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AA RV KonfDL Pavillon COP

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten · Brandenburg an der Havel, Brandenburg

Aktenzeichen VV-2025-0089veröffentlicht 19.05.2025DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 505 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe-online.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 19.05.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
4 Jahre01.08.2025 – 31.07.2029, bis zu 1 Verlängerung
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Brandenburg an der Havel14776, Brandenburg
Einreichung
elektronisch: Zulässigevergabe-online.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragja

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 85 Tage (49 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (92 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

  • Qualifikation und Erfahrung Personal70 %
  • Preis30 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−2,7 Punkte
25 % teurer−6 Punkte
50 % teurer−10 Punkte
100 % teurer−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 05.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 18 Monaten
  2. Angebotsfrist 09:59 Uhr
    über evergabe-online.de
    vor 17 Monaten
  3. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.07.2029
    vor 15 Monaten
  4. Öffnung der Angebote 10:00 Uhr
    vor 5 Monaten
  5. Heute

Beschreibung

Auftragsgegenstand sind umfassende Konferenzdienstleistungen, um die Beteiligung der Bundesrepublik Deutschland im Rahmen der jährlichen internationalen Klimaverhandlungen (COPs) organisatorisch, technisch und gestalterisch zu realisieren. Hierzu gehören insbesondere: - die Konzeption, Planung, Umsetzung und Betreuung des deutschen Pavillons auf den COPs (physisch sowie digital), - die Produktion von Veranstaltungen vor Ort und online, - die Bereitstellung einer Eventplattform, Website und von Kommunikationsmitteln, - die technische und organisatorische Leitung sowie Betreuung vor Ort, - die Umsetzung von Nachhaltigkeits- und Sicherheitsvorgaben.

Beschreibung des Loses

Gegenstand des Rahmenvertrages sind Leistungen in folgenden Kernbereichen: 1. Konzeption & Planung: Entwicklung eines Veranstaltungs- und Raumkonzepts, Visualisierungen (2D/3D), Sicherheitskonzept, technisches Setup, Projektplan, Abstimmung mit Dienstleistern, Kommunikationsdesign. 2. Technische Umsetzung & Ausstattung: Messebau, Livestreaming, Licht-, Ton- und Kameratechnik, IT-Infrastruktur, technischer Support und Aufzeichnung inkl. Dolmetsch- und Konferenztechnik. 3. Plattform & Website: Entwicklung und Betrieb einer webbasierten Eventplattform zur Einreichung und Koordination von Veranstaltungen, Erstellung einer interaktiven, barrierefreien Website mit Event-, Speaker- und Organisationsinformationen. 4. Vor-Ort-Betreuung & Produktion: Koordination, Ablaufregie, Speaker-Betreuung, Cateringkoordination, technische Regie, Betreuung hybrider und virtueller Formate. 5. Remote Services & Nachbereitung: Steuerung von virtuellen Elementen aus einem Studio in Deutschland, Signalübertragung an Onlineplattformen, Archivierung, Rückbau und Nachhaltigkeitsbescheinigung.

Für die Erfüllung der genannten Leistungen besteht ein Personalbedarf von: - Projektleiter:innen, Architekt:innen, Produzent:innen, - Technik-Expert:innen (Licht, Ton, Livestream, IT), - Redakteur:innen und Grafikdesigner:innen, - Moderator:innen und Videokonferenz-Operator:innen.

Die Conference of Parties (COP) findet jährlich im 4. Quartal für eine Dauer von 14 bis 18 Tagen an wechselnden Veranstaltungsorten statt. Die Umsetzung erfolgt jährlich in einem Planungszeitraum von ca. 4 Monaten pro COP. Der Leistungszeitraum erstreckt sich von 01.08.2025 bis 31.07.2029, mit einer Verlängerungsoption bis 31.12.2030.

Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit: Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Qualifikation und Erfahrung Personal70 %
Preis30 %
Qualität
Qualifikation und Erfahrung PersonalQualifikation und Erfahrung der für die Ausführung vorgesehenen Projektleitung und Technischen Leitung anhand von je 2 Referenzprojekten
Kosten
PreisPreisangebot für die Durchführung der Dienstleistungen für die diesjährige COP

