Einführung der eAkte auf Basis xECM in der GMSH

Die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) nimmt die staatlichen Bauherren- und Planungsaufgaben für Land und Bund in Schleswig-Holstein wahr. Zudem ist sie zuständig für die Bewirtschaftung der vom Land genutzten Liegenschaften und für die Beschaffung von Material und Leistungen für die Landesbehörden. In dieser umfassenden Ausrichtung bietet sie Ihre Leistungen auch sonstigen Trägern der öffentlichen Verwaltung an. Die fortschreitende Digitalisierung der Hauptprozesse Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen sowie der individuellen Arbeitsumgebungen erfordern die elektronische Verfügbarkeit von Unterlagen und Dokumenten sowie die Möglichkeit einer rechtssicheren digitalen Erstellung, Bearbeitung und Verwahrung. Diese Anforderungen sollen mit der Einführung einer elektronischen Akte auf Basis des Extended Enterprise Content Management (xECM) der Firma OpenText erfüllt werden. In mehreren Vorprojekten wurde bereits eine Sandbox aufgebaut und im Rahmen einer Pilotierung mehrere Aktentypen umgesetzt. Das vorliegende Dokument beschreibt die Anforderungen an zukünftige Auftragnehmer, die der GMSH Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Einführung der elektronischen Akte auf Basis des xECM der Firma OpenText bereitstellen. Die Aufgaben umfassen Einführung, Konfiguration, Wartung und Weiterentwicklung des xECM sowie systemseitige Beratungsleistung. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Die GMSH strebt perspektivisch die Wartung und Weiterentwicklung der lokalen xECM Anwendungen im Wesentlichen durch eigene Kapazitäten an. Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens beauftragt die GMSH externe methodische, fachliche und technische Unterstützung für die Einführung der elektronischen Akte auf Basis der Anwendung xECM von OpenText für weitere Geschäfts- und Unterstützungsbereiche aus. Hierbei soll die Unterstützung die gesamte Bandbreite der notwendigen Arbeiten von vollständiger externer Übernahme bis hin zu Coaching des Teams der GMSH reichen. Die GMSH strebt daher eine kontinuierliche partnerschaftliche und erfolgreiche Zusammenarbeit für die gesamte Vertragslaufzeit an. Wichtige Voraussetzungen dafür sind Integrität, Flexibilität, Vertrauen, Zuverlässigkeit und Termintreue eines zukünftigen Auftragnehmer. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Die GMSH setzt derzeit folgende Lösungen zur Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse ein: • ERP 6.0: Frontend SAPGui, NWBC, Fiori mit den Modulen FI, CO, PS, MM, SD, PSM, RE-FX, Workflow, CPM (Commercial Project Management), • ArchiveLink / Opentext: ArchiveLink, mit Daten und Dokumentenarchivierung, VIM (Opentext), Opentext Dokulink, Opentext Scan Client, • Solutionmanager: Test-Suite und Beratung, Nutzung weiterer Funktionen für die Betriebsoptimierung • pitFM • PlanNet und StepFM von WeltWeitBau • RIB iTwo-Vergabe • Microsoft Office 2016 Aktuell läuft die Vorbereitung der Umstellung auf SAP S/4 HANA. Diese Umstellung ist bei der Integration von xECM und den entsprechenden elektronischen Akten angemessen zu berücksichtigen. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Für das 1. und 3. Los wird eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer geschlossen. Für das 2. Los wird eine Rahmenvereinbarung mit zwei Wirtschaftsteilnehmern geschlossen. Die Leistungen werden nach dem Kaskadenprinzip gem. § 21 Abs. 4 Nr. 1 VgV vergeben. Die Vergabe der Einzelaufträge erfolgt somit ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb und gemäß der erzielten Platzierung der erfolgreichen Bieter. Sollte das Unternehmen mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Einzelauftrag ablehnen (fehlende Kapazitäten), wird der nächstplatzierte Bieter beauftragt. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Vorbefasste Unternehmen: a. OpenText GmbH: Die OpenText GmbH hat in einem Vorprojekt in 2021 ein Testsystem (Sandbox) konzeptioniert und aufgebaut. In einem weiteren Vorprojekt wurde in 2023 auf Hardware und Infrastruktur der GMSH ein Produktivsystem xECM aufgebaut und in Betrieb genommen. b. Complon GmbH: Complon hat als Unterauftragnehmer der Firma BearingPoint in 2022 Teilkonzepte für die Umsetzung einer einfachen Projektakte für IT-Projekte, den Aufbau einer firmenweiten Aktensystematik, den Aufbau und Betrieb von 5 Aktentypen und 2 Workflows für den Servicebereich Justiziariat erstellt. Die IT-Projektakten und die Justiziariatsakten wurden auf der Sandbox umgesetzt. In einem weiteren Schritt wurde die Migration der Justizakten von der Sandbox als Stagingarea auf das Produktivsystem von Complon in 2023 durchgeführt. Im Zusammenhang mit dem Aufbau der Justiziariatslösung hat die GMSH die Lösung Complon for Legal gekauft. Complon unterstützt den Betrieb dieser Lösung auf Grundlage eines bestehenden EVB-IT Pflegevertrages. Alle Ergebnisse und sonstige dazugehörige Dokumente, sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Zudem wird eine verlängerte Frist für die Einreichung der Angebote gewährt.