Projektmanagement und Prozessanalyse zur Einrichtung einer Plattform digitales Thüringer Gesundheitsamt (Plattform eGesundheitsamt)

Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig ein starker, moderner und bürgerzentrierter Öffentlicher Gesundheitsdienst (ÖGD) für den Gesundheitsschutz der Bevölkerung ist, aber auch vor welchen Herausforderungen der ÖGD in Deutschland im Bereich der technischen und prozessualen Modernisierung steht. Eine Reifegradanalyse in den 22 Thüringer Gesundheitsämtern auf der Basis des vom Bundesministerium der Gesundheit bereitgestellten ÖGD-Reifegradmodells ergab im Jahr 2022 eine stark entwicklungsfähige digitale Reife. In fast allen acht Reifegraddimensionen erreichten die Gesundheitsämter die unteren Stufen. Des Weiteren sind mit der EU-Verordnung für ein Single Digitale Gateway, dem Onlinezugangsgesetz und dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Governmentgesetz) gesetzliche Regelungen umzusetzen, die auch den ÖGD betreffen. Schließlich bildet ein moderner ÖGD mit zeitgemäßen Arbeitsbedingungen und Services einen wichtigen Standortfaktor. Deshalb plant das Thüringer Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie (TMASGFF) zum einen eine landesweit nutzbare, modulare, interoperable digitale ÖGD-Plattform (Gateway) für den Thüringer ÖGD, die für standardisierte Zusatzanwendungen ebenso offen ist wie für die Kommunikation und Zusammenarbeit sowie den Datenaustausch zwischen den Thüringer Gesundheitsämtern und Bürgern, Einrichtungen, anderen Ämtern, Unternehmen und sonstigen Dritten sowie der ÖGD-Einrichtungen untereinander (Plattform eGesundheitsamt) geeignet. Zum anderen soll diese technische Modernisierung durch eine Prozessanalyse mit einer Prozessoptimierung und -standardisierung in den ÖGD-Einrichtungen verknüpft werden. Durch die Plattform soll die Rolle des ÖGD als Akteur im Gesundheitsschutz und der Gesundheitsförderung aufgewertet, die Aufgabenerledigung der verschiedenen ÖGD-Einrichtungen optimiert und das Bild eines modernen öffentlichen Gesundheitsdienstes mit Bürgernähe in der öffentlichen Wahrnehmung geschärft werden. Die Plattform soll sowohl ein Arbeitsmittel für die Thüringer ÖGD-Einrichtungen auf allen Ebenen sein, als auch die Bürger:innenzentrierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes stärken. Der Begriff Bürger:innen wird hierbei weit ausgelegt und auf alle Stakeholder des ÖGD bezogen (z.B. Schulen, Kindertagesstätten, Krankhäuser und Ärzte, andere Behörden, Badegewässerbetreiber, Suchthilfe, Gesundheitsförderung, Eltern uvm.). Um dies zu erreichen, sollen für den ÖGD Fachmodule an die Plattform angekoppelt und für die Stakeholder Services, wie Informationen, Beratungen, Kommunikation und Verfahren zur Wahrnehmung von Onlineverwaltungsleistungen angeboten werden. Die Plattform eGesundheitsamt soll modular entwickelt werden, d. h., dass Module schrittweise zur Umsetzung kommen sollen. Die Plattform eGesundheitsamt soll die Nutzenden aus dem ÖGD außerdem befähigen, selbst Anwendungsfälle einzurichten. Die Plattform eGesundheitsamt soll den anderen Ländern auf Basis freier Lizenzen mit bevorzugt offengelegtem Quellcode zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden können (analog dem sog. Einer-für-Alle-Prinzip (EfA) des Onlinezugangsgesetzes, kurz OZG). Die anderen Länder entscheiden selbst, ob sie die Plattform eGesundheitsamt nachnutzen und wenn ja, welche Module sie verwenden. Ziel ist es, die ersten Ausschreibungen zur Programmierung der Plattform eGesundheitsamt und erster Module Anfang des III. Quartals 2023 zu veröffentlichen, so dass im II. Quartal des Jahres 2024 die Plattform eGesundheitsamt und erste Module nutzbar werden. Das Vorhaben, in Thüringen eine Plattform eGesundheitsamt einzurichten sowie eine Prozessanalyse und -standardisierung im Thüringer ÖGD vorzunehmen, soll durch ein hiermit zu beauftragendes, externes Projektmanagement durchgeführt werden. Kernaufgabe des Projekt- bzw. Programmmanagements ist es zunächst, die Prozesse in den Landes-ÖGD-Einrichtungen sowie den Gesundheitsämtern aufzunehmen und zu dokumentieren. Es soll ein Anforderungsverzeichnis erstellt werden, welches hinsichtlich von zuvor definierten Kriterien zu Nützlichkeit, Notwendigkeit und Umsetzbarkeit untersucht werden muss. Daraus sollen Standardprozesse, auch hinsichtlich Digitalisierung und Automatisierung, mit deren Schnittstellen entwickelt und die Verantwortlichen in die Handhabung dieser Prozesse eingearbeitet werden. Weitere Aufgabe ist es, die Beauftragung von Softwareunternehmen zur Realisierung von bereits identifizierten Leistungen und weiteren, durch das Projektmanagement noch zu identifizierenden Einsatzmöglichkeiten eines Gateways zu organisieren. Das Projektmanagement soll die Umsetzung der Programmierleistungen dieser Module begleiten und den Auftraggeber bei der Abnahme, der Implementierung