Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 54 Tage (8 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (26 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

Preis30 %
Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente35 %
Qualitätssicherung5 %
Archivierung von Papierakten und Daten10 %
Datenschutz und die Zertifizierung10 %
das Projektmanagement10 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

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Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−2,7 Punkte
25 % teurer	−6 Punkte
50 % teurer	−10 Punkte
100 % teurer	−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

24.11.2023
Erstveröffentlichung
vor 35 Monaten
24.11.2023
1. Berichtigung (diese Fassung)
vor 35 Monaten
29.12.2023
Angebotsfrist 09:00 Uhr
nur elektronisch über evergabe.nrw.de
vor 34 Monaten
07.11.2026
Heute

Beschreibung

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Digitalisierung der Personalakten und die Rücklieferung der Akten bzw. der darin enthaltenen Dokumente als digitales Datenformat zur Einbindung in die digitale Personalakte.

Beschreibung des Loses

Zur Leistung gehören: 1. Die Logistik und der Transport, d.h. die Abholung der Akten beim Auftraggeber in dazu zur Verfügung gestellten Transportbehälter und der Transport zum Standort des Auftragnehmers. 2. Die Aufbereitung der Akten für den Scanvorgang, die Digitalisierung der Akten, die Klassifizierung der eingescannten Dokumente und die Zuordnung zur vom Auftraggeber vorgegebenen neuen Aktenstruktur. 3. Die Sicherung der Qualität der Scanergebnisse und der Klassifizierung der Dokumente. 4. Die nachgewiesene Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. 5. Die Rücklieferung der Akten in digitalisierter Form und abschließend die Archivierung und gegebenenfalls Vernichtung der Dokumente und Daten, nach erfolgreicher Digitalisierung und Auslieferung der Daten.

Gegenstand nach CPV

79999100 ScanningHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag5 von 5 angegeben

Preis30 %

Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente35 %

Qualitätssicherung4,991 %

Archivierung von Papierakten und Daten10,003 %

Datenschutz und die Zertifizierung10,003 %

das Projektmanagement10,003 %

Qualität: Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente
Qualität: Qualitätssicherung
Qualität: Archivierung von Papierakten und Daten
Qualität: Datenschutz und die Zertifizierung
Qualität: das Projektmanagement

Eignung6 von 6 angegeben

Kriterium: Erklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften sein … ganz lesenkürzer
Erklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind, 4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen) 5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist. 6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist 7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen) 8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt. Der Bieter hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu machen: 9- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro). 10- Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Digitalisierung von Papierakten": bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 300.000,00 EUR (dreihunderttausend Euro). 11- Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine Mindestanforderung) 12-Das beigefügte Dokument (Anlage 1_Eignungsbewertung Digitalisierung Personalakten) ist von jedem Bewerber vollständig auszufüllen und einzureichen.
Kriterium: Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes / Wohnsitzes oder vergleich-bares Register, soweit dies in dem Mitgliedstaat geführt wird.
Kriterium: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl … ganz lesenkürzer
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl von 40 Mitarbeitenden ist hier erforderlich. 2. Referenzen Darüber hinaus sind zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vier Referenzprojekte Digitalisierung (Scan) von Papierakten anzugeben. Zur Angabe der Referenzen ist die vorgegebene Übersichtsdarstellung zu verwenden (s.u.). Für jede Referenz ist eine Übersicht auszufüllen. Es sind geeignete Nachweise beizufügen, die die Verifizierung der tatsächlichen Durchführung des Projekts ermöglichen. Folgende Angaben werden in diesem Zusammenhang bezüglich der Darstellung der Referenzen angefragt. 2.1 Gegenstand des Referenzprojekts Zunächst ist der Gegenstand des Referenzprojektes zu beschreiben. Der Bieter soll Angaben zum Auftragsgegenstand machen und ob das Referenzprojekt die Digitalisierung von Papierakten zur Einbindung in ein Digitales Dokumentenmanagementsystem zum Gegenstand hatte. 2.2 Größe des Referenzprojekts Darüber hinaus werden Angaben benötigt, wie viele Akten und Dokumente im Rahmen des Referenzprojekts digitalisiert wurden. 2.3 Branche des Auftraggebers im Referenzprojekt Zuletzt ist anzugeben, ob Projekte mit Unternehmen durchgeführt wurden, die in dem Gleichen oder in einem vergleichbaren Umfeld wie der Auftraggeber tätig sind. Unterschieden werden Projekte mit nicht öffentlichen, sonstigen Unternehmen, Projekte mit Auftraggebern des öffentlichen Dienstes, Projekte im Krankenhausumfeld und Projekte mit anderen Universitätskliniken.
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subvent … ganz lesenkürzer
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen
Begrenzung der Bewerberzahl: 3 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang1 von 5 angegeben

