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vergebenEU-weitIT-DienstleistungenIT und SoftwareRahmenvereinbarung

Scandienstleistung von Patientenunterlagen für das UKHD nebst Tochtergesellschaften

Universitätsklinikum Heidelberg · Heidelberg, Baden-Württemberg

Aktenzeichen 2023-55veröffentlicht 12.07.2024DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Frist im Verfahrenseit 1019 Tagen abgelaufen

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Baden-Württemberg.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Baden-Württemberg (20 offen)

Geplant · Neuausschreibung möglich

Vertrag endet voraussichtlich am – Neuausschreibung möglich

in 19 Monaten · aus Vertragsdatum und Laufzeit errechnet

Endet ein Vertrag, schreibt die Vergabestelle die Leistung oft neu aus. Merken Sie den Vertrag vor: Wir erinnern Sie per E-Mail vor dem Vertragsende und melden, wenn dieselbe Vergabestelle eine ähnliche Leistung ausschreibt.

Vormerkenmit kostenlosem Konto

Verlängerungen sind nicht eingerechnet. Ob und wann neu ausgeschrieben wird, entscheidet die Vergabestelle. Die Erkennung einer Neuausschreibung ist eine Schätzung. Weitere auslaufende Verträge

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
4 Jahre
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Ort der Leistung
Heidelberg69120, Baden-Württemberg
Einreichung
keine Angabe

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichkeine Angabe
  • Elektronische Einreichung verpflichtendkeine Angabe
  • Nebenangebote zugelassenkeine Angabe
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenkeine Angabe
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetkeine Angabe
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendkeine Angabe
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Kein Angebot mehr möglich. Wer gewonnen hat und wie viele Angebote eingingen, steht unter Zuschläge; für Folgeaufträge lohnt der Blick auf Laufzeit und Vergabestelle.

Das Verfahren ist abgeschlossen; diese Meldung nennt das Ergebnis.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 102 Tage (49 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (100 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 28 Monaten
  2. Heute

Beschreibung

Die Abteilung "Zentrales Aktenmanagement" (ZAM) des Zentrums für Digitalisierung und Informationstechnologie (ZDI) am UKHD ist für rechts- und datenschutzkonforme Archivierung und die Abläufe vor, während und nach der Digitalisierung von Patienten- und Verwaltungsunterlagen zuständig. Die konventionelle Archivierung von Patientenunterlagen am Universitätsklinikum, ist bereits seit mehreren Jahren extern ausgelagert. Es wird mit Ausnahme von wenigen klinischen Bereichen, die noch konventionelle Patientenunterlagen erzeugen eine digitale Archivierung aller Unterlagen angestrebt.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag13 von 13 angegeben

