Technische Arbeitsplatzausstattung und Field-Service

Gegenstand der Beschaffung sind Leistungen in Form von Field-Service und Bereitstellung technischer Arbeitsplatzausstattungen für die AG. Diese Liefer- und Dienstleistungen werden derzeit von der gkv informatik GbR (nachfolgend gkvi) erbracht; dies endet allerdings mit dem Austritt der AG aus der gkvi, spätestens zum 31. Dezember 2024. Infolge des Ausscheidens aus der gkvi zum genannten Datum ist die Beauftragung eines neuen Dienstleisters für die genannten Leistungen erforderlich. Zum Auftragsgegenstand gehört die Transition als Übergangsphase vom alten Dienstleister zum neuen AN. Die Transitionsphase soll jeweils unmittelbar nach Zuschlagserteilung, voraussichtlich zum 15. Mai 2024 beginnen. Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und den weiteren Vergabeunterlagen. Die BARMER führt das Vergabeverfahren als Vergabestelle federführend auch in Vertretung der HEK durch. Die Beauftragung erfolgt allerdings durch BARMER und HEK separat, d. h. BARMER und HEK werden jeweils eigene, voneinander unabhängige Verträge mit dem Auftragnehmer abschließen; eine gemeinsame Beauftragung im Rechtssinne erfolgt nicht.

Gegenstand der Beschaffung sind die beiden Leistungsteile "Technische Arbeitsplatzausstattung" und "Field Service". Im Einzelnen: a) Technische Arbeitsplatzausstattung Im Rahmen des Leistungsteils "Technische Arbeitsplatzausstattung" ist der AN für die Bereitstellung von Hardware aus dem Service-Katalog (Hardware gemäß 01-03 Leistungsverzeichnis Tabellenblatt "Technische AP-Ausstattung"), sofern erforderlich inkl. vorinstallierter Software, zuständig. Dies beinhaltet die Inventarisierung und erforderliche Lagerhaltung mit Mindestvorhaltemengen sowie die Abwicklung von Gewährleistungs-, Garantie- und Reklamationsfällen. Der AN überwacht die Verfügbarkeit von Hardware-Komponenten und unterstützt den AG bei der Weiterentwicklung des Service Katalogs (LifeCycle-Management). Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen zur "Technischen Arbeitsplatzausstattung" ist der Anlage 01-02-01 "Leistungsschein Technische Arbeitsplatzausstattung" sowie den dazugehörigen Anhängen zu entnehmen.

b) Field-Service Der "Field-Service" umfasst die Erbringung von Logistik- und Vor-Ort-Services für die vom AG betreuten Arbeitsplatzsysteme. Dies umfasst den Transport und die Lieferung von Hardware zum Übergabepunkt des AG, den Aufbau und die betriebsbereite Übergabe von Hardware, den Umzug von Arbeitsplätzen, die Erweiterung, den Austausch sowie Abbau von Hardwarekomponenten und die Entsorgung von Verpackungsmaterial. Defekte Hardware wird in der Regel nicht vor Ort repariert, sondern vom AN durch ein funktionsfähiges Gerät ersetzt. Die defekten Geräte werden dem AG zur Prüfung/Wiederaufbereitung an die dafür jeweils abgestimmte Stelle (zu entnehmen aus dem jeweiligen Service Request) übergeben. Eine Ausnahme bilden Multifunktionsdrucker und Videokonferenzsysteme, die ggf. vom AN vor Ort repariert werden. Des Weiteren übernimmt der AN die Verantwortung für die Pflege von CMDB/Assetdaten. Für die HEK besteht in Bezug auf den Leistungsteil "Field-Service" folgende Besonderheit: Die HEK erbringt Field-Service-Leistungen in der Regel selbst und wird daher nur in Ausnahmefällen zur Ergänzung und Unterstützung auf IT-Services des AN zurückgreifen. Eine ausführliche Beschreibung der Leistungen zum "Field-Service" ist der Anlage 01-02-02 "Leistungsschein Field-Service" zu entnehmen.

Die Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre (beginnend spätestens mit dem 1. November 2024 nach Ende der Transitionsphase). Die aus den beiden Leistungsscheinen (Dok. 01-02-01 Leistungsschein Technische Arbeitsplatzausstattung und Dok. 01-02-02 Leistungsschein Fieldservice) maximal abrufbaren Mengen ergeben sich aus dem Dokument 01-03 Leistungsverzeichnis, dort Arbeitsblatt "Technische AP-Ausstattung" bzw. "Field-Service", Spalte "Maximalmenge".