Vertragsbeginn: keine Angabe
Vertragsende: keine Angabe
Verlängerung: keine Angabe
Optionen: keine Angabe
Rahmenvereinbarung: nein

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: evergabe.nrw.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: 77 DAYS
Angebotsöffnung: keine Angabe
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen: Leistung: keine
Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Erforderlich
Elektronische Bestellung: wird nicht genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz2 von 2 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10, 50667 Köln
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis: #Besonders geeignet für:selbst#
Hinweis: Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY10JD95JY Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fr … ganz lesenkürzer
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY10JD95JY Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers, allen Bewerbern/Bietern beantwortet. Es gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW. Der Auftraggeber behält sich vor, Teststellungen durchzuführen. Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen. Eine Angebotsabgabe per E-Mail wird nicht akzeptiert. Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses verpflichtet Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden zur Umsetzung der dort genannten Vorgaben. Diese umfassen unter anderem die Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette. D.h., unmittelbare Zulieferer (dies können auch Dienstleister sein) müssen so ausgewählt werden, dass diese keine der im LkSG benannten Rechte beeinträchtigen. Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Zuwendung der Fördermittel.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name: Universitätsklinikum Essen, AöR
Art: Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Gesundheit
Anschrift: Hufelandstraße 55, 45147 Essen
Kontakt: vergabe@uk-essen.de
Auskünfte: Universitätsklinikum Essen, AöRvergabe@uk-essen.de

Bei uns erfasst

224Bekanntmachungen

42Zuschlagsmeldungen

Fortführung und Skalierung der Work-Management-Plattform Asana04.11.2026 · 2 Angebote
Mobiler Hochleistungs-3D-C-Bogen29.10.2026 · 2 Angebote
Flexible Endoskopie-Systeme28.07.2026 · 2 Angebote
UKE SK-Baufeld A5/A1516.07.2026 · 8 Angebote

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Neubau Kinderklinik - Landschaftsbauarbeiten AußenanlagenUniversitätsklinikum Essen AÖR · EssenFrist 13.11.2026
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Alle 2 offenen Ausschreibungen von Universitätsklinikum Essen, AöR, dazu Zuschläge und Auftragnehmer

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

169vergebene Aufträge

4,5Angebote je Los im Median (140 Lose mit Angabe)

298.873 €Zuschlagswert im Median

190.800 € – 557.918 €mittlere Hälfte, 26 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (359 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Iron Mountain Deutschland GmbH5 Zuschläge
PRIMIS spol. s r. o.3 Zuschläge
rebeq GmbH3 Zuschläge
AVT Airborne Sensing GmbH2 Zuschläge
DMI GmbH & Co. KG2 Zuschläge
Garstman Management- & Teamentwicklung2 Zuschläge

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

24.11.2023BekanntmachungFrist 29.12.2023
24.11.20231. Berichtigung (diese Seite) · Aktualisierte InformationenFrist 29.12.2023

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

Digitalisierung (Scan) der Personalakten

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