Vergabe für die Beschaffung der Dienstleistung zur Integration und Einführung des SAP S/4HANA (S/4HANA Core)

Zielsetzung: Das aktuell eingesetzte SAP ERP soll auf SAP S/4HANA transformiert werden. Dabei sollen die Nutzenpotenziale der neuen S/4HANA Generation genutzt und historisch gewachsene Prozesse, Datenhaltung und Workflows optimiert und standardisiert werden. Zudem soll das neue SAP-Hauptbuch sowie Nachfolgelösungen für das abgekündigte SAP SRM und SAP WM eingeführt werden. Dabei soll der AN sowohl die vorangestellte fachlich-inhaltliche Konzeption als auch die IT-seitige Implementierung verantworten bzw. eigenständig durchführen. Eine Konkretisierung des genauen Leistungsumfangs sowie der an den AN gestellten Erwartungshaltung erfolgt im Lastenheft (Anlage LA) nebst zugehörigen Anlagen.

Lastenheft: Das Lastenheft umreißt die wesentlichen Charakteristika der ausgeschriebenen Leistungen und definiert dessen Umfang (Scope) sowie die grundsätzlichen Anforderungen, die es vom AN zu erfüllen gilt, und bildet mithin die inhaltliche Grundlage für die Ausschreibung. Es hat die Funktion einer Leistungsbeschreibung (§ 28 SektVO) und beschreibt Status Quo, die Veränderung der Systemlandschaft, die Projektorganisation und -abwicklung, fachliche Anforderungen, Anforderung an die Beraterunterstützung sowie geforderte Angebotsinhalte. Das vollständigen Lastenheft mit allen Anlagen wird erst nach dem Teilnahmewettbewerb veröffentlicht.

Migrations- und Projektleistungen: Das Transformationsprojekt unterteilt sich in fünf Phasen. Phase 1 – Projekt-Initialisierung und –planung: Ziel dieser Phase ist es, das Transformationsprojekt im Detail zu planen und zwischen AG und AN zu koordinieren. Des Weiteren sollen die Maßnahmen zur Herstellung der Betriebsfähigkeit des Systems und Definition von Meilensteinen, Quality Gates, der projektbegleitenden Qualitätssicherungsmaßnahmen geplant werden. Phase 2 – Konzeption: Ziel dieser Phase ist die erfolgreiche Erarbeitung aller inhaltlichen Konzepte, die für die nachfolgende Implementierungsphase notwendig sind. Sie müssen neben der fachlichen Beschreibung auch ein Implementierungskonzept enthalten, das eine Planung auf Arbeitspaketebene zulässt. Phase 3 – Umsetzung: In der Umsetzungsphase sind die Fach- und Implementierungskonzepte der vorgegangenen Phase zu realisieren. Ziel ist die sachgerechte und vollständige Implementierung unter Wahrung vorgegebener Richtlinien (z.B. Entwicklerrichtlinie) und Standard-Verfahren. Phase 4 – Go-Live: Die Go-Live-Phase setzt den erfolgreichen Abnahmetest voraus. Es werden die Maßnahmen und Aktivitäten gemäß dem CutOver-Plan durchgeführt. Diese Phase endet mit dem erfolgreichen Go-Live. Phase 5 – Stabilisierungsphase: Nach erfolgreichem Go-Live folgt eine Stabilisierungsphase und umfasst die folgenden Aktivitäten: Behebung von Fehlern im Produktivbetrieb und operative Unterstützung bei der operativen Anwendung des Systems („Coaching“). Liefergegenstände/Projektleistungen: Die Projektleistungen gliedern sich wie folgt auf: •Konzeptionelle Aktivitäten: o Fachliches Feinkonzept E-2-E Prozesse; o Fachliches Feinkonzept prozessrelevante Strukturen & Stammdaten; o Fachliches Feinkonzept unterstützende Funktionen; o Fiori- und Oberflächenkonzept; o Konzept zur Übergabe an den Betrieb; o Berechtigungskonzept; o Geschäftspartnerkonzept; o Datenmigrationskonzept; o Integrations- und Schnittstellenkonzept; o Schulungskonzept; o Testkonzept; o Cut-Over-Plan; o Dokumentationskonzept; •Transformation: o Customizing für E-2-E Prozesse; o Customizing für prozessrelevante Strukturen & Stammdaten; o Customizing für unterstützende Funktionen; o Schnittstellen; o Berechtigungen; o Migrierte Daten; o Testfälle; o Schulung; o AG-Eigenentwicklungen; o Cut-Over & Go-Live Aktivitäten; o Dokumentation;