Teilauslagerung Interne Revision

Der Prüfungsplan für die Geschäftsjahre 2025 bis 2026 sieht eine Prüfungsvergabe von etwa 200 Prüfungstagen zu den vorgenannten Prüfungsthemen vor (1 Tag entspricht 8 Stunden). Dabei liegt der Prüfungsschwerpunkt größtenteils in der Durchführung von IT-Prüfungen in Anlehnung an die BAIT/DORA. Eine Beauftragung von tat-sächlichen Prüfungstagen je Prüfungsjahr erfolgt im Rahmen des jährlichen mit dem Vorstand der NBank abzustimmenden Prüfungsplans und in Abstimmung mit dem Auftragnehmer. Die NBank plant mit ca. 100 Prüfungstagen pro Jahr (zzgl. ggf. optio-nale Leistungen) und gewährt eine Mindestabnahme von 50 Prüfungstagen für das erste Prüfungsjahr. Die Anzahl der kalkulierten Prüfungstage (Mindestabnahme und variable Abnahme) wird gemeinsam im vierten Quartal analysiert und der Auftraggeber ist berechtigt im Rahmen der Billigkeit eine Anpassung um bis zu 50% der Prüfer-tage des Vorjahres vorzunehmen. Als weiteren und ab dem Jahr 2026 optionalen Bestandteil beinhaltet der Leistungs-umfang die Qualitätssicherung bzw. Umsetzungsüberprüfung der von den Fachbereichen zurückgemeldeten Abarbeitungsstände im Kontext der in der Sonderprüfung nach § 44 Abs. 1 Satz 2 KWG getroffenen Feststellungen. Für das vierte Quartal 2024 sind mindestens 20 PT geplant, für das Jahr 2025 sind mindestens 40 PT geplant. Diese Werte stellen diesbezüglich die Mindestabnahmemenge dar. Optional sollen diese Leistungen mit einem mit dem Auftragnehmer zu vereinbarenden billigem Zeitvorlauf um jeweils 50% erweiterbar sein. Die darüberhinausgehende, sowie die optionale Beauftragung der Leistungen erfolgt jeweils als Einzellabruf und mit der Abarbeitung soll schnellstmöglich, maximal jedoch mit einem Vorlauf von 1 Monat begonnen werden. Sollte der Vertrag verlängert werden, gilt dies ebenfalls für die Bezugsdauer der optionalen Leistung, sofern diese in Anspruch genommen wird. Der Auftragnehmer wirkt bei der Erstellung bzw. Weiterentwicklung der IT-Prüfungsplanung unterstützend mit und macht Vorschläge für neue Prüfungsthemen. Der Auftragnehmer stimmt die Prüfungstermine mit den zu prüfenden Bereichen gemäß der verabschiedeten Prüfungsplanung quartalsweise ab und teilt der Revision die vereinbarten Termine mit. Die Revision unterstützt dabei bezüglich der erforderlichen Ansprechpartner. Sollte der Auftragnehmer im Verlauf der Prüfung feststellen, dass der Prüfungszeit-raum gemäß Prüfungsplanung nicht einzuhalten ist, hat dieser - unter Nennung der Hintergründe - die Revision sofort auf elektronischem Weg zu informieren. Sollte dem Auftragnehmer im Vorfeld der anstehenden Prüfungen bereits bekannt sein, dass der Prüfungszeitraum aufgrund von beim Auftragnehmer zu verorteten Gründen, nicht eingehalten werden kann, ist hierüber die Revision ebenfalls sofort auf selbigem Weg zu benachrichtigen. Der Auftragnehmer führt zu Beginn jeder Prüfung ein Vor-Ort-/Remote-Auftaktgespräch durch, in dem die Prüfungsplanung den geprüften Bereichen / Teams anhand eines Prüfungsplanungsdokuments erläutert wird. Erforderliche Unterlagen werden vom Auftragnehmer im Vorfeld einer anstehenden Prüfung identifiziert und rechtzeitig, mindestens eine Woche vorher angefordert, sodass diese zum Prüfungsauftakt vorliegen. Der Austausch von Unterlagen hat auf elektronischem Weg über passwortgeschützte ZIP-Dateien zu erfolgen. Dies gilt auch für optionale Leistungen. Die Passwortrichtlinie des Auftraggebers ist diesbezüglich zu berücksichtigen (Anlage 11). Optional wird im Laufe des Vertragsverhältnisses überprüft, inwiefern eine Kollaborationsplattform entweder durch den Auftraggeber oder den Auftragnehmer realisierbar ist. Der Auftragnehmer hat als optionale Leistung eine Kollaborationsplattform mitsamt Sicherheitskonzept anzubieten. Diese Lösung muss, um genutzt zu werden, den bankenaufsichtsrechtlichen Anforderungen entsprechen. Die Abstimmungen über die erforderlichen Anforderungen erfolgen nach Vertragsabschluss. Die Dokumentation der Prüfungsergebnisse erfolgt in einem schriftlichen Revisionsbericht sowie ergänzenden Arbeitspapieren. Für einen fachkundigen Dritten (z.B. Aufsichtsprüfer) sind die durch-geführten Prüfungshandlungen, genutzten Nachweise und daraus gewonnenen Erkenntnisse so zu dokumentieren, dass diese auch im Nachgang einer Prüfung nachvollzogen werden können. Bei Stichprobenprüfungen ist das Auswahlverfahren, die erfolgte Auswahl an Vorgängen sowie das Ergebnis schriftlich festzuhalten, sodass im Nachgang Beanstandungen anhand von Einzelvorgängen nachvollziehbar bleiben. Die Prüfungsergebnisse sind vom Auftragnehmer innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss der Prüfung in mündlicher (Schlussgespräche) und schriftlicher (Revisions-berichte mit Empfehlungen) Form zu erstatten. Das Abschlussgespräch wird in einem Vor-Ort-/Remote-Termin anhand des Berichtsentwurfs innerhalb von zwei Wochen nach Abschluss des Prüfungszeitraums durch-geführt. Der Auftragnehmer stimmt die Prüfungsergebnisse direkt mit dem Fachbereich anhand eines Berichtsentwurfs ab, der parallel auch der Revision zur Verfügung gestellt wird. Anpassungen erfolgen kurzfristig, sodass innerhalb von zwei Wochen nach dem Abschlussgespräch eine Auslieferung des finalen Berichts erfolgt. Abweichungen von dieser stringenten Vorgehensweise sind - wie bei eigenen Revisionsprüfungen - vom Auftraggeber schriftlich zu dokumentieren. Bei schwerwiegenden Feststellungen während der Prüfungsdurchführung ist sowohl die Revision als auch der Vorstand über den Sachverhalt unverzüglich zu informieren. Ergeben sich im Rahmen der Prüfungen schwerwiegende Feststellungen gegen Mitglieder des Vorstandes, hat der Auftragnehmer dem gesamten Vorstand unverzüglich schriftlich Bericht zu erstatten. Innerhalb von vier Wochen nach Beendigung der Prüfung hat der Auftragnehmer die jeweiligen von ihm während der Prüfungsdurchführung genutzten Prüfungsunterlagen vollständig per passwortgeschützter ZIP-Datei mit nachvollziehbarer Ordnerstruktur der Revision der NBank zur Verfügung zu stellen.