Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an. Die Umsetzung ist in mehreren Phasen geplant. Es ergeben sich nach aktuellem Planungsstand folgende Teilprojekte: 1. TP1: Implementierung des DMS-Basissystems 2. TP2: Einführung Bereichsablage gemäß Aktenplan 3. TP3: Einführung Umlauf- und Freigabeverfahren 4. TP4: Einführung Vertragsmanagement 5. TP5: Umsetzung Schnittstellenanbindung iboNet Project, FMS und AKIRA-Umgebung 6. TP6: Einführung Projektakte 7. TP7: Prozessimplementierung 1-3 (optional) 8. TP8: Anbindung Typo3-Formulare Webseite an Workflow-Engine 9. TP9: Umsetzung Langzeitarchivierung (optional) Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch Partner sowie Kunden/Besuchern und Nutzern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen. Mit dem Dokumentenmanagementsystem muss eine einheitliche zentrale Ablage inkl. Recherche für Dokumente geschaffen werden. Ziel der DMS-Softwareeinführung ist es, die in der Stiftung befindlichen Dokumente zu verteilen, abzulegen, zu recherchieren und zu bearbeiten.