Rahmenvertrag zur kreativen und technischen Betreuung der DAAD-Onlineangebote inkl. Social Media

Los 1 umfasst die Kreativberatung und -betreuung für Onlineangebote, die der DAAD national und international nutzt und zukünftig nutzen wird. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem DAAD Kommunikations- und Inhaltskonzepte entwickeln, um die strategischen Ziele des DAAD (u.a. Strategie 2025) auch digital und kommunikativ umzusetzen. Neben klassischen Webseiten betreibt der DAAD innerhalb seines Onlineangebots facettenreiche Datenbanken (z.B. zur Projektförderung, Stipendiendatenbank und diverse Informationsdatenbanken zu Studium und Studienmöglichkeiten in Deutschland), Apps sowie komplexe Services nach dem Prinzip sogenannter "multi-sided platforms" bzw. personalisierter Onlineangebote (z.B. Community des Alumniportal Deutschland oder das Serviceportal Mein DAAD). Daher beinhaltet dieses Los neben entsprechender strategischer und konzeptioneller Beratung zu Datenbanken und Plattformthemen auch die Erstellung anspruchsvoller nutzendenzentrierter User Experience- und Interaktionsdesigns sowie die Beratung hinsichtlich des damit verbundenen User Managements. Dabei spielt auch die Konzeption komplexer Schnittstellen zwischen dem SAP-, dem Kontaktmanagement- sowie dem Identitymanagement-System eine wichtige Rolle. Ergänzt wird dieses Los um redaktionelle Betreuung und Content Management bestimmter Angebote in Zusammenarbeit mit den fachlichen Ansprechpartner:innen im DAAD sowie entsprechende Qualitätssicherung und DAAD-interne Schulungen, die Durchführung von Marketingkampagnen zur Bewerbung und Zielerreichung der Angebote sowie die Erfolgskontrolle bestimmter Aktivitäten. (Die Webanalyse der Angebote insgesamt ist Gegenstand von Los 2.) Auch die Produktion von Filmen und Videos zur Kommunikation der Inhalte kann über das vorliegende Kreativlos beauftragt werden. Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage BW2 Los 1 zu entnehmen.

Los 2 umfasst die Konzeption und Betreuung der technischen Infrastruktur, die Beratung zur Implementierung neuer Systeme und Schnittstellen sowie die Erstellung bzw. Weiterentwicklung des Betriebskonzepts der externen Onlineangebote des DAAD sowie von Intranet-Komponenten. Im Bereich des Content Managements umfasst das Los die Konfiguration, Pflege und Erweiterung der Systeme Imperia 10, WordPress, TYPO3, Pageflow u.a., die der DAAD einsetzt. Wenige Teile der Internetangebote werden noch unter Imperia 8 betrieben, die weitgehende Umstellung auf Imperia 10 bzw. WordPress soll jedoch fortgesetzt werden. Ein wesentlicher Teil der Geschäftsprozesse des DAAD, insbesondere die Bewerbung bzw. Antragstellung auf DAAD-Förderung oder die Information über Studienmöglichkeiten in Deutschland für internationale Studieninteressierte, beruht auf individuellen Datenbanken (SQL), dazugehörigen dynamischen Funktionen sowie entsprechenden Schnittstellen in die internen Datenverarbeitungssysteme des Hauses (auf Basis von SAP und Microsoft). Los 2 umfasst umfangreiche Leistungen im Bereich Implementierung von Datenbanken und dynamischen Funktionen, Individualprogrammierungen und Schnittstellenprogrammierung zu internen Systemen wie dem Kontaktmanagementsystem des DAAD (Microsoft Dynamics). Zudem muss die Betriebsunterstützung und die Weiterentwicklung der bestehenden Landschaft um den Identity Provider “DAAD-ID” (Microsoft Azure B2C) zur Anwendung eines Single Sign-on durchgeführt und in diesem Rahmen neue Service Provider des DAAD an das System angeschlossen werden (in der Regel via SAML 2.0). In diesem Zusammenhang müssen die Funktionen des Identity Provider überwacht und Unregelmäßigkeiten unmittelbar an den DAAD gemeldet werden. Weiterhin umfassen die vom Auftragnehmer zu übernehmenden Leistungen in diesem Los die Test- und Qualitätssicherung, die Quellcodeverwaltung, Wartungsarbeiten, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft sowie Nutzendenschulungen der verschiedenen Systeme. Der Auftragnehmer ist neben der Webanalyse (überwiegend Google Analytics, teilweise Matomo und etracker) ferner für die Schnittstellenkonfiguration (Integration von Registrierungsprozessen in die DAAD-CMS-Strukturen) und die Domain-Verwaltung zahlreicher Webauftritte und des zentralen Newsletter-Systems (derzeit Inxmail) zuständig. Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage BW2 Los 2 zu entnehmen.

Los 3 umfasst die Kreativberatung und -betreuung der Social-Media-Kanäle, die der DAAD national und international nutzt und zukünftig nutzen wird. Der Auftragnehmer unterstützt den DAAD bei der Weiterentwicklung der Onlinekommunikation über soziale Medien durch Beratung u.a. zu neuen Trends, Kanälen und Entwicklungen, zur fortlaufenden Optimierung der bestehenden Social-Media-Aktivitäten auf den vorhandenen Kanälen und vor allem durch redaktionelle Unterstützung. Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem DAAD Konzepte entwickeln, um die strategischen Ziele des DAAD auch in den Social-Media-Kanälen umzusetzen. Im Rahmen der redaktionellen Unterstützung sollen Postings zielgruppenspezifisch erarbeitet werden. Ein Teil der Betreuung soll regelmäßig und kontinuierlich über den gesamten Betreuungszeitraum geleistet werden. Hinzu kommen weitere Aufgaben und Aktionen, z.B. die Planung und Umsetzung von Themenkampagnen und Social-Media-Marketing. Punktuell und nach vorheriger Planung und Abstimmung können Wochenendarbeit oder Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten notwendig sein, z.B. zur Begleitung von Sondermaßnahmen wie Livestreams oder Überwachung der Kanäle in Krisensituationen. Ergänzt wird diese fortlaufende Betreuungsaufgabe durch die regelmäßige Erfolgskontrolle und das Reporting aller Social-Media-Aktivitäten. Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage BW2 Los 3 zu entnehmen.