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vergebenEU-weitDienstleistungen

Externe Archivierung von Patientenunterlagen am UKHD nebst Tochtergesellschaften & Kooperationen

Universitätsklinikum Heidelberg · Heidelberg, Baden-Württemberg

Aktenzeichen 2025-097veröffentlicht 14.04.2026DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Frist im Verfahrenseit 443 Tagen abgelaufen

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Heidelberg.

Alle Ausschreibungen: Dienstleistungen in Baden-Württemberg (121 offen)

Geplant · Neuausschreibung möglich

Vertrag endet voraussichtlich am – Neuausschreibung möglich

in 40 Monaten · aus Vertragsdatum und Laufzeit errechnet

Endet ein Vertrag, schreibt die Vergabestelle die Leistung oft neu aus. Merken Sie den Vertrag vor: Wir erinnern Sie per E-Mail vor dem Vertragsende und melden, wenn dieselbe Vergabestelle eine ähnliche Leistung ausschreibt.

Vormerkenmit kostenlosem Konto

Verlängerungen sind nicht eingerechnet. Ob und wann neu ausgeschrieben wird, entscheidet die Vergabestelle. Die Erkennung einer Neuausschreibung ist eine Schätzung. Weitere auslaufende Verträge

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
4 Jahre
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Heidelberg69120, Baden-Württemberg
Einreichung
keine Angabe

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichkeine Angabe
  • Elektronische Einreichung verpflichtendkeine Angabe
  • Nebenangebote zugelassenkeine Angabe
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenkeine Angabe
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetkeine Angabe
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendkeine Angabe
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Kein Angebot mehr möglich. Wer gewonnen hat und wie viele Angebote eingingen, steht unter Zuschläge; für Folgeaufträge lohnt der Blick auf Laufzeit und Vergabestelle.

Das Verfahren ist abgeschlossen; diese Meldung nennt das Ergebnis.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 102 Tage (49 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (100 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Preis50 %
  • Sicherheitskonzept20 %
  • Umzugskonzept20 %
  • Bieter-/Angebotspräsentation10 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 7 Monaten
  2. Heute

Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die externe Archivierung von Patientenunterlagen des Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) nebst Tochtergesellschaften bis zum Ablauf der jeweiligen Vernichtungsfrist auf Basis einer Rahmenvereinbarung.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag4 von 4 angegeben

Preis50 %
Sicherheitskonzept20 %
Umzugskonzept20 %
Bieter-/Angebotspräsentation10 %
Preis
Der Bieter hat verbindliche und für die komplette Vertragslaufzeit gültige Preise (netto) gemäß Anlage 3 - Preisblatt einzureichen. Das wirtschaftlichste Angebot wird anhand des Gesamtpreises (siehe Anlage 3 - Preisblatt) ermittelt. Dabei erhält der Bieter mit dem geringsten Gesamtpreis 50 Punkte. Die weiteren Bieter erhalten anteilig Punkte. Die Punkte werden ermittelt, indem der Gesamtpreis des jeweiligen Bieters ins Verhältnis zum niedrigsten Gesamtpreis aller Bieter gesetzt wird: Punktzahl des jeweiligen Bieters = niedrigster Gesamtpreis / Gesamtpreis des jeweiligen Bieters * maximal zu erreichender Punktzahl (50 Punkte) Im Zuschlagskriterium "Preis" kann somit eine Maximalpunktzahl von 50 Punkten erreicht werden.
Qualität
SicherheitskonzeptFür die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form ein Sicherheitskonzept einzureichen. Die geforderten Inhalte und Vorgaben werden unter Ziffer 3 in Anlage 4- Formblatt für das Angebot beschrieben. In Zuschlagskriterium B kann somit für das Sicherheitskonzept eine Maximalpunktzahl von 20 Punkten erreicht werden. 20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 16 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend. 12 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. 8 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. 4 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. 0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.
Qualität
UmzugskonzeptFür die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form ein Umzugskonzeptkonzept einzureichen. Die geforderten Inhalte und Vorgaben werden unter Ziffer 3 in Anlage 4 - Formblatt für das Angebot beschrieben. In Zuschlagskriterium B kann somit für das Umzugskonzept eine Maximalpunktzahl von 20 Punkten erreicht werden. 20 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. 16 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.1 2 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. 8 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. 4 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. 0 Punkte: Die Einreichung und Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.
Qualität
Bieter-/AngebotspräsentationDie Qualität der Bieter-/Angebotspräsentation anhand der Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit der Präsentation im Allgemeinen und im speziellen durch die einzelnen Personen des Projektteams einschließlich deren fachlicher Kompetenz fließt in die Gesamtpunktewertung ein. Der Auftraggeber erwartet die Vorstellung des im Auftragsfall durch den Bieter umzusetzende Sicherheits- und Umzugskonzept im Zuge der Bieterpräsentation. Alle Bieter werden gebeten, sich den Zeitraum der KW 44 - 46 2025 vorzumerken, da die Bieter-/Angebotspräsentationen in diesem Zeitraum stattfinden werden. Der Auftraggeber behält sich eine Anpassung dieses Zeitraums vor. Je nach Vorgabe des Auftraggebers ist die Bieter-/Angebotspräsentation als Präsenzveranstaltung oder digital durchzuführen. Folgender Zeitplan wird für die Bieter-/Angebotspräsentationen vorgegeben (in Summe 60 Minuten): - Vorstellung des Sicherheitskonzepts: 20 Minuten - Vorstellung des Umzugskonzepts: 20 Minuten - Offene Fragerunde: 20 Minuten In Zuschlagskriterium B kann somit für die Bieter-/Angebotspräsentation eine Maximalpunktzahl von 10 Punkten erreicht werden. 10 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend. Die Bieterpräsentation ist sehr überzeugend. 8 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend. Die Bieterpräsentation ist schlüssig. 6 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung. Die Bieterpräsentation ist ausreichend. 4 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen. Die Bieterpräsentation ist ansatzweise angemessen. 2 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen. Die Bieterpräsentation ist mangelhaft. 0 Punkte: Darstellung der erbetenen Inhalte ist nicht erfolgt. Die Bieterpräsentation ist ungenügend. Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist zulässig.

