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Frist abgelaufenEU-weitPersonaldienstleistungenIT und Software1 Berichtigung

Implementierung Personalmanagementsystem (PMS)

gematik GmbH · Berlin, Berlin

Aktenzeichen 2025-0071veröffentlicht 22.08.2025erstmals 22.08.2025DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 396 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungdtvp.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Berlin.

Alle Ausschreibungen: Personaldienstleistungen in Berlin (3 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
51 Monatebis zu 6 Verlängerungen
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Berlin10117, Berlin
Einreichung
elektronisch: Erforderlichdtvp.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 92 Tage (17 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 4 Angebote je Los (44 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Erstveröffentlichung
    vor 15 Monaten
  2. 1. Berichtigung (diese Fassung)
    vor 15 Monaten
  3. Fragen bis 23:59 Uhr
    an gematik GmbH
    vor 13 Monaten
  4. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 13 Monaten
  5. Heute

Beschreibung

Einführung und Betrieb eines Personalmanagementsystems als Cloud-basierte Software-as-Service (SaaS)-Lösung sowie Unterstützungsleistungen für die Datenmigration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem und - je nach Bedarf des Auftraggebers - die Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen.

Beschreibung des Loses

Das Ziel der Beschaffung ist der Abschluss eines Vertrages über die Einführung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung sowie Unterstützungsleistungen für die Datenmigration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem und - je nach Bedarf des Auftraggebers - die Erbringung von Beratungs- bzw. Entwicklungsleistungen. Mit dem avisierten Personalmanagementsystem soll die gematik in die Lage versetzt werden, mittels einer entsprechend geeigneten und hochqualitativen SaaS-Lösung Führungs-, Recruiting-, Personal-Admin- und Controlling-Aufgaben zu erfüllen. Zudem muss das Personalmanagementsystem intuitiv und benutzerfreundlich sein, da damit das Self-Service-Angebot für die Mitarbeitenden erweitert werden soll. Insgesamt wird mithin eine deutliche Ressourcenentlastung mit Blick auf Personalprozesse sowie der Ausbau einer transparenten Ressourcen- und Personalplanung in einer effizienteren und personalkostensparenden Organisation angestrebt. Des Weiteren erwartet die gematik ein Zusammenarbeitsverhältnis, das von hoher Kundenorientierung und Zuverlässigkeit auf beiden Seiten geprägt ist. Neben der Bereitstellung des Personalmanagementsystems benötigt die gematik daher vom Auftragnehmer sowohl einen adäquaten Kundensupport, als auch Beratungsleistungen zu neuen Funktionen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung zukünftiger Personalmanagementprozesse. Der Auftragnehmer muss vor diesem Hintergrund mit personellen und technischen Ressourcen