Empfangsdienst im Verwaltungsgebäude, Gustav-Stresemann-Ring 15, Wiesbaden

Allgemeine Aufgaben- und Leistungsbeschreibung 1. Kurze Beschreibung

Die Leistung umfasst die Erbringung von Empfangsdienstleistungen, Sicherheitsdienst und verschiedene organisatorische Dienstleistungen für die Nutzerämter im Verwaltungsgebäude Gustav-Stresemann-Ring 15 der Landeshauptstadt Wiesbaden.

Das Dienstgebäude Gustav-Stresemann-Ring 15, kurz G-S-R 15 genannt, ist mit seinen ca. 26.000 m² Mietfläche und ca. 750 Mitarbeitern der größte Verwaltungsstandort der Landeshauptstadt Wiesbaden. Er besteht aus dem, im Jahre 2001 bezogenen, Büroriegel Ⅲ (Haus B genannt) und dem, im Jahre 2003 bezogenen, Büroriegel Ⅳ (Haus A genannt) sowie Teilbereichen in den Büroriegeln Ⅰ u. Ⅱder Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes. Der G-S-R 15 ist Sitz von vier Dezernaten und neun Ämtern.

Die Funktion des hausverwaltenden Amtes wird durch das Hochbauamt wahrgenommen

2. Aufgabenstellung

Empfang •Empfang, Betreuung und Publikumssteuerung von Besuchern und Gästen • Erteilen von Auskünften, insbesondere bezogen auf die Zuständigkeiten innerhalb der Organisationseinheiten am Gustav-Stresemann-Ring 15 •Telefondienst/Entgegennehmen von Anrufen/Weiterleitung an die Organisationseinheiten/Erteilen von telefonischen Auskünften •Einlasskontrolle der Tiefgarage

Foyer und Besprechungsräume • Aktualisierung der Informationstafeln, Aushang von Plakaten und Prospektauslage im Foyer (Fristenüberwachung) • Verwaltung und Terminkoordination der Besprechungsräume im EG, Haus A • Schlüsselausgabe bzw. Schließdienst für die Besprechungsräume und den Raum für öffentliche Auslegungen • Besprechungsräume nach Nutzung/Rückgabe kontrollieren und ordnungsgemäße Rückgabe durch die jeweiligen Nutzer sicherstellen • Überwachung des gesamten Eingangs- und Foyerbereichs (inkl. Besprechungsräume) hinsichtlich eines gepflegten Erscheinungsbildes.

Post und Anlieferungen • Verteilung der Tagespresse • Leerung von Briefkästen (2 x tägl.) • Entgegennahme von Brief-, Paket- und Kuriersendungen für die Organisationseinheiten und Sicherstellen der Verteilung. • Koordinieren der Anlieferungen am Servicepoint und in der Anlieferungszone • Annahme von Hygienematerial in der Anlieferungszone und Einlagerung

Sonstiges • Weitergabe von Meldungen zu technischen Störungen • Überwachung der Einhaltung der Haus- und Brandschutzordnung • Sicherung von Gefahrenstellen •Verwaltung der Ruheräume, Ansprechpartner bei Notfällen •Führen u. Aktualisieren der Gesamtmitarbeiterliste

3. Anwesenheit/Zeiten: Das Personal muss pünktlich zu den festgesetzten Zeiten anwesend sein. Der Einsatz des Personals erfolgt nach folgendem Plan. Die Pausen sind entsprechend zu regeln, sodass immer eine Person am Servicepoint vor Ort ist.

Die Arbeitszeiten sind vom AN so zu organisieren, dass die Regelungen gemäß Arbeitszeitgesetz eingehalten werden.

Arbeitszeiten: Mo., Di., Do. 07:00 - 10:00 Uhr 1 Mitarbeiter*in 10:00 - 14:00 Uhr 2 Mitarbeiter*in 14:00 - 16:15 Uhr 1 Mitarbeiter*in Mittwoch 07:00 - 10:00 Uhr 1 Mitarbeiter*in 10:00 - 14:00 Uhr 2 Mitarbeiter*in 14:00 - 18:15 Uhr 1 Mitarbeiter*in Freitag 07:00 - 10:00 Uhr 1 Mitarbeiter*in 10:00 - 12:00 Uhr 2 Mitarbeiter*in 12:00 - 14:00 Uhr 1 Mitarbeiter*in

Der Empfangstresen muss zu den Öffnungszeiten des Hauses für Publikum - Montag, Dienstag u. Donnerstag: 8:00-16:00 Uhr Mittwoch: 8:00-18:00 Uhr Freitag: 8:00-12:00 Uhr

- stets mit mindestens einer Person besetzt sein.

In Ausnahmefällen können zusätzlich Abenddienste zu Sonderveranstaltungen erforderlich sein. Ein Abenddienst wird mindestens 10 Arbeitstage vor dem jeweiligen Termin beim Auftragnehmer angefordert und umfasst in der Regel 5 Std. nach dem regulären Pfortendienst (z.B. 17:00-22:00 Uhr).

Fällt eine Person des Personals aus, ist der Auftragnehmer verpflichtet unverzüglich eine geeignete Ersatzperson bereitzustellen. Zeigt sich, dass eine Person des Personalpools der im Formblatt genannten Kriterien "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" nicht entspricht, ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich eine geeignete Ersatzperson bereitzustellen.

4. Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals Im Auftragsfall werden die aufgeführten Anforderungen des AG bzgl. des eingesetzten Personals gem. Formblatt "Erklärung zu Auftragsanforderungen bzgl. des eingesetzten Personals" gefordert.

Darüber hinaus gehende Information finden sie im Leistungsverzeichnis.

5. Erläuterung der Zuschlagskriterien:

5.1. Zuschlagskriterien: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt: 1. Herangehensweise-Personal 25 % 2. Konzeptfragen 15 % 3. Preis 60 %

5.2. Erläuterung zu den Zuschlagskriterien: Die eingereichten Angebote werden nach Maßgabe der angegebenen prozentualen Gewichtung zunächst für jedes Einzelkriterium bewertet. Insgesamt können maximal 100 Punkte erzielt werden. Dabei entfallen bis zu 25 Punkte auf die Herangehensweise-Personal, bis zu 15 Punkte auf die Konzeptfragen und bis zu 60 Punkte auf den Preis, entsprechend ihrer Gewichtung. Die Punktewerte aller Kriterien werden anschließend addiert. Das Angebot mit der höchsten Punktzahl (maximal 100 Punkte) erhält den Zuschlag. Darüber hinaus gehende Information finden sie im Formblatt "Erläuterung der Zuschlgaskriterien"