Eignung0 von 2 angegeben

Kriterien
keine Angabe
Nachreichen von Unterlagen
keine Angabe

Laufzeit und Umfang2 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
4 Jahre
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung0 von 8 angegeben

Elektronische Einreichung
keine Angabe
Einreichung über
keine Angabe
Sprache
keine Angabe
Nebenangebote
keine Angabe
Mehrere Hauptangebote
keine Angabe
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung1 von 4 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
keine Angabe
Vorbehaltene Ausführung
keine Angabe
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Baden-Württemberg, beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Ka … ganz lesenEin Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
Der Auftragnehmer darf nach § 47 VGV, Abs. 5 für nachfolgende kritisch definierten Tätigkeiten (Patientenbezogene Daten) keinen Subunternehmer einbinden, sondern muss die Leistung durch einen firmeninternen und definierten Personenkreis erbringen: - Kartondistribution befüllter Kartonagen - Zuste … ganz lesenDer Auftragnehmer darf nach § 47 VGV, Abs. 5 für nachfolgende kritisch definierten Tätigkeiten (Patientenbezogene Daten) keinen Subunternehmer einbinden, sondern muss die Leistung durch einen firmeninternen und definierten Personenkreis erbringen: - Kartondistribution befüllter Kartonagen - Zustellung des angeforderten Archivguts an den AG - Vernichtung von Archivgut - Umlagerung des Archivguts bei Wechsel des An Als unkritische Tätigkeit wird die Zustellung von Leerkartonagen im Zuge der Kartondistribution gesehen.
Hinweis
#Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y5NT# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von … ganz lesen#Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6Y5NT# Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet. Bitte beachten Sie, dass in der Angebotsphase eine verkürzte Angebotsfrist von 15 Tagen vorgesehen ist. Falls Sie dieser Verkürzung nicht zustimmen, bitten wir um Rückmeldung bis 21.05.2025 als Nachricht über das "Vergabeportal-BW. "

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

Zuschläge

Zuschläge je Los
Zuschlag anAngebote
Heydt-Verlags-GmbH, Rottenburg3

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Universitätsklinikum Heidelberg
Art
Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Gesundheit
Anschrift
Im Neuenheimer Feld 672, 69120 Heidelberg
Website
klinikum.uni-heidelberg.de
Kontakt
vergabestelle.gb3@med.uni-heidelberg.de

Bei uns erfasst

399Bekanntmachungen
121Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Baden-Württemberg. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

55vergebene Aufträge
4Angebote je Los im Median (47 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Dienstleistungen in Baden-Württemberg (121 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens9 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung (diese Seite)
  2. 2. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 16.07.2025 auf 04.08.2025 verschoben
  3. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 04.08.2025 auf 21.08.2025 verschoben
  4. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 04.06.2025 auf 11.06.2025 verschoben
  5. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 11.06.2025 auf 25.06.2025 verschoben
  6. BekanntmachungFrist 04.06.2025
  7. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 21.08.2025
  8. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 21.08.2025
  9. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 25.06.2025 auf 16.07.2025 verschoben

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 02.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 3871222b-b7cf-4b28-b758-7db7dbb03f0a.