Fördermittelmanagement-Tool (Digitalisierung)

Gegenstand der zu beauftragenden Dienstleistungen ist die Software-Bereitstellung, programm-technische Software-Anpassung an die Prozesse der LHW, Beratungsleistungen zur Implementierung und mögliche Schulungen der städtischen Mitarbeitenden während des Rollouts. Für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung der LHW als Fördermittelgeberin ist vorgesehen, ein benutzerfreundliches IT-Fördermittelmanagement-System in den Arbeitsalltag zu implementieren. Dieses soll in 2024 mithilfe einer Antragsplattform basierend auf einer Cloud-Lösung in Zusammenarbeit mit dem Projektteam sowie den Pilotämtern realisiert werden. Die Prozessverantwortlichen des Auftragnehmers (AN) und das betreuende Projektteam der Auftraggeberseite sollen gemeinschaftlich in die Lage versetzt werden, die Einführung innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens umzusetzen. Die Inbetriebnahme des IT-Fördermittelmanagement-Tools innerhalb der Stadtverwaltung Wiesbaden ist zum 01.01.2025 vorgesehen, wobei eine Produktivsetzung zu diesem Datum nicht zwingend erfolgen muss. Dabei wurde das Projekt in sechs Sequenzen unterteilt, welche den Projektablauf in zeitlicher Hinsicht gliedern. Diese werden unter Gliederungspunkt 4 aufgeführt und entsprechend ihrer Projektrelevanz definiert. Das Ziel des Projekts besteht außerdem in der ämterübergreifenden Vereinfachung des Berichtswesens. Schnittstellen, z. B. zu SAP, sind in Abstufungen geplant, da sich die LHW derzeit in der SAP S/4 HANA-Umstellung befindet, welche voraussichtlich 2026 abgeschlossen sein wird. Der AN stellt eine Online-Antragsplattform nach den Bedarfen der LHW für den laufenden Betrieb sowie das Fördermittelmanagement-Tool mit Hosting auf Servern des ANs. Hierbei sind die prozessualen Bedarfe der LHW zu berücksichtigen. Diese werden in den Kapiteln 5, 6 und 7 beschrieben. Nach Produktivstart soll die LHW in der Lage sein, das Fördermittelmanagement-System selbstständig zu pflegen. Hierbei geht es sowohl um die konkrete Umsetzung im System als auch um das Vermitteln von relevantem Grundlagen- und Hintergrundwissen an die Mitarbeitenden der LHW. Die Vertragslaufzeit beträgt mindestens vier Jahre und wird automatisch jährlich verlängert, sofern der Auftraggeber nicht drei Monate vor Ablauf / Jahresende kündigt.