gewährleisten, dass er auch kurzfristig zur Erfüllung der Vertragsinhalte in der Lage ist. Die Beratungs- und Unterstützungsbedarfe werden anlassbezogen in Rücksprache zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geplant und umgesetzt. Der aktuelle Vertrag für das derzeit eingesetzte Personalmanagementsystem läuft prognostisch zum 30.06.2026 aus. Dahingehend wird ein nahtloser Übergang vom Bestandssystem auf ein neues Personalmanagementsystem angestrebt. Der Auftraggeber geht insofern davon aus, dass die notwendigen Migrationsleistungen innerhalb eines Zeitraums von maximal 6 Monaten ab Zuschlagserteilung abgeschlossen werden können. Verzögert sich die Zuschlagserteilung, kann das demnach dazu führen, dass der Zieltermin (01.06.2026, um einen Parallelbetrieb von einem Monat zu gewährleisten) entsprechend verschoben werden muss. Folglich hat der Auftragnehmer in der Systemintegrationsplanung ausreichend Zeit für die Unterstützung in der Migrations- und Testphase (Übernahme der Personalstammdaten sowie Dokumente) in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzuplanen. Folgende Leistungen sind vom künftigen Auftragnehmer zu erbringen: 1. Initiale Leistungen (Setup) - Bereitstellung des Personalmanagementsystems gem. den Anforderungen des Auftraggebers: o Vorbereitung der Implementierung des Personalmanagementsystems: Konzeptions- und Planungsleistungen o initiale Einrichtung und Konfiguration der Lösung - Planung und Begleitung der Daten-Migration aus dem bestehenden Personalmanagementsystem - Unterstützung während der sog. "Go-Live-Phase" - Durchführung von Schulungen und Bereitstellung von Schulungsmaterialien (bspw. Videoerläuterungen) 2. Fortlaufende Leistungen (Software-as-a-Service, nachfolgend: "SaaS") - Betriebsleistungen: o Technischer Betrieb und Hosting der SaaS-Lösung o Allgemeine Technische Dokumentation - Wartung und Pflege des Personalmanagementsystems als SaaS o Monitoring, Fehleranalyse und deren Beseitigung innerhalb definierter SLA-Zeiten o Kundensupport 3. Sonstige Leistungen (Leistungen auf Abruf) - Beratungsleistungen (bspw. Beratung zur Implementierung der gematik Human Resources (HR)-Prozesse) - Sonstige Entwicklungsleistungen (bspw. Implementierung von Schnittstellen) 4. Leistungen bei Vertragsende - Erbringung von Leistungen, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Auftraggeber in die Lage zu versetzen, die Leistungen zu übernehmen. 5. Leistungen im Rahmen des Projektmanagements - Der Auftragnehmer muss zudem über ein fortlaufendes Projekt- und Qualitätsmanagement verfügen, das insbesondere folgende Teilleistungen umfasst: - Teilnahme an Kick-Offs, Workshops, und sonstigen regelmäßigen Projektmeetings - Protokollführung - Vor- und Nachbereitung von und ähnliche unterstützende Leistungen im Rahmen von Projektmeetings nach Vorgaben des AG - NICHT Bestandteil der Leistungen des Auftragnehmers ist hingegen die technische Anbindung des ausgeschriebenen Personalmanagementsystems zu dem aktuellen Zeiterfassungstool.

