ebwo - Komplett-Softwarelösung im Sinne eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems (ERP) ohne Personalmanagementmodule

Beschaffung einer Komplett-Softwarelösung im Sinne eines Enterprise-Ressource-Planning-Systems (ERP) ohne Personalmanagementmodule für die Entsorgungs- und Baubetrieb AöR der Stadt Worms (ebwo AöR). Die ebwo AöR ist ein wirtschaftliches Unternehmen der öffentlichen Hand in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR). Zu ihren wesentlichen Aufgaben zählen neben der Abfallwirtschaft, der Straßenreinigung und der Abwasserentsorgung auch ein breites Dienstleistungsspektrum, welches sich in der Sparte Baubetrieb von der Grünpflege, der Straßenunterhaltung, verschiedenen bautechnischen Gewerken, bis hin zur Stadtgärtnerei und einem Veranstaltungsservice erstreckt. Hinsichtlich des Finanz- und Rechnungswesens, ist für die ebwo AöR Handelsrecht maßgeblich. Die Unternehmensform einer AöR bedingt aber auch, dass kommunalrechtliche Bestimmungen wie die Eigenbetriebs- und Anstaltsverordnung Rheinland-Pfalz (EigAnVO) zu beachten sind. Dies betrifft insbesondere die Gliederung der vielfältigen Unternehmenssparten in der Bilanz sowie im laufenden Geschäft der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung etc. Derzeit nutzt die ebwo AöR im Finanz- und Rechnungswesen eine Standardsoftware, welche die Finanzbuchhaltung mit Kreditoren-, Debitoren- und Anlagenbuchhaltung abbildet, als auch die Kosten- und Leistungsrechnung und die öffentlich-rechtliche Gebührenveranlagung inklusive öffentlich-rechtlichem Mahnwesen. Die Belegarchivierung im Finanzbereich erfolgt derzeit digital über die verwendete Software, soll aber künftig in einem zentralen DMS erfolgen. Neben der beschriebenen Standardsoftware werden verschiedene Access-Hauslösungen verwendet, welche mit einer neuen Lösung abgelöst werden sollen. Hierzu zählt u. a. die Fakturierung der Baubetriebsleistungen, aber auch die Lagerverwaltung mehrerer vorhandener Lager. Dabei soll das Ziel sein, mit einer neuen Software möglichst viele Prozesse "aus einem Guss" abzubilden, um aufwendige Schnittstellen zwischen Modulen verschiedener Hersteller zu vermeiden - im Sinne einer wachsenden ERP-Lösung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass es sich um eine Lösung handeln muss, welche bereits im Einsatz ist. Aufgrund der Größe des Unternehmens ebwo AöR ist eine Entwicklung im laufenden Betrieb aus Gründen der Wirtschaftlichkeit abzulehnen. Auch muss der Umstieg auf die neue Software im Bereich der Finanzbuchhaltung verpflichtend bis zum Jahreswechsel 2025/2026 erfolgen können. Das gesamte System mit allen Modulen muss demnach zum 01.01.2026 in den Echtbetrieb gehen können und es darf nicht notwendig sein, Teile nachzuentwickeln. Im Übrigen sollte die Bedienung und Funktionalität der Software im Vordergrund stehen, da Wirtschaftlichkeit nach dem Verständnis der ebwo AöR nicht allein im Preis, sondern im Mehrwert für die Nutzenden und das Unternehmen liegt. Das inkludiert auch einen reibungslosen Zugang im mobilen Arbeiten und eine optimale Handhabung im Sinne attraktiver Arbeit (New Work). Zu den Details vgl. insbesondere das Dokument "Leistungsverzeichnis".