modulspezifische Implementierung von SAP S/4HANA [aa]

Im Bereich Finanzen des kaufmännischen Loses werden die Kernfunktionen des Moduls SAP-FI ausgeprägt. Weitere Module und Produkte, die in den Einsatz kommen sind SAP SD, Group-Reporting und die Einbindung eines Drittdienstleisters für den elektronischen Rechnungseingangsprozess (nicht Gegenstand dieser Ausschreibung). Für den Bestandteil Finanzen sind bereits umfangreiche Fachkonzepte mit dazugehörigen BPMN 2.0 Prozessmodellen im Solution Manager erstellt worden. Basierend auf den Fachkonzepten wurden Blueprints erstellt, die aus fachlicher Sicht die Anforderungen an das Customizing und die Entwicklung beschreiben. Im kaufmännischen Los bezieht sich das Teilprojekt Controlling auf folgende Ende-zu-Ende Prozesse mit ihren Kernfunktionalitäten: - Projekt-bis-Ergebnis: Investitions- und Projektcontrolling mit den SAP Modulen Investitionsmanagement und Projektsystem (IM/PS) - Planung-bis-Durchführung: Internes Rechnungswesen inkl. Profitcenter & Leistungsverrechnung (CO, CATS) sowie die konzernweite Planung mit SAP Analytics Cloud (SAC) als Kernsystem (Grundfunktionalitäten ab 2026) Fachkonzepte und Blueprints folgen BPMN- Prozessmodellen. Auf dieser Basis werden modulübergreifendes Customizing, Entwicklungen, Integration (CO, FI, IM, PS, FI-AA, MM, PM, HCM), SAC-Funktionalitäten sowie Erweiterungen für die neue S/4HANA-Systemlandschaft umgesetzt. Für den Bestandteil Controlling sind bereits umfangreiche Fachkonzepte mit dazugehörigen BPMN 2.0 Prozessmodellen erstellt worden. Ebenso wurden Schnittstellenkonzepte erstellt. Basierend auf den Fachkonzepten wurden Blueprints erstellt, die aus fachlicher Sicht die Anforderungen an das Customizing und die Entwicklung (WRICEF) beschreiben.

Das Teilprojekt Instandhaltung beschäftigt sich mit den Geschäftsprozessen zur Instandhaltung von Fahrzeugen, Infrastrukturanlagen und Gebäuden innerhalb der Hamburger Hochbahn AG. In der Hauptsache sind hiervon die Technikbereiche TS (Schienenfahrzeuge) und TI (Infrastruktur und Gebäude) sowie die FFG als eigene Gesellschaft (hauptsächlich) für Businstandhaltung betroffen. Auch in Richtung des Busbetriebs und des U-Bahnbetriebs gibt es insbesondere bei Störungen Berührungspunkte mit dem Teilprojekt Instandhaltung. Die bereits im jetzigen SAP-System umgesetzten Instandhaltungsprozesse wurden innerhalb der Konzeptionsphase auf mögliche Standardisierungen über Bereichsgrenzen hinweg untersucht. Bei genutzten SAP-Eigenentwicklungen wurden geprüft, ob die benötigte Funktion bereits standardmäßig im S/4H System zur Verfügung gestellt werden kann. Dadurch konnte die Anzahl der Prozessvarianten reduziert und die Wartbarkeit des zukünftigen S/4H Systems sichergestellt werden. Der Ende-zu-Ende Soll-Prozess "Spezifikation bis Ausmusterung" wurde bis Ebene 4 definiert und die Fachbereichsanforderungen je Prozessschritt aufgenommen.