Weitere Details zur Leistung und die Anforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage-02 der Vergabeunterlagen), dem Anforderungskatalog (Anlage-09a) und dem EVB-IT-Cloud Kriterienkatalog (Anlage-11a der Vergabeunterlagen). Die Bewerber haben insbesondere den Anforderungskatalog und die darin enthaltenen MUSS-Anforderungen bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs dahingehend zu prüfen, ob sie die Anforderungen einhalten können. Stellt sich bei einem Bewerber, der zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde, im Rahmen der Angebotsprüfung heraus, dass er eine oder mehrere MUSS-Anforderungen nicht einhalten kann, ist sein Angebot zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen!

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung20 von 20 angegeben

Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Angaben zur vorgesehenen Projektleitung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind die Projektleitung und die Stellvertretende Projektleitung verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems nach den Anforder … ganz lesenAngaben zur vorgesehenen Projektleitung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind die Projektleitung und die Stellvertretende Projektleitung verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems nach den Anforderungen des Auftraggebers sowie Beratung zu Workflows und unterstützende Leistungen zur Implementierung von Schnittstellen) eingesetzt werden sollen, als auch ihre Erfahrungen verbindlich darzustellen. Dazu sind die Berufserfahrung (in Jahren) mit einschlägigen Leistungen und vergleichbare Referenzprojekte der Projektleitung und der stellvertretenden Projektleitung anzugeben. Nicht zur Berufserfahrung zählt die Zeit, in der eine Person eigentlich ein Vollzeitstudium, oder eine Vollzeitausbildung vorgenommen hat, und nur nebenher bereits fachlich gearbeitet hat. Der AG behält sich bei berechtigten Zweifeln vor, entsprechende Nachweise oder Aufklärungen einzufordern. Mindestanforderungen: - Der Projektleiter und der Stellvertretende Projektleiter müssen jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung (gerechnet bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der gegenständlichen Bekanntmachung) im jeweiligen Tätigkeitsfeld (d.h., Berufserfahrung als Projektleitung bzw. Stellvertretende Projektleitung auf dem Gebiet der Implementierung von Personalmanagementsystemen) aufweisen. - Der Projektleiter und der Stellvertretende Projektleiter müssen jeweils mindestens eine persönliche Referenz vorweisen können, die eine erfolgreiche Implementierung eines Personalmanagementsystems in den letzten 5 Jahren umfasst hat.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Betriebshaftpflichtversicherung/vergleichbare marktübliche Versicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzu … ganz lesenBetriebshaftpflichtversicherung/vergleichbare marktübliche Versicherung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. Sofern eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Business Continuity Management (BCM) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über Qualitätsmanagementsystem im Bereich BCM Mindestanforderung: Der Bewerber muss über eine ISO 22301-Zertifizierung verfügen. Das Zertifikat ist dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen. Liegt die g … ganz lesenBusiness Continuity Management (BCM) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über Qualitätsmanagementsystem im Bereich BCM Mindestanforderung: Der Bewerber muss über eine ISO 22301-Zertifizierung verfügen. Das Zertifikat ist dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen. Liegt die geforderte Zertifizierung nicht vor, muss der Nachweis der Einhaltung dieser Anforderung an das BCM über den als Anlage beigefügten BCM-Fragenkatalog geführt werden.
Eintragung in das Handelsregister
Handelsregisterauszug (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung): Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge, einzureichen.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Informationssicherheit und Sicherheit im Cloud-Bereich (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über Zertifizierung (oder einen gleichwertigen Nachweis) über Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 Mindestanforderung: Der Bewerber muss für das anzubietende Personalmanagements … ganz lesenInformationssicherheit und Sicherheit im Cloud-Bereich (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über Zertifizierung (oder einen gleichwertigen Nachweis) über Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 Mindestanforderung: Der Bewerber muss für das anzubietende Personalmanagementsystem über die o.g. Zertifizierung (oder min. einen gleichwertigen Nachweis) verfügen. Das Zertifikat ist dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Nachweis zur Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) im Rahmen der Qualitätssicherung der angebotenen Personalmanagement-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers (Nachweis … ganz lesenNachweis zur Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) im Rahmen der Qualitätssicherung der angebotenen Personalmanagement-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers (Nachweis über entsprechendes BSI-C5-Testat oder ein BSI-C5-Prüfbericht oder vergleichbarer geeigneter BSI-C5_Reporting-Nachweis bzw. deren Veröffentlichung unter URL) Mindestanforderung: Mit der anzubietenden Personalmanagementsystem-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers müssen im Rahmen der Qualitätssicherung die BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) eingehalten werden.