Eignung10 von 10 angegeben

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über vergleichbare, erbrachte - d.h. abgeschlossene - Leistungen/Projekte im Bereich Konferenzdienstleistungen mit folgenden Angaben: - Bezeichnung der Referenz … ganz lesenGeeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge: Der Bieter benennt mindestens zwei Referenzen der letzten drei Jahre über vergleichbare, erbrachte - d.h. abgeschlossene - Leistungen/Projekte im Bereich Konferenzdienstleistungen mit folgenden Angaben: - Bezeichnung der Referenz/Leistungen - Angaben zum Auftraggeber - Angabe zum Vertragsverhältnis (Hauptauftragnehmer, Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft, Unterauftragnehmer) - Zeitraum der Leistungserbringung (von MM.JJJJ bis MM.JJJJ) - Auftragsvolumen (in EUR brutto) und geleistete Gesamtstunden - Land der Auftragsausführung - Teilnehmerzahl einschließlich Gäste pro Tag - Beschreibung der erbrachten Leistungen - Angaben über Bezug zu Klimaschutzrecht, Klimaverhandlungen usw. Der Gegenstand der Leistungen/Projekte muss in Bezug auf Inhalt, Komplexität und Umfang mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sein. Für eine hinreichende Vergleichbarkeit sind folgende Mindestanforderungen zu erfüllen: - Die Dienstleistungen wurden im Auftrag oberster Regierungsbehörden erbracht. - Die Dienstleistungen sind im Rahmen internationaler Klimaverhandlungen außerhalb Deutschlands erfolgt. - Die Dienstleistungen sind im Rahmen von Veranstaltungen mit mind. 250 Gästen pro Tag erfolgt. - Das Auftragsvolumen muss für jede Referenz mind. 300 Tsd. EUR betragen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen in Anlage 5 - Firmenbogen, Ziffer 6, Referenz I und Referenz II)
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Der Bieter sichert zu, dass ausreichend Personal zur Durchführung der Leistung im vorgegebenen Zeitraum - min. 5 Fachkräfte im Bereich Veranstaltungstechnik und 5 weitere Mitarbeitende - zur Verfügung steht und dieses spätestens zu Beginn der Leistungserbringung beim ihm tätig sein wird - zugleich Mindestanforderung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022): Benennung der Anzahl und Kategorie (Leitendes Personal, Fachkraft im Bereich Veranstaltungstechnik, Mitarbeiter/-in, Sonstiges Personal) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
Anzahl der Führungskräfte
Angabe des leitendes Personals im Rahmen der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 5. vorzulegen).
Anteil der Unterauftragsvergabe
Angabe, - welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder - ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruc … ganz lesenAngabe, - welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder - ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen, Anlage 5 - Firmenbogen, Ziffer 2).
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Nachweis/Bestätigung der Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen) - zugleich Mindestanforderung - mit folgenden Deckungssummen: - 5.000.000,00 EUR für Personenschäden - 5.000.000,00 EUR für Sachschäden - 1.000.000,00 EUR für Vermögensschäden … ganz lesenNachweis/Bestätigung der Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen) - zugleich Mindestanforderung - mit folgenden Deckungssummen: - 5.000.000,00 EUR für Personenschäden - 5.000.000,00 EUR für Sachschäden - 1.000.000,00 EUR für Vermögensschäden Sofern ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne (noch) nicht besteht, ist eine Eigenerklärung des Bieters ausreichend, wonach im Auftragsfall ein Versicherungsschutz im vorstehenden Sinne erfolgen und entsprechend nachgewiesen wird.
Allgemeiner Jahresumsatz
Eigenerklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (2024, 2023, 2022), wobei dieser mind. 1 Mio. EUR brutto pro Jahr betragen muss - zugleich Mindestanforderung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 4. vorzulegen)
Eintragung in das Handelsregister
Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels- / Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in Anlage 5, Ziffer 1. vorzulegen)
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhand … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen

Laufzeit und Umfang6 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
01.08.2025
Vertragsende
31.07.2029
Verlängerung
bis zu 1-mal
Optionen
Es ist eine Verlängerungsoption bis 31.12.2030 vorgesehen.
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Höchstwert der Rahmenvereinbarung
7.800.000 €

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
evergabe-online.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
18.06.2026, 10:00 Uhr
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: > Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland (Anlage 6.2) > Verschwiegenheits- und Geheimschutzerklärung (Anlage 6.4) > Eigenerklärung zur Sicherheitsüberprüfung eigener Beschäftigter (Anlage 6.5)
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird nicht genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz2 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser Friedrich-Str. 16, 53113 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorsc … ganz lesenUnternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
keine Angabe

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Finanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit: Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden … ganz lesenFinanzierungsvorbehalt und Hinweis zur Mittelverfügbarkeit: Der Abschluss dieser Rahmenvereinbarung steht unter dem Vorbehalt der endgültigen Bereitstellung der erforderlichen Haushaltsmittel gemäß den haushaltsrechtlichen Vorgaben des Bundes. Zum Zeitpunkt der Ausschreibung sind die entsprechenden Mittel noch nicht freigegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass aus dieser Rahmenvereinbarung keine Mindestabnahmemenge garantiert wird. Einzelabrufe erfolgen ausschließlich vorbehaltlich der Verfügbarkeit der Mittel.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Art
Bundeskanzleramt und Bundesministerien, die den niedrigen Schwellenwert anwenden gem. § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Kirchhofstraße 1-2, 14776 Brandenburg an der Havel
Website
bfaa.diplo.de
Kontakt
einkaufsteam1@bfaa.bund.de

Bei uns erfasst

333Bekanntmachungen
108Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Brandenburg. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

34vergebene Aufträge
3Angebote je Los im Median (23 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Dienstleistungen in Brandenburg (71 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens4 Meldungen

  1. 1. Berichtigung · Aktualisierte Informationen
  2. Vergabebekanntmachung
  3. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 18.06.2025
  4. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 18.06.2025 auf 19.06.2025 verschoben

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 7a49ffcc-8c14-4725-a507-eddca204ee28.