Einblick, Ausgangsituation, Stakeholder Das Teilprojekt Materialmanagement ist ein zentraler Bestandteil der SAP S/4HANA-Einführung bei der Hamburger Hochbahn AG. Es umfasst die Umsetzung der End-to-End-Prozesse "Einkauf zur Zahlung" sowie "Lagern zur Verwendung", mit dem Ziel, eine einheitliche, standardnahe und integrierte Systemlandschaft für Materialwirtschaft und Beschaffung zu etablieren. Die Implementierung basiert auf einem Mengengerüst mit sechs Einkaufsorganisationen und sechs Werken. Die zugrundeliegenden Prozesse wurden bereits in der Konzeptionsphase bereichsübergreifend harmonisiert. Fachlich eingebunden sind die Bereiche TS (Technik Schienenfahrzeuge), TI (Technik Infrastruktur und Gebäude), die Tochtergesellschaft FFG (Businstandhaltung) sowie der Zentraleinkauf (FE). Sie bringen fachliche Anforderungen ein und übernehmen die Rolle als Key User. Die technische Umsetzung erfolgt auf Basis der entwickelten Business Blueprints und Fachkonzepte, mit besonderem Fokus auf die Integration angrenzender Teilprojekte, insbesondere Instandhaltung (PM) und Finanzen (FI). Umsetzungsumfang - SAP-Standardprozesse und kundenspezifische Erweiterungen Das Los Materialmanagement beinhaltet die vollständige Abbildung sämtlicher relevanter SAP-MM-Standardprozesse in Verbindung mit kundenspezifischen Anforderungen. Ziel ist es, eine durchgängige, transparente und medienbruchfreie Prozesskette zu schaffen - von der Bedarfsanforderung bis zur Übergabe an die Rechnungsprüfung (welche im Los Finanzen realisiert wird). Im Einzelnen werden folgende Blueprints implementiert: - Grunddaten Materialmanagement - Lieferantenmanagement - Zentrale operative Beschaffung - Wareneingang inkl. Qualitätsprüfung - Interne Warenbewegungen - Retourenmanagement - Inventur - Warengruppenmanagement - Strategische Beschaffung Besonderheit ist, dass der Prozess technisch mit der Buchung des Wareneingangs endet, da die Rechnungsprüfung im Teilprojekt Finanzen umgesetzt wird. Die Schnittstelle zwischen beiden Bereichen muss sauber definiert und prozessual abgesichert werden. Systemische Integration und angebundene Lösungen: Zur vollständigen Abbildung der End-to-End-Prozesskette werden mehrere externe Systeme und SAP-Add-Ons in das S/4HANA-System integriert. Diese sind funktional in die Prozessarchitektur einzubetten und technisch über geeignete Schnittstellen anzubinden: - Onventis - Katalog- und Lieferantenmanagement - CuContract - SAP-integriertes Vertragsmanagement (Valantic Add-On) - Infotec AG - Mobile Lösung zur Unterstützung von Materialbewegungen - Externe Bekleidungsmanagementlösung - zur Abbildung materialwirtschaftlicher Vorgänge im Zusammenhang mit Dienstkleidung Zusätzliche Konzeption - Integration von Ausschreibungsplattformen Im Verlauf der Implementierung ist eine zusätzliche Konzeption und anschließende technische Umsetzung einer Integration von Ausschreibungsplattformen in die SAP-Einkaufsprozesse vorgesehen. Im Fokus steht hierbei insbesondere der Bauprojekteinkauf, für den eine Vollintegration folgender Systeme angestrebt wird: - RIB iTWO - als Planungssystem für Bauprojekte - RIB e-Vergabe - als elektronische Vergabelösung Die Integration dieser Systeme soll es ermöglichen, projektbezogene Ausschreibungen und Vergaben nahtlos mit den SAP-Einkaufs- und Vertragsprozessen zu verbinden. Die Konzeption dieser Schnittstellen erfolgt während der laufenden Implementierungsphase und ist integraler Bestandteil des Leistungsumfangs. Besondere Anforderungen an Integration und Zusammenarbeit: Die Prozesse im Materialmanagement sind eng mit weiteren Teilprojekten verzahnt. Insbesondere ist eine tiefe Integration in die Instandhaltungsprozesse (PM) sicherzustellen - etwa bei der bedarfsgesteuerten Materialbereitstellung für technische Maßnahmen. Darüber hinaus erfordert die enge Schnittstelle zum Finanzlos eine klar definierte Übergabe der relevanten Buchungs- und Prozessdaten zur Sicherstellung eines durchgängigen Daten- und Prozessflusses.

