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Betreuung, Customizing, Service und Support der enaio-Software

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH · Berlin, Berlin

Aktenzeichen 2025-0076veröffentlicht 29.07.2025DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 435 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungmeinauftrag.rib.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 29.07.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
2 Jahre01.10.2025 – 30.09.2027, bis zu 1 Verlängerung
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Berlin10178, Berlin
Einreichung
elektronisch: Erforderlichmeinauftrag.rib.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 90 Tage (33 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 1 Angebot je Los (3 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 15 Monaten
  2. Fragen bis 12:00 Uhr
    vor 15 Monaten
  3. Angebotsfrist 10:00 Uhr
    nur elektronisch über meinauftrag.rib.de
    vor 14 Monaten
  4. Öffnung der Angebote 10:00 Uhr
    vor 14 Monaten
  5. Bindefrist endet
    33 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 13 Monaten
  6. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 30.09.2027
    vor 13 Monaten
  7. Heute

Beschreibung

Seit 2021 wird in der WBM die Software enaio© von Optimal Systems als Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Aktuell befindet sich die Version 9.10 im Einsatz. Lizenziert sind ca. 150 Nutzer: innen, die organisationsübergreifend die Lösung anwenden.

Der bestehende Dienstleistungsvertrag mit dem Dienstleister über die Betreuung der Software in den Bereichen Service, Support und Customizing, Service & Support, Schulung / Einweisung nähert sich dem Ende. Weil weiterer Unterstützungsbedarf besteht, soll über die vorliegende Ausschreibung ein neuer Vertragspartner gefunden werden, der der WBM DMS-Expert: innen mit dem geforderten Fachknowhow anbieten kann.

Die Aufgaben sollen durch einen enaio-Experten wahrgenommen werden.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Preis
Der Preis wird mit 60 % bewertet.
Qualität
Das Konzept wird mit 40 % bewertet.

Eignung7 von 7 angegeben

Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Erklärung, dass eine gültige Haftpflichtversicherung vorliegt: Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR
Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.
Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Bestätigung, dass eine Unternehmenszertifizierung nach DIN ISO 27001 oder vergleichbar vorliegt oder das Unternehmen sich im Zertifizierungsprozess befindet.
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Es sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind: - einen enaio-Experten (Senior Level) und - einen enaio-Fachmann (Consultant Level). Mindestanforderungen für den enaio-Experten: - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind … ganz lesenEs sind Profile zweier Mitarbeitenden gefordert, welche für die Dienstleistungserbringung vorgesehen sind: - einen enaio-Experten (Senior Level) und - einen enaio-Fachmann (Consultant Level). Mindestanforderungen für den enaio-Experten: - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 5 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von tiefgreifenden enaio©-Kenntnissen durch zwei Referenzprojekte. Die wahrgenommenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Aus den Referenzen und deren Beschreibung muss hervorgehen, dass der enaio-Experte in folgenden Themengebieten Erfahrungen aufweisen kann: o Bereitstellung und Entwicklung von Akten (Schränken) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Erfahrung in Entwicklung von geschäftsprozess-basierten Workflows innerhalb der Akten (Schrän-ke) in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen o Konzeption und Planung, Projektunterstützung von enaio© bereitgestellten Schnittstellen (API etc.) und Drittanbieter-Software o Umsetzung von Berechtigungsverfahren (User/Gruppen) in enaio© - Nachweis technischer enaio© Weiterbildungen im Bereich DMS (z.B. © © Essentials, enaio© Advanced, enaio© Systemdiagnose, API, Rest API) - Gute Windows-Server Kenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Kenntnisse im Bereich von Fachverfahren, die an eine DMS-Software angebunden werden, wie ERP, CAFM und elektronischer Rechnungseingang - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS Mindestanforderung für den enaio-Fachmann (Consultant Level): - Abgeschlossenes IT-Studium oder IT-Fachausbildung - Mind. 3 Jahre Berufs-/Projekterfahrung mit vergleichbaren DMS-Projekten - Nachweis von grundlegenden enaio©-Kenntnissen durch mind. ein Referenzprojekt. Die wahrgenomme-nen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind zu erläutern. Die Referenzen müssen mit den ausgeschriebe-nen Leistungen vergleichbar sein und die weiteren folgende Voraussetzungen erfüllen: o Umsetzung/Modellierung der enaio© DMS-Software - Windows-Server Basiskenntnisse (mind. Windows Server 2019) - Erfahrungen und Kenntnisse zu ERP-Lösungen im Bereich der Wohnungswirtschaft - Erfahrungen im Umgang mit Rechte- und Rollen sowohl Stammdatenmanagement - Sehr gute Erfahrungen im Bereich der Dokumentation von Anwendungslandschaften, wie beispielsweise dem DMS
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bildung krimineller Vereinigungen

Laufzeit und Umfang5 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.10.2025
Vertragsende
30.09.2027
Verlängerung
bis zu 1-mal: Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (z. B. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich … ganz lesenbis zu 1-mal: Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter vor vollständiger Leistungserbringung aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (z. B. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächstwirtschaflicheren Angebot.
Optionen
Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von zwei Jahren. Die Laufzeit beginnt am 01.10.2025. Der Vertrag kann einmal um ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Auftragsumfang ist auf maximal drei Jahre begrenzt.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung9 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
meinauftrag.rib.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
33 Tage
Angebotsöffnung
29.08.2025, 10:00 Uhr
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sachschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung, mit mindestens 100.000 Euro für Vermögensschäden und eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20.000,00 EUR zu erbringen.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Landes Berlin, Martin-Luther-Straße 105, 10825 Berlin
Fristen für Nachprüfungsanträge
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ … ganz lesenVerstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
1) Die Vergabeunterlagen für das Offene Verfahren stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung. Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzure … ganz lesen1) Die Vergabeunterlagen für das Offene Verfahren stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung. Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Angebote zugelassen. 2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 22.08.2025, 12:00 Uhr über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/ 3) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend in dem Angebot machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen. 4) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen. Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen; 5) Die Angaben zu Referenzen und Umsatz von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden. 6) Eine Nichteinhaltung der als Mindestanforderung gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss. 7) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Art
Öffentliches Unternehmen, Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Anschrift
Dircksenstraße 38, 10178 Berlin
Website
wbm.de
Kontakt
vergabe@wbm.de

Bei uns erfasst

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 722 (Softwareprogrammierung und -beratung) in Berlin. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

234vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (158 Lose mit Angabe)
694.279 €Zuschlagswert im Median
292.372 € – 1,12 Mio. €mittlere Hälfte, 46 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 29.08.2025
  3. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 29.08.2025

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 67943e55-42db-420e-ba90-216652631a8d.