Low-Code- Prozessdigitalisierungsplattform ITV.SH

Ausgangsituation und Ziele ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Die Modernisierung der Verwaltung erfordert nachhaltige Anpassungen von Prozessen und Strukturen. Durch gezieltes Prozessmanagement sollen einerseits Verwaltungsabläufe beschleunigt und vereinfacht werden, wodurch die Mitarbeiter:innen der Kommunalverwaltungen entlastet werden. Andererseits profitieren die Bürger:innen und Unternehmen maßgeblich: Antragsdokumente können künftig unkompliziert von jedem digitalen Endgerät rund um die Uhr eingereicht werden. Die Dokumente gelangen direkt an den richtigen Ort in der Amtsverwaltung, Verfahren können beschleunigt und Kosten reduziert werden. Darum arbeitet der IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH) in Zusammenarbeit mit den Ämtern Itzehoe-Land, Krempermarsch, Mittelangeln, Schenefeld und Wilstermarsch in dem vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen (BMWSB) geförderten Digitalisierungsprojekt „Verwaltung 4.0“ an einer konsequenten Überarbeitung und Digitalisierung der Prozesse, um als Verwaltung im Sinne der Bürger:innen eine noch bessere Dienstleistung anbieten zu können und fit für die Zukunft zu sein. Was als Antrag digital bei der Kommune ankommt, soll intern auch digital weiterverarbeitet werden und nicht an der „Bordsteinkante“ zur Verwaltung verpuffen. Digitalisierung ist somit stets als Ende-zu-Ende-Umsetzung zu verstehen. Insbesondere Low-Code-Plattformen bringen einen umfassenden Werkzeugkasten mit, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Die Plattformen bieten oft verwendete Programmiermuster als einsatzfertige Bausteine an. Diese sind als vordefinierte Funktionsblöcke zu verstehen, die im Einsatzbereich der öffentlichen Hand behördliche Kernfunktionen als Komponenten oder Prozessschablonen abbilden können. Beispiele für solche Funktionsblöcke sind u. a. Bausteine für die Anbindung diverser Fachverfahren, ein Arbeitsplatz für die Sachbearbeitung oder Funktionalitäten für Prozessmanagement und -automatisierung sowie Workflow-Management. Durch die Kombination, und bei Bedarf Erweiterung der Bausteine, werden dann die gewünschten Funktionalitäten erzielt sowie Fachanwendungen und -verfahren generiert. Durch ihren modularen, integrierbaren Ansatz erreichen Low-Code-Plattformen eine hohe Flexibilität. Sie erweitern dadurch den Handlungsspielraum öffentlicher Stellen erheblich, gerade auch im Vergleich zu Individualentwicklungen. Behörden müssen die Voraussetzungen zur Bereitstellung konkreter Fachverfahren und -anwendungen nicht mehr einzeln beauftragen und bereitstellen (lassen), sondern können mit der einmaligen Beschaffung und dem Aufbau einer Plattformlösung sowohl die Entwicklung von Fachverfahren und -anwendungen durch externe Dienstleister beschleunigen als auch mit entsprechenden Schulungen Mitarbeitende von der Fachseite dazu befähigen, selbst bzw. bei Bedarf mit geringer Programmierunterstützung Lösungen umzusetzen und anzupassen. Dies erhöht die Responsivität und Geschwindigkeit der Umsetzung, eröffnet die Möglichkeit der Wiederverwendbarkeit bereits entwickelter Bausteine und schafft zusätzlich die Voraussetzungen, die Abhängigkeit von stark nachgefragten IT-Fachkräften zu verringern. Das zentrale Ziel des Gesamtvorhabens „Verwaltung 4.0“ besteht darin, eine Basis für die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen zu schaffen, die auf einfache Art und Weise von beliebig vielen Verwaltungen in Schleswig-Holstein (und darüber hinaus) genutzt werden kann. Wichtige Zielsetzungen für die Prozessdigitalisierungsplattform sind: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ • Effektivierung und Beschleunigung von Verwaltungsprozessen • web-basierter Systemzugriff für die Kommunalverwaltungen • Sicherstellung einer sehr hohen Bedienfreundlichkeit • Umsetzung eines Mandantenkonzepts mit einer separaten Datenhaltung für die einzelnen Kommunen innerhalb einer Softwareinstanz • Integration der Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und der Software für das Haushalts-Kasse-Rechnungswesen (HKR) der Kommunalverwaltungen • medienbruchfreie Ende-zu-Ende Digitalisierung der Prozesse der Kommunalverwaltungen • Zeit- und Kostenersparnisse durch Replizierbarkeit (Nachnutzung) von Prozessen • Harmonisierung der Daten- und Prozessstandards der Kommunalverwaltungen zur Erleichterung der amtsübergreifenden Zusammenarbeit und zur Stärkung der Krisenfestigkeit • Integration von Online-Services für Bürger:innen und Unternehmen • moderne, zukunftsfähige und hochperformante Systemarchitektur • Umsetzung der Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes • niedrigschwelliger Umstieg auf das Neusystem für die Kommunalverwaltungen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die den Vergabeunterlagen beigefügte Leistungsbeschreibung (2. Phase des Vergabeverfahrens) beschreibt die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen an die Low-Code-Plattform sowie die vom Auftragnehmer geforderten Dienstleistungen. Die Prüfung und Berücksichtigung von Künstlicher Intelligenz sind vom Auftraggeber zudem ausdrücklich erwünscht. Auftraggeber des Vorhabens ist der IT-Verbund Schleswig-Holstein AöR (ITV.SH). Die Finanzierung erfolgt mit Fördermitteln des Bundes aus seinem Programm "Heimat 2.0 Ergebnistransfer".