in den 25 Thüringer ÖGD-Einrichtungen (z.B. Schulungen) und dem Betrieb der im Rahmen dieses Projekts erteilten Aufträge unterstützen. Dazu zählt auch die Zusammenführung der neuen und vorhandenen Module in der Plattform eGesundheitsamt. Besondere Bedeutung kommen bei dem Projekt der Datensicherheit und dem Datenschutz sowie der Anwenderfreundlichkeit und der Verfahrensoptimierung bei. Außerdem soll das Projektmanagement die Aufgaben einer zentralen Kompetenzstelle als Anlaufpunkt für die Gesundheitsämter und beiden Landesbehörden des ÖGD sowie die Koordination zwischen den Stakeholdern übernehmen und die bestehende High level Digitalisierungsstrategie für den Thüringer ÖGD zu einer Rahmendigitalisierungsstrategie für die einzelnen ÖGD-Einrichtungen nach dem ÖGD-Reifegradmodell weiterentwickeln. Nicht Gegenstand des Projektmanagements ist die Software-Entwicklung für die Plattform und deren Module. Das Projektmanagement umfasst die folgenden Tätigkeiten, die in Abstimmung mit dem Auftraggeber durchzuführen sind: - Detaillierte Konzeption und Durchführung des Projekts zur Entwicklung und Einführung einer Plattform eGesundheitsamt (Planung des Gesamtprojektes wie auch die Vorbereitung und Begleitung der durch den Auftraggeber erfolgenden (ggfs. modularen) externen Beauftragung der Programmierung und fachliche Empfehlung bzgl. der Annahme dieser externen Beauftragungen) - Durchführung einer allumfassenden Analyse der Arbeitsabläufe und Prozesse in den verschiedenen Einrichtungen des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Thüringen mittels einer ausgereiften Software - Erstellung und Überwachung von Ablauf-, Termin- und Kostenplänen für das Gesamtprojekt und die jeweiligen Teilprojekte/Arbeitspakete - Erstellung von aufeinander abgestimmten Ablauf-, Termin- und Rolloutplan zur Umsetzung der Module einer Plattform eGesundheitsamt - Definition von Meilensteinen und Arbeitspaketen sowie die kontinuierliche Bewertung des tatsächlich erreichten Projekt-Zustands (z. B. Soll-/Ist- Abgleich, Meilensteinauswertung) und im Falle von Abweichungen Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen zur Erreichung der Projektziele, ggf. im Abstimmung mit den zu beauftragenden Softwareentwicklern - Kontinuierliches Risikomanagement, d. h. Identifikation und Dokumentation von Projektrisiken, Ableitung von Maßnahmen, Umsetzung der Maßnahmen, Eskalation von Problemfällen - Anforderungsmanagement, d. h. auch das Bewerten und das Umsetzen von Änderungsanforderungen - Kontinuierliches Projektumfeld- / Stakeholder-Management (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von (regelmäßigen) Besprechungen, Beratungen und Workshops, z. B. Vorbereitung und Durchführung regelmäßiger Austauschformate zur Einholung von Rückmeldungen interessierter Thüringer ÖGD-Einrichtungen und Vertretern weiterer Länder, Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse, inkl. Erstellung der Protokolle; Diskussion und Entscheidungsvorbereitung zu fachlichen und organisatorischen Fragen mit Projektbezug; Beratung zu organisatorischen Fachfragen und technische Beratung im Kontext der Umsetzung; fachliche und technische Beratungsleistungen) - Unterstützung des Auftraggebers beim Entwurf von Medien-Statements - Sicherstellung der Einhaltung von allen Datenschutz- und Datensicherheitsvorgaben inkl. erforderlicher Dokumente; Für die erforderlichen juristischen Ausarbeitungen kann eine weitere Auftragserteilung erfolgen. - Initiieren, Konzipieren und Unterstützung bei der Beauftragung von Schulungsmaßnahmen und dem 1st Level-Support für den ersten Zeitraum der Implementierung - Orientierung der Supportprozesse angelehnt an ITIL (Anwendungs- und Nutzerbetreuung) - Berichtspflichten des Auftragnehmers (zu Auftragsbeginn soll ein mindestens ganztägiger Projekt Kick-Off beim Auftraggeber am Dienstort Erfurt durchgeführt werden. Jeder Meilenstein ist gesondert durch den Auftraggeber in einer Videokonferenz abzunehmen. Der Auftragnehmer hat dazu einen Zwischenbericht im Powerpoint-Format vorzulegen. Es soll mindestens alle drei Monate ein Zwischenbericht vorgelegt und präsentiert werden. Die vom Auftraggeber vorgegebenen Meilensteine sind in die zu definierende Meilensteinplanung des Auftragnehmers zu integrieren. Zudem hat der Auftragnehmer zum Auftragende einen Abschlussbericht (Word- bzw. PDF-Format) zu erstellen (max. 30 Seiten), der durch den Auftragnehmer außerdem im Powerpoint-Format zusammengefasst (max. 30 Folien) und in einer Videokonferenz vorgestellt werden muss.) - Qualitätssicherung (Der Auftraggeber erwartet, dass der Auftragnehmer eine loyale, produkt-neutrale, qualitativ hochwertige Beratungsleistung für die Erreichung der Ziele erbringt. Der Auftragnehmer hat die zu erbringenden Leistungen nach geltenden Prozessstandards durchzuführen und zu dokumentieren. Der Auftragnehmer wendet ein eigenes Qualitätsmanagement an.)