Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von regionalen Veranstaltungen im Rahmen der Aktionstage Heizkeller der Zukunft in Nordrhein-Westfalen

Der Auftragnehmer übernimmt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Aktionstage. Es sollen insgesamt 16 Aktionstage jeweils an Werktagen im Jahr 2026 durchgeführt werden. Der Auftragnehmer ist zudem verantwortlich für die Bewerbung der Veranstaltungen, um einen Teilnehmerkreis von jeweils insgesamt circa 300 Personen pro Aktionstag zu erreichen. Es sind je Regierungsbezirk drei Veranstaltungen in drei unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten vorzusehen. Im Regierungsbezirk Köln werden abweichend vier Veranstaltungen in vier unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten geplant. Es sollen insgesamt mindestens 8 der 16 Veranstaltungen und jeweils mindestens ein Aktionstag je Regierungsbezirk an einem Samstag stattfinden. Insgesamt ist es wichtig, die konkrete Zielgruppe der Ein- und Zweifamilienhausbesitzer und deren räumliche und zeitliche Verfügbarkeit zu berücksichtigen. Die ersten acht Veranstaltungen sollen in den Kalenderwochen 19-26 in 2026 stattfinden, die zweiten acht Veranstaltungen in den Kalender-wochen 36-43 in 2026. Es ist auf eine gleichmäßige Verteilung der ausgewählten Kreise bzw. kreisfreien Städten über die Landesfläche von NRW zu achten, um eine ausgewogene Auswahl und Repräsentanz unterschiedlicher Siedlungsformen zu erreichen. Die detaillierte Terminabstimmung findet in Zusammenarbeit mit den vor Ort zuständigen Handwerksinnungen und dem Auftraggeber statt. Dabei wird der Auftragnehmer bei der Kontaktaufnahme zu den Innungen durch den Auftraggeber kommunikativ unterstützt.

Der Auftragnehmer hat in seinem Angebot eine Projektleitung, eine Vertretung der Projektleitung sowie das Umsetzungsteam zu benennen. Das für den Auftrag eingesetzte Personal muss zu den üblichen Bürozeiten (9:00 bis 16:00 Uhr) per Telefon und E-Mail erreichbar sein. Für die Abstimmungen zwischen Auftragnehmer und Auf-traggeber sind vorrangig Telefon- und Videokonferenzen zu nutzen.

Die gestalterischen Leistungen umfassen die Kreation und den Satz von digitalen und analogen News Items, wie Save-the-dates, Einladungen oder Remindern. Daneben ist die Kreation eines Key-Visuals als zentrales Veranstaltungsbild für das digitale Veranstaltungsmanagement, die Entwicklung von Layouts für Druckpositionen, wie Programmen, Veranstaltungsflyern, Plakaten, oder z. B. auch die Gestaltung und der Satz von Präsentationen eingeschlossen. Diese sind angelehnt an das Corporate Design der NRW-Landesregierung zu erstellen, welches vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird.