Da-Di-Werk -Gebäudemanagement- Einführung eines Workflowmanagementsystems (WMS) in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement (DMS)

Das einzuführende WMS/DMS leistet einen wesentlichen strategischen Beitrag im Hinblick auf das Zielbild einer modernen, digitalisierten Administration, aber auch im Hinblick auf die digitale Transformation des Da-Di-Werks insgesamt. Dokumente werden zukünftig überwiegend elektronisch erfasst, bearbeitet, ausgetauscht und archiviert. Mitarbeitende werden die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen effizient und kontextbezogen auffinden, wodurch Anträge und Rechnungen schneller geprüft und freigeben werden können.

Von der Workflow-Software erhofft sich das Da-Di-Werk neben der schnelleren Bearbeitung unterschiedlicher Anträge durch die Automatisierung von Arbeitsschritten auch die Vermeidung von Fehlern und die Reduktion überflüssiger Arbeitsschritte. Zudem sollen alle in den Workflow involvierten Mitarbeitenden automatisch stets über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert werden, um bspw. Doppelarbeiten zu vermeiden oder um Planungssicherheit zu erhalten. Prozesse, für die bisher Dokumente genutzt werden, sollen perspektivisch rein datensatzbasiert möglich werden.

Die Erstellung von elektronischen Workflows soll dabei von geschulten Personen möglichst einfach zu realisieren sein, sodass die Prozessdigitalisierung vom Da-Di-Werk perspektivisch ohne Einbeziehung des Anbieters vorangetrieben werden kann. Die Nutzerfreundlichkeit der Workflow-Engine spielt daher eine wichtige Rolle.

Folgende übergreifende Ziele sollen durch die Systemeinführung erreicht werden:

 Berechtigte Mitarbeitende in die Lage versetzen, selbst Workflows designen zu können;  Zusammenführung der Menschen, Systeme und Geräte im Da-Di-Werk als wesentliches Mittel zur Umsetzung der digitalen Transformation;  Optimierung des kollaborativen Informationsaustauschs sowohl in Bezug auf die Menschen als auch auf die Systeme;  Höchstmögliche Automatisierung von Prozess- und Prüfschritten;  Einfache Möglichkeiten zur Skalierbarkeit des Systems;  Flexible Prozessgestaltung zur Anpassung der Prozesse an die Gegebenheiten der verschiedenen Organisationseinheiten;  Vermeidung von redundanter Vorgangsbearbeitung;  Vermeidung von redundanter Datenspeicherung;  Möglichkeit, sowohl dokumentenbasierte als auch rein vorgangsbasierte Workflows abzubilden;  Ermöglichung der Integration externer Partner in Workflows;  Ermöglichung des digitalen Signierens von Dokumenten;  In der finalen Ausbaustufe sollen ca. 300 Personen Zugriff auf das System erhalten.

Die Details des Leistungsumfangs der geforderten Softwarelösung finden sich im separaten Anforderungskatalog. Darin sind die maßgeblichen funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen beschrieben. Der Anforderungskatalog nimmt dementsprechend eine zentrale Rolle bei der Bewertung der Leistungsfähigkeit ein.