompetenzmatrix) Zugriff auf SAP-Geschäftspartner-Daten für den Beschaffungsvorgang (Schnittstelle zu SAP GP). Möglichkeit, ausgewählte Anbieter automatisiert mit dem SAP-Geschäftspartnerbestand abzugleichen (z.B. zwecks Identifizierung / Prüfung bestimmter Daten / Kennzeichen, z.B. Negativmerkmale, Organeigenschaft) Funktion zur automatischen Erzeugung neuer Einträge in integrierter Vertragsdatenbank inkl Übernahne von Beschaffungsinhalten (z.B. Vertragsgegenstand, Vertragspartner) Möglichkeit zur Dokumentation des Wareneingangs über befüllbare Datenfelder anhand Lieferschein und Übertragung an Umsysteme (per Schnittstelle SAP-MM/Jira (CMDB/IT-Assets & Lizenzen z.B. zwecks Inventarisierung) Funktion zur Verknüpfung eines Wareneingangs mit dem zu Grunde liegenden Vertrag und Übernahme von Informationen in den jeweiligen Vertrag in der integrierten Vertragsdatenbank, z.B. zur (ggf. automatisierten) Kontrolle von Lieferung Stückzahl, geleistete Arbeitszeiten; teilweise oder vollständige Lieferungen; Kontingentabrufen Funktion zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten (Xrechnung, ZUGFeRD, o.ä.) Funktion zur automatischen formalen Prüfung von Rechnungen nach §14 (4) UStG inkl. Ergebnismitteilung Funktionen zur Zuordnung und Prüfung von Rechnungsdaten bzw. Daten zur Leistungserbringung (Lieferscheine, erbrachte Leistungen) zum zugehörenden Beschaffungsvorgang/Bestellung und/oder Verträge Möglichkeit zur parametrisierbaren (z.B. Höchstbeträge), automatischen Buchung ("Dunkelverarbeitung") bei differenzlosem automatisiertem Abgleich (z.B. Bestellung = Lieferschein = Rechnung) Funktion zur Erzeugung von SAP-Belegarten auf Basis von am Vertrag hinterlegten Attributen Funktion zur Erstellung und Ausführung von Dauerbuchungsbelegen bzw. Abgrenzungsbuchungen Möglichkeit zur Abbildung von Kreditkartenbuchungen Funktion zur Rechnungsbuchung mit Zahlsperren Funktion zur Hinterlegung von Anlagen an FI-Buchungsbelege Funktion zur Aufteilung von Rechnung (unterschiedliche Kostenträger, Kostenstellen / Aufträge) Funktion zur Buchung von Teilrechnung bei Teillieferung einer Bestellung Dokumenten-Management-System (DMS): Bereitstellung eines Dokumentenmanagementsystems zur Ablage von elektronischen Dokumenten in Standard-Dateiformaten (z.B. docx, xlsx, pptx, MP3, MP4, AVI, ZIP, RAR; Möglichkeit zum Ausschluss von potenziell gefährlichen Dateiformaten (z.B. .exe, .bat)) Möglichkeit zur Strukturierung mittels eines noch zu erstellenden Aktenplans Funktionen zur Bündelung von Dokumenten in Akten Funktionen zur Unterteilung von Akten in Register Möglichkeit zur automatischen und manuellen Hinterlegung von seitens der Software vordefinierten Attributen an Dokumenten und Akten (z.B. für eindeutige Identifizierung (z.B: Ak …
Kriterium
Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Schnittstellen: Kommunikationsfähigkeit mit der vorgegebenen JIRA-REST-API zur Integration/Synchronisation spezifischer Vorgänge (aus JIRA-Projekten) und Obj … ganz lesenAusschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: Schnittstellen: Kommunikationsfähigkeit mit der vorgegebenen JIRA-REST-API zur Integration/Synchronisation spezifischer Vorgänge (aus JIRA-Projekten) und Objekte (Assets aus JIRA Insight) sowie Rückübermittlung von Statuswechsel. Kommunikationsfähigkeit mit der vorgegebenen JIRA-REST-API zur Verknüpfung von Verträgen mit spezifischer Objekten der Asset-Verwaltung in gewünschter Workflow-Übersicht (siehe bildhafte Darstellung in der Anlage zu C3) Nahtlose Integration/Speichermöglichkeit von Mails/Anhängen über Outlook-Integration (Plugin, Drag&Drop) der DMS-Komponente sowie regelbasierte Überwachung von Postfächern inkl. regelbasierte, automatisierte Zuordnung von Mails / Dokumenten zu Verträgen. Die Anwendung muss in der Lage sein, die Synchronisation der Berechtigungen über eine AD/LDAP-Anbindung durchzuführen. Integrationsfähigkeit für jedes mögliche Betriebsmodell einer SAP-Umgebung entsprechend der SAP-Referenzarchitektur ist sicherzustellen. Ergänzend ist sicherzustellen, dass eine Verknüpfungsmöglichkeit der Dokumente mit SAP-Objekten über die SAP Archive Link Funktionalität vorliegt. (Hinweis: Transformation von SAP R3 zu S/4 HANA ist geplant; derzeit (R3) verwendete Module: FI, GP, ggf. MM)
