Rahmenvereinbarung digitale Fotoarbeiten

Auftragsgegenstand sind Digitalisierungs- und Bildbearbeitungsleistungen, digitale Reproduktionsarbeiten, die Erzeugung von Dateien und deren digitale Archivierung auf Abruf. Der Grund für die Digitalisierung fällt dabei in eine von drei Kategorien: a.) In ihrer Funktion als Museen digitalisieren KB und KK ihre Bestände für die Erfassung im Museumsdokumentationssystem RIA: das jährliche Gesamtbudget für diese internen Repro-Arbeiten beläuft sich in der laufenden Haushaltsplanung auf 15.000 € b.) In ihrer Funktion als Kultureinrichtungen übernehmen KB und KK Kulturvermittlungsaufgaben und digitalisieren ihre Bestände im Zusammenhang mit Ausstellungs-, Forschungs- und Publikationsprojekten (analog und digital): das jährliche Gesamtbudget für Repro-Arbeiten steht in Abhängigkeit von der finanziellen Ausstattung der Ausstellungs-, Publikations- und Forschungsprojekte. c.) In ihrer Funktion als Service-Einrichtungen fertigen KB und KK im Nutzerauftrag digitale High-End-Druckvorlagen für verschiedene Veröffentlichungszwecke ihrer kommerziellen Bildkunden an. Für diesen „Digitizing on Demand-Service“ entstehen Bedarfe an Digitalisierungs- und Reproduktionsarbeiten, die extern beauftragt werden sollen: das jährliche Kostenvolumen der Kundenaufträge ist in der Regel größer als das Volumen der internen Aufträge (siehe a.) Hinweis: Alle Angaben sind zzgl.der gesetzlichen Umsatzsteuer. Es gibt zwei maximale Auftragswerte für die Rahmenvereinbarung. Der maximale Auftragswert für interne Aufträge beläuft sich auf 60.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (15.000 € pro Jahr). Der maximale Auftragswert für Aufträge für Dritte beläuft sich auf 240.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (60.000 € pro Jahr). Der geschätzte Auftragswert für interne Aufträge beläuft sich auf ca. 60.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (15.000 € pro Jahr). Erfahrungsgemäß wird dieses Budget komplett ausgeschöpft. Der geschätzte Auftragswert für Aufträge für Dritte beläuft sich auf ca. 192.000 € auf die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren (ca. 48.000 € pro Jahr). Dieser Wert ist ein unverbindlicher Schätzwert basierend auf den vergangenen 5 Jahren. Die Auftraggeberin garantiert keinerlei Abnahmemengen und hat insbesondere bei Aufträgen für Dritte keinen Einfluss auf Abrufmengen. Erfahrungswerte aus der Vergangenheit lassen keine Rückschlüsse auf die Zukunft zu. Für Dritte gab es im Schnitt 1.000 Aufnahmen/Digitalisierungen pro Jahr. Beispielhaft gab es im Jahr 2021 für die Kunstbibliothek ca. 850 und für das Kupferstichkabinett ca. 400 Digitalisierungen. Der Auftragnehmer (AN) hat die Leistungen in einem dafür vorgesehenen Raum der Auftraggeberin am Matthäikirchplatz 8 in den Zeiten Montag bis Freitag, jeweils 9 Uhr bis 18 Uhr mit dem dort vor Ort befindlichen Cruse-Scanner und PCs der Auftraggeberin zu erbringen. Die Arbeitszeiten sind dabei in dem o. g. Zeitfenster frei wählbar. Die technischen Angaben zur bereitgestellten Hard- und Software sind der Anlage 01a zu entnehmen. Sollten spezielle Originalvorlagen (z. B. Großformate) mit den im Haus zur Verfügung stehenden Scan-Geräten nicht digitalisiert werden können, kann eine Digitalisierung außer Haus nach Absprache mit der Auftraggeberin notwendig werden. Digitale Reproaufnahmen sind mit der Repro-Ausrüstung des Auftragnehmers nach den Vorgaben und Standards der Auftraggeberin durchzuführen. Die fotografische Ausrüstung für die digitale Reproduktion von Originalobjekten in in der Leistungsbeschreibung definierter Qualität ist vom Auftragnehmer bereitzustellen. Der Auftragnehmer sammelt die Aufträge und arbeitet sie wochenweise ab. Von ihm wird erwartet, dass er im Schnitt mindestens 2 Tage pro Woche vor Ort arbeitet. Ebenso wird erwartet, dass er flexibel genug ist, um nach Bedarf an weiteren Tagen vor Ort Massendigitalisierungen vornehmen zu können. Die Auftragserteilung (Einzelabruf) erfolgt für alle Auftragsarten per entsprechendem Formular durch die Auftraggeberin. Die digitalen Arbeiten umfassen - die Produktion von Digitalproduktionen (Fotografien und Scans) hochwertiger - ein- und mehrfarbiger 2D-Objekte (Zeichnungen, Druckgrafiken, Bücher, Gemälde, Negative, Farbdiapositive, Glasnegative und -positive) - 3D-Objekte (Künstlerbücher, Materialcollagen, gerahmte Gemälde, Architekturmodelle) - mehrteiliger Objekte - Objekte unterschiedlichen Formats (Kleinstformate bis Großplakate) - die Bildbearbeitung (Freistellungen, Retuschen, Rekonstruktionen, Montagen) - der Abgleich der erstellten Bilddateien mit dem Original unter Normlichtbedingungen (Tonwert, Farbe, Helligkeit) - die Bearbeitung der Rohdaten nach den Erfordernissen der Langzeitarchivierung - die Befüllung der Datenfelder in Museum Plus - Digital Assets - die Einbringung eines Dateinamens und eines Copyright-Hinweises in den Header jeder erstellten Bilddatei. - die selbständige Durchführung von Weissabgleich und Kalibrierung des Cruse-Scanners Die organisatorischen Aufgaben umfassen - die Bearbeitung und Ausführung externer und interner Foto-Aufträge und eigene Inrechnungstellung) - die systematische Ablage (derzeit Museum Plus, langfristig RIA) Wie oben aufgeführt, werden auch Aufträge für Dritte erteilt. Dabei wird die Auftraggeberin von Dritten beauftragt, ein Digitalisat zu erstellen. Die Auftraggeberin erteilt einen Auftrag an den AN. Dieser erstellt das Digitalisat und stellt es dem Dritten und der Auftraggeberin zur Verfügung. Der AN kümmert sich selbstständig um die Rechnungslegung und anhängige Vorgänge (z. B. Mahnung) an den Dritten. Rechnungsdaten und Kontaktdaten werden mit der Auftragserteilung durch die entsprechenden Formulare übermittelt. Für externe Aufträge kann ein Aufpreis auf die Angebotspreise von bis zu 30% abgerechnet werden. In der Anlage 03a_Preisblatt_und_fiktive_Kalkulation gibt es einen separaten Reiter für diese Preise (Preisblatt Extern). Der Aufschlag kann für jede Position des Preisblattes individuell bestimmt werden.