AA RV Delegationsbetreuungsdienstleistungen

Der Rahmenvertrag dient der Unterstützung des Auswärtigen Amtes, seiner nachgeordneten Behörden sowie anderer oberster Bundesbehörden bei der Vorbereitung und Betreuung von Besuchen nationaler und internationaler hochrangiger Gäste und Delegationen anlässlich internationaler Konferenzen, Gipfeltreffen, Regierungskonsultationen und Großveranstaltungen in Berlin und an anderen Orten in Deutschland. Hierfür bedarf es fester, zentraler Ansprechpersonen sowie der Bereitstellung von Gruppendelegationsbetreuer*innen und Delegationsbetreuer*innen. Die Delegationsbetreuung umfasst klassische Präsenzveranstaltungen, hier insbesondere die physische Begleitung der Delegation während ihres Besuchs bzw. ihrer Konferenzteilnahme. Aber auch bei virtuellen oder hybriden Formaten können Betreuungsleistungen notwendig werden.

Folgende Leistungen werden im Einzelnen benötigt. - Beratung, Steuerung und Management der Delegationsbetreuungsdienstleistungen (u.a. Erstellung eines Delegationsbetreuungskonzepts sowie Planung, Koordinierung und Abwicklung des gesamten Delegationsbetreuungsprozesses); - Planung und Vorbereitung, u.a. Aufbau einer geeigneten Kommunikationsstruktur, Schnittstellenmanagement mit weiteren Dienstleistern, Identifizierung, Untervertragnahme, Bereitstellung und Steuerung einer ausreichenden Anzahl von geeigneten (Gruppen-)Delegationsbetreuer*innen; - Betreuung der Delegationen im Vorfeld der Veranstaltungen (kontinuierliche Ansprechbarkeit, Überwachen und Einhalten von Fristen, Teilnahme an Vorausreisen etc.); - Betreuung der Delegationen während der Veranstaltungen, u.a. kontinuierliche Ansprechbarkeit, Schnittstellenmanagement (zu anderen Dienstleistern, Sicherheitsbehörden, Hotels und Veranstaltungsorten), Schnittstelle zwischen Delegationen und deren Botschaften, Betreuung und Begleitung der Delegation (Teilnahme an Begrüßung/Verabschiedung, Sicherstellung der Einhaltung des Zeitplans, Information und Orientierung bei allen Fragen zum Programm, Serviceleistungen wie Botendienste, Kopiertätigkeiten, Einholung von Auskünften); - Budgetierung und Budgetkontrolle, Kostenabwicklung sowie regelmäßiges Monitoring und Reporting zur Inanspruchnahme dieses Rahmenvertrages. Die Leistungen sowie das hierfür zum Einsatz kommende Personal müssen höchsten Ansprüchen an Qualität, Kompetenz, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit, Etikette, Diskretion und Flexibilität genügen. Diese spiegeln sich in den festgelegten Eignungs- und Zuschlagskriterien wider.

Für den Rahmenvertrag ist eine Laufzeit von 4 Jahren vorgesehen mit einer dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr. Der Rahmenvertrag beinhaltet keinen Anspruch des Auftragnehmers auf Erteilung eines Einzelauftrags oder auf eine bestimmte Anzahl oder Regelmäßigkeit der Erteilung von Einzelaufträgen.