Kriterium
Ausschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: nicht-funktionale Anforderungen: Infrastruktur, falls Betriebsform on premise: Die eingesetzte Software/Hardware muss zur bestehenden TAB-Infrastruktur kompa … ganz lesenAusschlusskriterien (A-Kriterien) gemäß technischem Anforderungskatalog der Vergabeunterlagen im Rahmen der Aufforderung zur Angebotsabgabe: nicht-funktionale Anforderungen: Infrastruktur, falls Betriebsform on premise: Die eingesetzte Software/Hardware muss zur bestehenden TAB-Infrastruktur kompatibel sein. Diese umfasst: - Betriebssysteme Server: Windows / RHEL Linux - jeweils aktuelle Version - Betriebssystem Client: Windows - jeweils aktuelle Version - Datenbanken: präferiert MS-SQL, Postgres - jeweils aktuelle Version; ebenfalls möglich Oracle- jeweils aktuelle Version - Hypervisor-Plattform: VMware vSphere - Microsoft Office: 2016 oder höher Der Support der Anwendung erfolgt in deutscher Sprache und hat mindestens in folgenden Zeiten zur Verfügung zu stehen: Mo-Do 9-16 Uhr und Fr 9-13 Uhr Sprache: Anwendung ist deutsch lokalisiert Falls Cloud: Durchführung von Datensicherungen/Backups (mindestens täglich), Durchführung und Dokumentation von regelmäßigen Wiederherstellungstest/Restore, um die Verwendbarkeit der Datensicherungen sicherzustellen Falls Cloud: Bereitstellung einer technischen Möglichkeit zum (oder technisch-organisatorischer Unterstützung bei) vollständigen Datenexport (bspw. als Ausgliederung zu Langzeitarchivierung oder möglichen Exit-Strategien) Die Software ermöglicht, dass der Software-Betreiber (Cloud - Anbieter, on Prem - TAB-IT) Restore Funktionalitäten für einzelne User nutzen kann. Zum Beispiel Wiederherstellen einzelner gelöschter Dokumente. Authentifizierungsmethoden: 2 Faktorauthentifizierung oder Authentifizierung über Zertifikate / Benutzername und PW Passwortvorgaben: Automatische Passwortänderung alle 3 Monate (Admin-Accounts) / 6 Monate (restliche Benutzer) oder anlassbezogen; Mindestlänge von 12 Zeichen bei Passwörtern, wobei mindestens drei der folgenden vier Kategorien enthalten sein müssen: Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen; die letzten drei der bereits verwendeten Passwörter dürfen bei der Änderung des Passwortes nicht verwendet werden, das zuletzt geänderte Passwort darf erst nach einem Zeitraum von einem Tag erneut geändert werden. Anwendungsarchitektur: Drei-Schichten-Architektur oder höherwertiger vorhanden Mindestvorgaben für Verschlüsselung zwischen Benutzer / Anwendung und Anwendung / Datenbank: TLS und HTTPS: ECDHE_ECDSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA384 ECDHE_RSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA384 DHE_DSS_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA256 / AES_256_CBC_ GCM_SHA256 DHE_RSA_WITH_AES_128_CBC_ GCM_SHA384 / AES_256_CBC_ GCM_SHA256 Falls Cloud-Betriebsform: Betriebsstandort des Rechenzentrums innerhalb EU Schwachstellenmanagement: Anwendung ist in CERT-Bund / NVD enthalten. Alternativ muss manuelle Überwachung über Herstellerseite durch Auftraggeber möglich sein
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subvent … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
bis zu 2-mal: Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 6 Jahre (Mindestvertragslaufzeit). Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um zwei weitere Jahre, sofern nicht sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch den Auftraggeber erfolgt. Für den zweiten und letzten Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
Optionen
Optional sollen in zukünftigen Arbeitspaketen die folgenden Module zum Einsatz kommen: - Order-to-Cash-End2End-Workflow - Formular-/Vorlagenmanagement - E-Akte - Künstliche Intelligenz
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung9 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