Die Auftragnehmer der jeweiligen Lose sind verpflichtet, ihre Arbeitspakete inhaltlich, organisatorisch und zeitlich auf die durch den Projektsteuerer definierten Rahmenbedingungen auszurichten. Innerhalb der Lose obliegt die operative Projektkoordination - wie z. B. die Ressourcenplanung, interne Fortschrittskontrolle und die fachbereichsbezogene Kommunikation - dem jeweiligen Teilprojekt. Schnittstellen, Abhängigkeiten und Übergaben zwischen den Losen sind mit dem Projektsteuerer eng abzustimmen und entsprechend den zentralen Projektvorgaben umzusetzen und zu dokumentieren. Diese Aufgabenverteilung stellt sicher, dass die Projektarbeit strukturiert, konsistent und integrativ über alle Teilprojekte hinweg erfolgen kann. Die Auftragnehmer der einzelnen Lose sind verantwortlich für die eigenständige Kommunikation innerhalb ihres Teilprojekts, insbesondere: - Sicherstellung der Kommunikation mit den fachlich beteiligten Organisationseinheiten, - Fristgerechte Bereitstellung relevanter Informationen und Statusberichte im abgestimmten Format, - Teilnahme an projektübergreifenden Gremien und Abstimmungen, - Aktive Mitwirkung bei der Schnittstellenkommunikation mit angrenzenden Losen. Die Kommunikation erfolgt im Rahmen der durch den Projektsteuerer vorgegebenen Strukturen und Standards. Tester werden durch die Auftragnehmer geschult, um die entsprechenden Fiori oder TAC bedienen zu können. zur Technischen Umsetzung: Customizing Einstellung der modulspezifischen Systemeinstellungen gemäß der Blue-Prints der oben genannten Scope-Items. Die Blue-Prints und das enthaltene Customizing sind überwiegend fachlich beschrieben. Hier wird die Leistung mit der benötigten Kompetenz ausgeschrieben, den entsprechenden Customizing-Pfad einzustellen. Programmierung Umsetzung der Programm- und Reportanforderungen aus den Blue-Prints unter Einhaltung der Programmiervorgaben und Namenskonventionen der Hamburger Hochbahn AG. Generell ist das Ziel, nah am Standard zu bleiben und potentiell Clean-Core fähig zu werden, daher ist der Umfang der Report-Entwicklung gering. In den Anforderungen können sowohl Dynpros, Fioris als auch Batchprogramme enthalten sein. Abgrenzung zum Teilprojekt IT bzw. zum DL-Ü: - Keine Schnittstellen - Keine systemübergreifende Anpassungen - Keine Migrationsprogramme Erstellung Reports embedded BW Erstellung von Queries im S/4HANA embedded BW entsprechend der Anforderungen aus dem Blue Print. Die Auswertungen und Kontrollen, für die Spezialisten des ERP-Moduls und deren Führungskräften, sollen direkt im embedded BW angeboten werden. Hierzu sind einfache Queries ohne Backend-Programmierung umzusetzen. Abgrenzung zum TP Berichtswesen bzw. DL-Ü: - Keine Umsetzung in der SAC - Keine DataMarts oder Persistierung neben den ERP-Fachtabellen - Nur SAP BW, keine weiteren DB oder Frontends Testmanagement (Testfälle und Durchführung) Definition der notwendigen Testfälle, um funktionale Tests und Integrationstests durchführen zu können. Die Testfälle sollen eine möglichst vollständige Abbildung der vorhandenen Äquivalenzklassen abbilden. Die Tests werden nach Vorgaben des übergelagerten Testmanagers geplant, durchgeführt und dokumentiert. Abgrenzung zum AP Test-Management bzw. DL-Ü: - Keine Planung von Integrationstests und Zusammenarbeit - Keine Festlegung von Methodiken und Tools Migrationsmanagement Unterstützung der Fachbereiche bei der Bereitstellung der Migrationsdaten (Mapping, Überwachung der Datenbereinigung, Black-List etc.). Die Migration wird übergreifend durchgeführt. Im Rahmen dieses Loses wird zudem der Test der migrierten Daten fachlich durchgeführt. Abgrenzung zum AP Migrationsmanagement: - Keine ETL oder Importtools vorgeben - Keine Durchführung von Extraktionen und Importen - Keine Programmierung Cut-over Der Dienstleister dieses Loses (DL-T) stimmt sich frühzeitig mit dem Cut-Over-Manager (nicht Bestandteil dieses Loses, sondern DL-Ü)) ab, um Abhängigkeiten und Vorbedingungen zu klären. Der Dienstleister führt Deployments auf die Test-, Sandbox- und Konsolidierungs-Systeme durch und steht im Rahmen des Go-Live unterstützend bereit (Transportwesen, Nachbearbeitungen und manuelle Tätigkeiten). Abgrenzung zum AP CutOver-Management: - Die gesamthafte CutOver-Planung wird übergreifend erfolgen - Die Synchronisation des Go-Life erfolgt zentral - Aktivitäten-Listen und Minutenfahrpläne werden zentral verwaltet - Transportwesen erfolgt zentral Dokumentation Die Programmierung enthält eine hinreichende Inline-Dokumentation und bei neuen GUI/Fiori auch eine Hilfefunktion. Eingestelltes Customizing, Programme, Batch-Programme, Schnittstellen und Reports werden gemäß den Vorgaben der Hamburger Hochbahn AG dokumentiert. Im Onboarding-Prozess werden die Vorgaben bereitgestellt. Allgemeine Beratung/Fachexpertise Der Auftraggeber gehen davon aus, dass die erstellten Fachkonzepte und Blue-Prints weitestgehend den gängigen Standards und Best-Practices entsprechen. Es wird erwartet, dass der Auftragnehmer bei augenscheinlichen Fehlern oder Ineffizienzen proaktiv alternative Varianten vorschlägt.

SAP TRM Die genutzten Funktionen des TRM umfassen die Finanzierungen. Dazu gehört die Aufnahme von Krediten, Intra-Company, Endfällige und Annuitätendarlehen. Eine weitere Finanzierungsquelle sind die emittierten Anleihen des Auftraggebers. Des Weiteren ist die Liquiditätsvorschau und Planung (SAC) relevant. Der Auftraggeber führt selbst keinen Handel mit Wertpapieren und benötigt auch keine Sorten- oder Devisen-Hedging. SAP Bankbuchhaltung (MBC und Inhouse Banking) In der Bankbuchhaltung sind die Prozesse des Zahlungsverkehrs mittels MBC, Abwicklung des Cash-Poolings für die Konzerngesellschaften mittels Inhouse Banking und die Itraday-Disposition kritisch. Ferner muss die Elko eingestellt werden