Rahmenvereinbarung Eventagentur

'- Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art (live, digital, hybrid) regional, national und international, inkl. Technischer Projektleitung - Technische Planung und Umsetzung von Veranstaltungsformaten regional, national und international (inkl. Projektleitung), dazugehörige Erstellung von Produktions- und Lieferplänen inklusive Erfassung von Logistikvorgängen Dritter (z.B. Anlieferungstermine) - sämtliche Vorplanungen, notwendige Meetings, Absprachen mit Auftraggeberin und externen Partnern, - Absprachen, Briefing und Koordination aller Gewerke, die für die Veranstaltung beauftragt sind - Genehmigungsverfahren (z.B. Bauaufsicht, Straßenverkehrsbehörde, Umweltamt, Tiefbauamt, Polizei, Feuerwehr) - Einkauf / Miete von Veranstaltungsmaterialien wie beispielsweise Möblierung, Geschirr, Veranstaltungstechnik, Zelte, Foodtrucks, Raummiete sowie aller notwendigen Lizenzen -Buchung von Veranstaltungslocations - Sonderanfertigungen im Rahmen des technischen Aufbaus oder von (interaktiven) Aktionen für die Gäste, beispielsweise Messebauten, Bühnenrückwände, Logos im 3D-Effekt, Branding von Spezialbauten (Tribünen, Treppen o. ä.), Bühnenbau - Recherche und Beauftragung Catering in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit - Recherche und Buchung von Personal, bspw. Hostessen, Messebauern, Veranstaltungsfotografen, EinlassHelfer, Security, Platzanweiser, und weiterer Dienstleister - Recherche und Buchung von Künstlern in Absprache mit Auftraggeberin und unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, z.B. Musiker, Bildende Künstler, Performance Artists, Graphic Recording Artists, etc. - Abschließen von entsprechenden Versicherungen - Miete, Produktion oder Beauftragung von Exponaten (Exponate für Events; Kosten für bspw. Miete und Reisekosten) - Einladungs- und Einlassmanagement - Notwendige logistische Maßnahmen zur Realisierung der Veranstaltungen - Vorort-Besichtigungen, Grundriss- / Standplanung, Beschilderungen - Bedarfsermittlung Strom, Wasser und sonstige technische Ausstattung und Koordination / Beschaffung - Programmierung/Anpassung von entsprechenden digitalen Tools zur Datenabfrage und logistischer Vorbereitung der Veranstaltung (z.B. Online-Service-Portal Berliner Hoffest) - Lizenzkosten für etwaige Webseiten-Dienste, die im Rahmen einer Veranstaltungsabwicklung in Anspruch genommen werden. - Bei Bedarf Erstellen von Konzepten z.B. Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten, Vorkehrungen bei Pandemie o.ä. - Die vorgenannten Leistungen sind nicht abschließend benannt, da diese auf Basis der aktuellen Rahmenbedingungen definiert sind. Unvorhersehbare Entwicklungen (technische Weiterentwicklungen, äußere Umstände wie Pandemie etc.) können Anpassungen der Leistungen erfordern. Diese Anpassungen können nur so weit vorgenommen und abgerufen werden, sofern sie in einem engen Sachzusammenhang mit den bereits beschriebenen Leistungsteilen stehen. - Vor jeglicher Beauftragung, der genannten Leistungen hat der Dienstleister der Auftraggeberin ein Angebot vorzulegen und die Zustimmung zur Beauftragung/Abruf der Leistungen einzuholen