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Frist abgelaufenEU-weitDienstleistungenmögliche Doppelmeldung

Digitalisierung (Scan) der Personalakten

Universitätsklinikum Essen, AöR · Essen, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen #1veröffentlicht 24.11.2023DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Angebotsfristseit 1044 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.nrw.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 24.11.2023.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
keine Angabe
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Essen45147, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichevergabe.nrw.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 54 Tage (8 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (26 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

  • Preis30 %
  • Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente35 %
  • Qualitätssicherung5 %
  • Archivierung von Papierakten und Daten10 %
  • Datenschutz und die Zertifizierung10 %
  • das Projektmanagement10 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−2,7 Punkte
25 % teurer−6 Punkte
50 % teurer−10 Punkte
100 % teurer−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 35 Monaten
  2. Angebotsfrist 09:00 Uhr
    nur elektronisch über evergabe.nrw.de
    vor 34 Monaten
  3. Heute

Beschreibung

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Digitalisierung der Personalakten und die Rücklieferung der Akten bzw. der darin enthaltenen Dokumente als digitales Datenformat zur Einbindung in die digitale Personalakte.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag5 von 5 angegeben

Preis30 %
Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente35 %
Qualitätssicherung4,991 %
Archivierung von Papierakten und Daten10,003 %
Datenschutz und die Zertifizierung10,003 %
das Projektmanagement10,003 %
Qualität
Verarbeitung und Klassifizierung der Akten und Dokumente
Qualität
Qualitätssicherung
Qualität
Archivierung von Papierakten und Daten
Qualität
Datenschutz und die Zertifizierung
Qualität
das Projektmanagement

Eignung6 von 6 angegeben

Kriterium
Erklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften sein … ganz lesenErklärung des Bieters, dass 1. über sein Vermögen weder das Insolvenz- noch das Vergleichsverfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist, 2. er sich nicht in Liquidation befindet, 3. er sich als ausländischer Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu 1. und 2. vergleichbar sind, 4. Als Amts- und Umgangssprache wird "Deutsch" festgelegt (so sind alle wesentlichen Bedienhandbücher in deutscher Sprache vorzulegen) 5. dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bieters zuzurechnen ist, wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat rechtskräftig verurteilt und gegen das Unternehmen keine Geldbuße nach § 30 OWiG rechtskräftig festgesetzt worden ist. 6. er seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist 7. keine fakultativen Ausschlussgründen im sinne des §124 GWB (vgl. Anlage 1) vorliegen (bzw. Nachweis von Selbstreinigungsmaßnahmen) 8. kein Verstoß gegen das Mindestlohngesetz vorliegt. Der Bieter hat Angaben zu seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu machen: 9- Gesamtjahresumsatz des Unternehmens bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR (Eine Million Euro). 10- Spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Digitalisierung von Papierakten": bezogen auf die vergangenen 3 Geschäftsjahre in Höhe von mindestens 300.000,00 EUR (dreihunderttausend Euro). 11- Vorhandensein einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung in geeigneter Höhe. (keine Mindestanforderung) 12-Das beigefügte Dokument (Anlage 1_Eignungsbewertung Digitalisierung Personalakten) ist von jedem Bewerber vollständig auszufüllen und einzureichen.
Kriterium
Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister ihres Sitzes / Wohnsitzes oder vergleich-bares Register, soweit dies in dem Mitgliedstaat geführt wird.
Kriterium
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl … ganz lesenTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit 1. Personelle Ressourcen Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur aktuellen Anzahl der Beschäftigten machen. Eine Mindestanzahl von 40 Mitarbeitenden ist hier erforderlich. 2. Referenzen Darüber hinaus sind zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vier Referenzprojekte Digitalisierung (Scan) von Papierakten anzugeben. Zur Angabe der Referenzen ist die vorgegebene Übersichtsdarstellung zu verwenden (s.u.). Für jede Referenz ist eine Übersicht auszufüllen. Es sind geeignete Nachweise beizufügen, die die Verifizierung der tatsächlichen Durchführung des Projekts ermöglichen. Folgende Angaben werden in diesem Zusammenhang bezüglich der Darstellung der Referenzen angefragt. 2.1 Gegenstand des Referenzprojekts Zunächst ist der Gegenstand des Referenzprojektes zu beschreiben. Der Bieter soll Angaben zum Auftragsgegenstand machen und ob das Referenzprojekt die Digitalisierung von Papierakten zur Einbindung in ein Digitales Dokumentenmanagementsystem zum Gegenstand hatte. 2.2 Größe des Referenzprojekts Darüber hinaus werden Angaben benötigt, wie viele Akten und Dokumente im Rahmen des Referenzprojekts digitalisiert wurden. 2.3 Branche des Auftraggebers im Referenzprojekt Zuletzt ist anzugeben, ob Projekte mit Unternehmen durchgeführt wurden, die in dem Gleichen oder in einem vergleichbaren Umfeld wie der Auftraggeber tätig sind. Unterschieden werden Projekte mit nicht öffentlichen, sonstigen Unternehmen, Projekte mit Auftraggebern des öffentlichen Dienstes, Projekte im Krankenhausumfeld und Projekte mit anderen Universitätskliniken.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subvent … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, bankruptcy, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, cred-arran, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang1 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
evergabe.nrw.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
77 DAYS
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: keine
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird nicht genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz2 von 2 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-10, 50667 Köln
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders geeignet für:selbst#
Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDGY10JD95JY Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fr … ganz lesenBekanntmachungs-ID: CXS0YDGY10JD95JY Es erfolgt keine postalische oder elektronische Übersendung der Vergabeunterlagen. Sie stehen im Portal zum Download bereit. Fragen zum Verfahren werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers, allen Bewerbern/Bietern beantwortet. Es gelten die Vertragsbedingungen des Landes NRW. Der Auftraggeber behält sich vor, Teststellungen durchzuführen. Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Ein unverschlüsselt eingereichtes elektronisches Angebot ist zwingend vom Vergabeverfahren auszuschließen. Eine Angebotsabgabe per E-Mail wird nicht akzeptiert. Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Dieses verpflichtet Unternehmen ab 3000 Mitarbeitenden zur Umsetzung der dort genannten Vorgaben. Diese umfassen unter anderem die Einhaltung von Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette. D.h., unmittelbare Zulieferer (dies können auch Dienstleister sein) müssen so ausgewählt werden, dass diese keine der im LkSG benannten Rechte beeinträchtigen. Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt der Zuwendung der Fördermittel.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Universitätsklinikum Essen, AöR
Art
Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Gesundheit
Anschrift
Hufelandstraße 55, 45147 Essen
Kontakt
vergabe@uk-essen.de
Auskünfte
Universitätsklinikum Essen, AöRvergabe@uk-essen.de

Bei uns erfasst

224Bekanntmachungen
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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

169vergebene Aufträge
4,5Angebote je Los im Median (140 Lose mit Angabe)
298.873 €Zuschlagswert im Median
190.800 € – 557.918 €mittlere Hälfte, 26 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (359 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 29.12.2023
  2. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 29.12.2023

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung bf3ba0a3-65fc-4291-addd-d40b809af52c.