Qualität
Hard- und Software Bereitstellung:Der Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit für seine Mitarbeiter die passende Hard- und Software für das Scannen der Dokumente in der geforderten Qualität bereitzustellen. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
VerarbeitungDer Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit die regelmäßige, werktägliche und fristgerechte Digitalisierung, Indexierung und Archivierung aller an den Dienstleister übergebenen Patientenunterlagen zu erbringen. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
DatenschutzDer Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit die Sicherstellung der Datenschutzaspekte zu gewährleisten. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Schnittstellen zu HYDMedia:Der Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, dass im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit die geforderte Schnittstelle vollumfänglich zum HYDMedia bedient werden kann. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Eigenständige Planung des Transports und der Vernichtung:Der Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, dass im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit der Abtransport und die Vernichtung der gescannten Dokumente nach der 6-Wöchigen Vorhaltungsfrist eigenständig geplant und gemäß DIN 66399 (Schutzklasse 3, mind. Sicherheitsstufe 4) verrichtet werden. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Aktentransport:Der Bieter / die Bietergemeinschaft sichert im Falle der Auftragserteilung einen datenschutzgerechten Aktentransport zu. Der bietereigene Kurier erhält keine inhaltliche Kenntnis des zu transportierenden Archivguts. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Rechnungsstellung:Der Bieter / die Bietergemeinschaft sichert im Falle der Auftragserteilung zu, dass während der Vertragslaufzeit eine mandantenspezifische Rechnungsstellung erfolgen wird. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Barcode-TestungDer Bieter / die Bietergemeinschaft sichert im Falle der Auftragserteilung zu, dass während der Vertragslaufzeit bei der Austestung von Barcodes innerhalb einer Frist von einer Woche eine Rückmeldung an den AG erfolgt. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Qualitätssicherung:Der Bieter / die Bietergemeinschaft erklärt sich im Falle der Auftragserteilung währende der Vertragslaufzeit nach der möglichen Implementierung des Konzeptes zur externen Verarbeitung zu Contractor Audits durch den Auftraggeber bereit. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
Indexierung gemäß § 17c Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 KHGDer Bieter / die Bietergemeinschaft sichert zu, dass im Falle der Auftragserteilung, während der Vertragslaufzeit die unter Ziffer C 2.4.3 geforderten Werte für die Felder eventCodeList und title zur Indexierung genutzt werden. Mindestkriterium ohne Punktebewertung. Erfüllt ein Angebot nicht die Mindestanforderungen, wird es ausgeschlossen.
Qualität
IntegrationskonzeptBewertet wird ein vom Bieter einzureichendes auftragsbezogenes Indexierungskonzept. Teil des Indexierungskonzeptes ist die Integration der in § 17c Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 KHG über bundeseinheitliche Regelungen zur elektronischen Übermittlung von Unterlagen der gesamten zwischen Krankenhäusern und Medizinischen Diensten im Rahmen der Krankenhausabrechnungsprüfung ablaufenden Vorgänge (elektronische VorgangsübermittlungsVereinbarung eVV) geforderten Feldern - eventcodeList entsprechend der KDL (Codebezeichnung des Dokuments gem. DocumentEntry.eventCodeList (ID 1.2.276.0.76.11.34); Vorgabe Quellcodesystem KDL (OID 1.2.276.0.76.11.469)) und title (MD Dokumententyp/Beschreibung). Maximal erzielbare Wertungspunkte (WP) [ohne Gewichtung]: 5 Gewichtung (G): 200 Gewichtete Bewertungspunkte (gBW) (max. erzielbar) [WP multipliziert mit G]: 1000 Bewertung: 5 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine sehr gute Leistung erwarten. 4 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine gute Leistung erwarten. 3 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine befriedigende Leistung erwarten. 2 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine ausreichende Leistung erwarten. 1 Wertungspunkt (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine mangelhafte Leistung erwarten. 0 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine ungenügende Leistung erwarten.
Qualität
Konzept zur externen VerarbeitungBewertet wird ein vom Bieter einzureichendes auftragsbezogenes Konzept zur externen Verarbeitung. Es wird ein Konzept für eine Umstellung der Prozesse hin zu einer externen Verarbeitung der Patientenunterlagen gefordert, das den Datenschutz der hoch sensiblen Dokumente ebenso in Betracht zieht wie die Prozesse des AG. Maximal erzielbare Wertungspunkte (WP) [ohne Gewichtung]: 5 Gewichtung (G): 200 Gewichtete Bewertungspunkte (gBW) (max. erzielbar) [WP multipliziert mit G]: 1000 Bewertung: 5 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine sehr gute Leistung erwarten. 4 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine gute Leistung erwarten. 3 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine befriedigende Leistung erwarten. 2 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine ausreichende Leistung erwarten. 1 Wertungspunkt (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine mangelhafte Leistung erwarten. 0 Wertungspunkte (WP): Die Angaben des Bieters zu dem jeweiligen qualitativen Zuschlagskriterium lassen in der prognostischen Bewertung durch den Auftraggeber im Vergleich zu den anderen noch wertbaren Angeboten eine ungenügende Leistung erwarten.
Preis
kalkulatorischer GesamtpreisWertungsrelevanter Preis (P) ist der kalkulatorische Gesamtpreis in EUR (netto).

Eignung0 von 2 angegeben

Kriterien
keine Angabe
Nachreichen von Unterlagen
keine Angabe

Laufzeit und Umfang2 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
4 Jahre
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

Angebot und Einreichung0 von 8 angegeben

Elektronische Einreichung
keine Angabe
Einreichung über
keine Angabe
Sprache
keine Angabe
Nebenangebote
keine Angabe
Mehrere Hauptangebote
keine Angabe
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung1 von 4 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
keine Angabe
Vorbehaltene Ausführung
keine Angabe
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Baden-Württemberg, beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Ka … ganz lesenEin Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y6YQ Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

Zuschläge

Zuschläge je Los
Zuschlag anAngebote
Heydt-Verlags-GmbH, Rottenburg2

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Universitätsklinikum Heidelberg
Art
Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Gesundheit
Anschrift
Im Neuenheimer Feld 670, 69120 Heidelberg
Kontakt
vergabestelle.gb3@med.uni-heidelberg.de

Bei uns erfasst

399Bekanntmachungen
121Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Alle 3 offenen Ausschreibungen von Universitätsklinikum Heidelberg, dazu Zuschläge und Auftragnehmer

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Baden-Württemberg. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

55vergebene Aufträge
4Angebote je Los im Median (47 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Baden-Württemberg (20 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung (diese Seite)
  2. BekanntmachungFrist 23.01.2024

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 39389033-c35e-46db-bd19-5002958e367e.