Spezifischer Jahresumsatz
Umsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind die Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie die Umsatzdaten des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ( … ganz lesenUmsatzangaben des Unternehmens (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind die Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie die Umsatzdaten des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 bis 2024) zu tätigen. Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, muss mindestens 1,0 Mio. EUR (netto) pro Jahr betragen.
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Unternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen hinsichtlich Implementierung und Betrieb eines Personalmanagementsyste … ganz lesenUnternehmensbezogene Referenzprojekte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen hinsichtlich Implementierung und Betrieb eines Personalmanagementsystems aus den letzten 5 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Implementierung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems (PMS) für ein Unternehmen mit Sitz in der EU bzw. dem EWR zum Gegenstand hatte, und die Datenverarbeitung in der EU bzw. dem EWR oder der Schweiz stattgefunden hat sowie die Leistung der Begleitung und Unterstützung des Auftraggebers bei einer Datenmigration vom Altsystem in das eigene Personalmanagementsystem beinhaltet hatte. Mindestanforderungen: - Leistungszeitraum: jedes Referenzprojekt muss innerhalb der letzten 5 Jahre erbracht worden sein. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 5 Jahren erbracht, wenn das Personalmanagementsystem in dieser Zeit implementiert bzw. bereitgestellt und mindestens für 6 Monate betrieben wurde. Der 5-Jahreszeitraum umfasst dabei die Jahre 2020, 2021, 2022, 2023, 2024 und das begonnene Jahr 2025. - Auftragsvolumen: jedes Referenzprojekt muss mindestens ein Auftragsvolumen von 50.000,- EUR (netto)/Jahr aufweisen; d.h. dass im jeweiligen Referenzprojekt Betriebs-, Beratungs- und Lizenzkosten im Wert von mindestens 50.000,- EUR (netto) in jedem vollen Vertragsjahr (bzw. entsprechend anteilig für darüberhinausgehende, angebrochene Vertragsjahre) erbracht worden sein müssen. Läuft ein Referenzprojekt noch kein volles Jahr, muss in der bereits abgelaufenen Vertragszeit (siehe oben: mind. 6 Monate) gleichwohl das Mindestauftragsvolumen erreicht worden sein. - Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte eingereicht werden, die als SaaS-Cloud-Lösung umgesetzt wurden.
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Angaben zur vorgesehenen Projektleitung - Es sind die Projektleitung und die Stellvertretende Projektleitung verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems nach den Anforderungen des Auftraggebers sowie Beratung zu Workflo … ganz lesenAngaben zur vorgesehenen Projektleitung - Es sind die Projektleitung und die Stellvertretende Projektleitung verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems nach den Anforderungen des Auftraggebers sowie Beratung zu Workflows und unterstützende Leistungen zur Implementierung von Schnittstellen) eingesetzt werden sollen, als auch ihre Erfahrungen verbindlich darzustellen. Dazu sind die Berufserfahrung (in Jahren) mit einschlägigen Leistungen und vergleichbare Referenzprojekte der Projektleitung und der stellvertretenden Projektleitung anzugeben. Nicht zur Berufserfahrung zählt die Zeit, in der eine Person eigentlich ein Vollzeitstudium, oder eine Vollzeitausbildung vorgenommen hat, und nur nebenher bereits fachlich gearbeitet hat. Der AG behält sich bei berechtigten Zweifeln vor, entsprechende Nachweise oder Aufklärungen einzufordern. Mindestanforderungen: - Der Projektleiter und der Stellvertretende Projektleiter müssen jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung (gerechnet bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der gegenständlichen Bekanntmachung) im jeweiligen Tätigkeitsfeld (d.h., Berufserfahrung als Projektleitung bzw. Stellvertretende Projektleitung auf dem Gebiet der Implementierung von Personalmanagementsystemen) aufweisen. - Der Projektleiter und der Stellvertretende Projektleiter müssen jeweils mindestens eine persönliche Referenz vorweisen können, die eine erfolgreiche Implementierung eines Personalmanagementsystems in den letzten 5 Jahren umfasst hat.