dtvp.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
5 MONTHS
Angebotsöffnung
Bewerber sind bei der Öffnung der Teilnahmeanträge nicht zugelassen.
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Basis der Vertragsgrundlage bildet ein EVB-IT Vertrag. Die konkrete Ausgestaltung des Vertrags wird in den Vergabeunterlagen enthalten sein. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Auftragserfüllung die Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu wahren und … ganz lesenLeistung: Basis der Vertragsgrundlage bildet ein EVB-IT Vertrag. Die konkrete Ausgestaltung des Vertrags wird in den Vergabeunterlagen enthalten sein. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, im Rahmen der Auftragserfüllung die Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu wahren und darüber hinaus Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen, nicht unerlaubt zu erlangen, zu nutzen oder offenzulegen (gem Anlage "Anlage B7 Verpflichtungserklärung Vertraulichkeit" der Teilnahmeunterlagen).
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird nicht genutzt
Elektronische Zahlung
wird nicht genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt, Jorge-Semprún-Platz 4, 99423 Weimar
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der F … ganz lesenEin Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXP4YQNHYKY 1. Die Teilnahmeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bewerber werden gebeten, die Teilnahmeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen. 2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche … ganz lesenBekanntmachungs-ID: CXP4YQNHYKY 1. Die Teilnahmeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bewerber werden gebeten, die Teilnahmeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen. 2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 3. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 11.06.2024, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bewerber nur in Textform und anonymisiert beantwortet. 4. Für die Bewerbung sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können. 5. Teilnahmeanträge sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bewerbertool im Reiter "Teilnahmeanträge" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Teilnahmeanträge, insbesondere schriftliche Teilnahmeanträge oder Teilnahmeanträge per E-Mail sind nicht zulässig. Teilnahmeanträge dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bewerbertools eingereicht werden. 6. Der Bewerber hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Teilnahmeanträgen vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bewerber an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren. 7. Soweit vom Bewerber auszufüllende Bestandteile der Teilnahmeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Angebotsabgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 8. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung). 9. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 10. Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag gem. § 17 Abs. 11 VgV auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben. 11. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anzahl der Bieter gem. § 17 Abs. 12 VgV in einer oder mehreren Verhandlungsrunden durch Ausscheiden der weniger wirtschaftlichen Angebote stufenweise zu reduzieren. 12. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht gem. § 56 VgV Gebrauch zu machen.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Thüringer Aufbaubank - Anstalt öffentlichen Rechts
Art
Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Wirtschaftliche Angelegenheiten
Anschrift
Gorkistraße 9, 99084 Erfurt
Kontakt
vergabe.busch@t-online.de

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43vergebene Aufträge
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292.079 € – 1,08 Mio. €mittlere Hälfte, 10 Werte

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Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 21.06.2024

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung dcd5bba2-a5b9-446c-8991-6ee647954db2.