Innovationspartnerschaft - Einführung eines digitalen Vertragsmanagement

Die KOSOZ AöR ist als Koordinierungsstelle auf der Grundlage des § 19 b ff. GkZ zum 30. Mai 2016 als gemeinsames Kommunalunternehmen der schleswig-holsteinischen Kreise in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts errichtet worden. Durch das Gesetz zur Ausführung des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (AG-SGB IX) vom 22. März 2018 sind die Kreise und kreisfreien Städte zu Trägern der Eingliederungshilfe bestimmt worden. Sie führen die Eingliederungshilfe als pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe durch. Sie sind sachlich für alle Aufgaben nach Teil 1 und 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch - Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen (SGB IX) zuständig. Die Träger der Eingliederungshilfe haben im Rahmen ihrer Leistungsverpflichtung eine personenzentrierte Leistung für Leistungsberechtigte unabhängig vom Ort der Leistungserbringung sicherzustellen (Sicherstellungsauftrag), § 95 SGB IX. Sie schließen hierzu Vereinbarungen mit geeigneten Leistungsanbietern ab. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Die Prozesse hinter den gesetzlichen Aufgaben sind in der Praxis durch die Umsetzung des zugrundeliegenden Vertragsmanagements in Form der Verhandlung und des Abschlusses öffentlich-rechtlicher Verträge gekennzeichnet, welches auf dokumentenbasierter Basis in Schleswig-Holstein erfolgt. Wir koordinieren rund 1.020 Leistungsangebote mit ca. 620 Leistungserbringern. Knapp die Hälfte der Leistungserbringer haben derzeit Altverträge (auf Basis alter Rechtslage), diese wurden bis dato lediglich fortgeschrieben und in der Vergütung angepasst. Die aktuelle Datenbank der Vertragswerke spiegelt alle bestehenden Vertragsverhältnisse wieder. Eine Zuordnung von Alt- zu Neuverträgen ist möglich, eine Auswertung und insbesondere Vergleiche von einzelnen Vertragsdaten ist aber nicht gut möglich. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Das aktuelle Datenbanksystem bietet aufgrund funktionaler Einschränkungen bei der Erfassung der einzelnen Vertragsdaten nur eingeschränkte Such- und Auswertungsmöglichkeiten. Der Effizienzverlust bei der aktuellen Dokumentenverwaltung leidet vor allem an fehlenden strukturierten Informationen aus den Verträgen selbst: Die einzelne Komponenten insbesondere hinsichtlich der Zusammensetzung der Kosten eines Angebots bezüglich Personal- und Sachaufwendungen sind für die Herstellung von Preisvergleichen und Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung. Das Risiko von Fehlinterpretation von Kontext und Details kann sich gerade im Vertragsmanagement vor allem auf die Wirtschaftlichkeit auswirken. Zudem fällt die Überwachung und Einhaltung von Compliance-Anforderungen, schwer. Die zum Teil aktuell fehlende Transparenz über Status und Historie (Datenqualität) sowie andere relevante Aspekte eines Vertrages erschwert ebenfalls die Überwachung und das Verständnis der laufenden und anbahnenden Vertragsaktivitäten. Die Vertragsprozesse, wie etwa Benachrichtigungen für Verlängerungen oder Erinnerungen für Genehmigungen, Tarifanpassungen und Pauschalbetragsanpassungen werden aktuell nicht automatisiert unterstützt. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Mit dem Projekt „VM-P“ verfolgen wir das Ziel, das Paradigma des Vertragsmanagements zu transformieren und einen neuen Standard für Effizienz, Transparenz und Agilität zu setzen. Wir betrachten das Projekt als den Schlüssel zur Transformation, wie „Wir arbeiten, Geschäfte tätigen und unsere Ziele erreichen“. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Das herzustellende Produkt besteht in einer digitalen Vertragsplattform, die technisch den gesamten Verwaltungsprozess des Vertragslebenszyklus abbildet und umsetzbar macht: Der autorisierte Zugang unter höchsten Sicherheitsanforderungen ermöglicht den Einstieg in den Vertragslebenszyklus. Dieser beginnt mit einer losen textgetriebenen Phase der Anbahnung in Form von Sondierungen oder Interessenbekundungen, in denen die Plattform das Forum für eine gemeinsame Gesprächsgrundlage bildet. In der zweiten Phase erfolgt im Verwaltungsprozess die strukturierte Verhandlungsaufforderung nach § 123 SGB IX, die fristgebunden und einem digitalen Antragsverfahren vergleichbar zu gestalten ist. Hier wird initial der Grundstein einer datengetriebenen Verhandlung gelegt. Sämtliche Vertragsdaten unterschiedlicher Vertragsgegenstände müssen in dieser Phase in Formularfelder eingetragen werden, mit Metadaten, dem Upload ergänzender Unterlagen und Belege, mit Textbausteinen sowie Textauswahlfeldern verknüpft sein. Allen an der Verhandlung Beteiligten muss jederzeit eine transparente Übersicht über den Verhandlungsfortschritt möglich sein. Der rechtssichere Abschluss wird ebenso in der Plattform dokumentiert, hierzu sollen qualifizierte elektronische Signaturen und (ggf. elektronische Behördensiegel) bei allen Beteiligten verfügbar gemacht werden. Das Produkt muss schließlich standardisierte technische Schnittstellen zu Datenbanksystemen und Fachverfahren der kommunalen Verwaltung aufweisen oder ermöglichen. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Für den Leistungsabruf gilt die folgende Höchstmenge in Bezug auf den ausgeschriebenen Zeitraum: 1400 Personentage. Der Auftraggeber ruft die Dienstleistungen jeweils nach Bedarf ab. Es besteht kein Anspruch des Auftragnehmers auf Leistungsabruf in einem bestimmten Umfang. Bei Erreichen der Höchstmenge beendet dies automatisch die Rahmenvereinbarung.