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Betriebshaftpflichtversicherung/vergleichbare marktübliche Versicherung - Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. Sofern eine entsprechende Betriebshaftpfl … ganz lesenBetriebshaftpflichtversicherung/vergleichbare marktübliche Versicherung - Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) mit Deckungssummen in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe nachzuweisen. Sofern eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung (oder eine vergleichbare marktübliche Versicherung) noch nicht besteht, ist zu erklären, dass eine solche Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird. In dem Zuge ist eine Erklärung eines Versicherers, aus der hervorgeht, dass er zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung bereit ist, als Anlage beizufügen.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Business Continuity Management (BCM) - Nachweis über Qualitätsmanagementsystem im Bereich BCM Mindestanforderung: Der Bewerber muss über eine ISO 22301-Zertifizierung verfügen. Das Zertifikat ist dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen. Liegt die geforderte Zertifizierung nicht vor, muss der Nachweis der Einhaltung dieser Anforderung an das BCM über den als Anlage beigefügten BCM-Fragenkatalog geführt werden.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Informationssicherheit und Sicherheit im Cloud-Bereich - Nachweis über Zertifizierung (oder einen gleichwertigen Nachweis) über Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 Mindestanforderung: Der Bewerber muss für das anzubietende Personalmanagementsystem über die o.g. Zertifizierung (oder min. einen gleichwertigen Nachweis) verfügen. Das Zertifikat ist dem Teilnahmeantrag als Anlage beizufügen.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Nachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien - Nachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) im Rahmen der Qualitätssicherung der angebotenen Personalmanagement-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers (Nachweis über entsprechendes BSI-C5-Testat oder ein BSI-C5 … ganz lesenNachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien - Nachweis der Einhaltung der BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) im Rahmen der Qualitätssicherung der angebotenen Personalmanagement-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers (Nachweis über entsprechendes BSI-C5-Testat oder ein BSI-C5-Prüfbericht oder vergleichbarer geeigneter BSI-C5_Reporting-Nachweis bzw. deren Veröffentlichung unter URL) Mindestanforderung: Mit der anzubietenden Personalmanagementsystem-Lösung bzw. des dafür genutzten Hosting-Providers müssen im Rahmen der Qualitätssicherung die BSI-C5-Kriterien (oder vergleichbare Kriterien) eingehalten werden.
Eintragung in das Handelsregister
Eintragung in das Handelsregister - Sofern eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister (oder in einem vergleichbaren Register) besteht, ist ein aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbarer Auszug), der nicht älter als 3 Monate ist, gerechnet ab der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge, einzureichen.
Spezifischer Jahresumsatz
Umsatzangaben des Unternehmens - Es sind die Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie die Umsatzdaten des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 bis 2024) zu tätigen. Mindestanforderung: De … ganz lesenUmsatzangaben des Unternehmens - Es sind die Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens sowie die Umsatzdaten des Unternehmens mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2022 bis 2024) zu tätigen. Mindestanforderung: Der erwirtschaftete Umsatz mit Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, muss mindestens 1,0 Mio. EUR (netto) pro Jahr betragen.
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Unternehmensbezogene Referenzprojekte - Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen hinsichtlich Implementierung und Betrieb eines Personalmanagementsystems aus den letzten 5 Jahren anzugeben. Eine Refer … ganz lesenUnternehmensbezogene Referenzprojekte - Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen hinsichtlich Implementierung und Betrieb eines Personalmanagementsystems aus den letzten 5 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Implementierung und den Betrieb eines Personalmanagementsystems (PMS) für ein Unternehmen mit Sitz in der EU bzw. dem EWR zum Gegenstand hatte, und die Datenverarbeitung in der EU bzw. dem EWR oder der Schweiz stattgefunden hat sowie die Leistung der Begleitung und Unterstützung des Auftraggebers bei einer Datenmigration vom Altsystem in das eigene Personalmanagementsystem beinhaltet hatte. Mindestanforderungen: - Leistungszeitraum: jedes Referenzprojekt muss innerhalb der letzten 5 Jahre erbracht worden sein. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 5 Jahren erbracht, wenn das Personalmanagementsystem in dieser Zeit implementiert bzw. bereitgestellt und mindestens für 6 Monate betrieben wurde. Der 5-Jahreszeitraum umfasst dabei die Jahre 2020, 2021, 2022, 2023, 2024 und das begonnene Jahr 2025. - Auftragsvolumen: jedes Referenzprojekt muss mindestens ein Auftragsvolumen von 50.000,- EUR (netto)/Jahr aufweisen; d.h. dass im jeweiligen Referenzprojekt Betriebs-, Beratungs- und Lizenzkosten im Wert von mindestens 50.000,- EUR (netto) in jedem vollen Vertragsjahr (bzw. entsprechend anteilig für darüberhinausgehende, angebrochene Vertragsjahre) erbracht worden sein müssen. Läuft ein Referenzprojekt noch kein volles Jahr, muss in der bereits abgelaufenen Vertragszeit (siehe oben: mind. 6 Monate) gleichwohl das Mindestauftragsvolumen erreicht worden sein. - Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte eingereicht werden, die als SaaS-Cloud-Lösung umgesetzt wurden.
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Bewertung Teilnahmeantrag - Der Auftraggeber wird im Rahmen der geplanten Reduzierung der Bewerberanzahl gem. § 51 VgV max. 3 vergleichbare Referenzprojekte (die die aufgestellten Mindestanforderungen erfüllen) auf Grundlage der in der Vergabeunterlage Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Anlage-06 … ganz lesenBewertung Teilnahmeantrag - Der Auftraggeber wird im Rahmen der geplanten Reduzierung der Bewerberanzahl gem. § 51 VgV max. 3 vergleichbare Referenzprojekte (die die aufgestellten Mindestanforderungen erfüllen) auf Grundlage der in der Vergabeunterlage Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb (Anlage-06) angegebenen Kriterien bewerten. Kann ein Referenzprojekt, z.B. aufgrund zwingender Vorgaben oder fehlender Angaben, nicht gewertet werden, geht das zu Lasten des Bewerbers. Im Falle der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft, werden ebenfalls ausschließlich maximal 3 Referenzprojekte der Bewerbergemeinschaft gewertet. Die Bewerbergemeinschaft muss die zu wertenden Referenzprojekte benennen. Selbiges gilt im Falle der Eignungsleihe sinngemäß.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenRein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Begrenzung der Bewerberzahl
5 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
51 Monate
Verlängerung
bis zu 6-mal: Der Vertrag tritt mit der Erteilung des Zuschlags in Kraft und hat eine feste Laufzeit von vier (4) Jahren, beginnend mit der Abnahme der Personalmanagement-Lösung durch den Auftraggeber. Nach Ablauf der initialen Laufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein (1) weit … ganz lesenbis zu 6-mal: Der Vertrag tritt mit der Erteilung des Zuschlags in Kraft und hat eine feste Laufzeit von vier (4) Jahren, beginnend mit der Abnahme der Personalmanagement-Lösung durch den Auftraggeber. Nach Ablauf der initialen Laufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein (1) weiteres Jahr, sofern er nicht zuvor vom Auftraggeber gekündigt wird. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag erstmals zum Ablauf der initialen Laufzeit und anschließend jährlich mit einer Frist von einem (1) Monat zum jeweiligen Vertragsende ordentlich zu kündigen.
Optionen
Der Vertrag tritt mit der Erteilung des Zuschlags in Kraft und hat eine feste Laufzeit von vier (4) Jahren, beginnend mit der Abnahme der Personalmanagement-Lösung durch den Auftraggeber. Nach Ablauf der initialen Laufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein (1) weiteres Jahr, sof … ganz lesenDer Vertrag tritt mit der Erteilung des Zuschlags in Kraft und hat eine feste Laufzeit von vier (4) Jahren, beginnend mit der Abnahme der Personalmanagement-Lösung durch den Auftraggeber. Nach Ablauf der initialen Laufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils ein (1) weiteres Jahr, sofern er nicht zuvor vom Auftraggeber gekündigt wird. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag erstmals zum Ablauf der initialen Laufzeit und anschließend jährlich mit einer Frist von einem (1) Monat zum jeweiligen Vertragsende ordentlich zu kündigen.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
dtvp.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Der Bewerber hat sowohl den Projektleiter und den stellv. Projektleiter verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems (PMS) nach den Anforderungen des AG sowie Beratung zu Workflows und unterstützende Leistungen … ganz lesenLeistung: Der Bewerber hat sowohl den Projektleiter und den stellv. Projektleiter verbindlich zu benennen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung (insb. Bereitstellung des Personalmanagementsystems (PMS) nach den Anforderungen des AG sowie Beratung zu Workflows und unterstützende Leistungen zur Implementierung von Schnittstellen) eingesetzt werden sollen, als auch ihre Erfahrungen (Berufserfahrung in Jahren mit einschlägigen Leistungen sowie vergleichbare Referenzprojekte) verbindlich darzustellen. - Der Projektleiter und der Stellvertretende Projektleiter müssen jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im jeweiligen Tätigkeitsfeld (d.h., Berufserfahrung als Projektleitung bzw. Stellvertretende Projektleitung auf dem Gebiet der Implementierung von PMS) aufweisen und jeweils eine persönliche Referenz vorweisen können, die eine erfolgreiche Implementierung eines PMS umfasst (aus den letzten 5 Jahren). Weitergehende Informationen enthalten die Bekanntmachung und die Vergabeunterlagen.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat … ganz lesenDas Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53YTFHHAVLC 1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch. 2) Mit dem Teilnahmeantrag (und später dem Angebot) sind sämtliche aufge … ganz lesenBekanntmachungs-ID: CXS0Y53YTFHHAVLC 1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch. 2) Mit dem Teilnahmeantrag (und später dem Angebot) sind sämtliche aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Teilnahmeantrages (und später des Angebotes) sind die von der Vergabestelle zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bewerber/Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen. 3) Die Bewerber haben insbesondere den Anforderungskatalog und die darin enthaltenen MUSS-Anforderungen bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs dahingehend zu prüfen, ob sie die Anforderungen einhalten können. Stellt sich bei einem Bewerber, der zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde, im Rahmen der Angebotsprüfung heraus, dass er eine oder mehrere MUSS-Anforderungen nicht einhalten kann, ist sein Angebot zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen! 4) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen. 5) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Teilnahmeantrags (und später des Angebotes) und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt; 6) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch. 7) Es wird darauf hingewiesen, dass die benannten Fristen für die Angebotsphase noch nicht verbindlich feststehen. 8) Der Auftraggeber wird für das weitere Vergabeverfahren max. 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften mit positiver Eignungsprognose auswählen. Er behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben, sofern die benannte Mindestzahl von 5 zulassungsfähigen Bewerbungen unterschritten wird. Sollte die Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge ergeben, dass mehr als die vorgegebene maximale Bewerberanzahl die Eignungsanforderungen erfüllen, wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bewerber nach den Vorgaben der Bewertungsmatrix Teilnahmewettbewerb auswählen. Dabei wird der Auftraggeber die Erklärungen und Nachweise der Bewerber zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit bewerten und gewichten. Sofern nach dieser Bewertung mehr als 5 Bewerbungen mit gleicher Punktzahl auf dem letzten zulassungsfähigen Rangplatz vorliegen, werden auch alle diese Bewerber zum weiteren Verfahren zugelassen und damit die ursprünglich vorgesehene maximale Teilnehmerzahl der Angebotsphase entsprechend erhöht. Die übrigen Bewerber nehmen am weiteren Vergabeverfahren nicht mehr teil und erhalten darüber eine entsprechende Information. Eine weitergehende Mitteilung nach § 134 GWB erfolgt an sie nicht. 9) Nur die ausgewählten Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (zweite Phase des Vergabeverfahrens), können anschließend ein Erstangebot abgeben und am weiteren Verhandlungsverfahren teilnehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, bereits auf eines dieser Angebote den Zuschlag zu erteilen, ohne über den Angebotsinhalt zu verhandeln. Sollte über den Angebotsinhalt verhandelt werden, wird der Auftraggeber alle Bieter unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung zu Verhandlungen und hiernach zur Abgabe endgültiger Angebote auffordern. 10) Jeder Bieter muss sich im Zuge der Prüfung und Bewertung der Erstangebote in der übernächsten Kalenderwoche, die auf den Tag der Angebotsfrist folgt, für einen maximal 6-stündigen Vorführungstermin in das jeweils angebotene Personalmanagementsystem mit Vertretern des Auftraggebers be …

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
gematik GmbH
Art
Von einer Bundesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen, Gesundheit
Anschrift
Friedrichstr. 136, 10117 Berlin
Website
gematik.de
Kontakt
vergabestelle@gematik.de

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  1. BekanntmachungFrist 23.09.2025
  2. 1. Berichtigung (diese Seite) · Aktualisierte InformationenFrist von 23.09.2025 auf 07.10.2025 verschoben

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 1277cf87-750c-480c-a09b-d17edfbf6b42.