WVV Wiesbaden Holding GmbH - Konzernrevision, Allgemeine und IT-Revision; Beschaffung von Co-Sourcing-Dienstleistungen für die Durchführung von Prüfungen der Konzernrevision der LHW

Beschreibung:

Auf der Basis des Beschlusses Nr. 0450 vom 17. Dezember 2015 der Stadtverordnetenversammlung der LHW wurde bei der WVV eine Konzernrevision implementiert, die die Funktion der Konzernrevision für die LHW sowie der Internen Revision in den Gesellschaften, bei denen die Landeshauptstadt Wiesbaden Prüfungsrechte besitzt, wahrnimmt. Die Konzernrevision sucht zur Wahrnehmung Ihrer Aufgabe Partner, mit denen sie zusammen in einem Co-Sourcing-Ansatz die Prüfungen durchführt. Zusätzlich kann die Konzernrevision auch Prüfungen ohne Partner durchführen.

Die Rechtsstellung der Konzernrevision ist an die Rechtsstellung des kommunalen Revisionsamtes angelehnt und ist in den jeweiligen Satzungen der zu prüfenden Gesellschaften verbindlich geregelt und verankert. Die Regelungen basieren auf einer, von der Stadtverordnetenversammlung der LHW erlassenen Revisionsordnung sowie einer Mustersatzung, die für alle relevanten Gesellschaften verbindlich umgesetzt wurde.

Zum Konsolidierungskreis der LHW gehört auch eine IT-Gesellschaft die insbesondere für die Kernverwaltung Anbieter und Lösungsgeber im Bereich der Hard- und Software- Solutions, der Netzwerke, TK-Anlagen und Rechenzentrumsdienstleistungen.

Nach einem risikoorientierten Ansatz sollen in allen relevanten Gesellschaften, auf der Basis einer Prüfungsplanung, einzelne Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit durchgeführt werden. Dabei sind alle Prozesse und Aktivitäten, die einer Gesellschaft zuzuordnen sind, in die Prüfung mit einzubeziehen.

Die risikoorientierte Prüfungsplanung wird der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnis gegeben.

Es besteht die Möglichkeit, dass die Konzernrevision anlassbezogene Sonderprüfungen durchführt. Diese können u.a. durch die Stadtverordnetenversammlung bzw. durch den Oberbürgermeister der LHW erteilt werden. Sonderprüfungen sind dabei je nach Aufgabenstellung sehr zeitnah zu beginnen. Der Auftragnehmer erklärt mit der Abgabe seines Angebotes, dass er in der Lage ist bei Bedarf solche Sonderprüfung binnen 2 Wochen zu beginnen.

In die Erstellung zukünftiger Prüfungspläne soll der Co-Sourcing-Partner aktiv eingebunden werden. Im Co-Sourcing sollen die Prüfungen in Abstimmung mit der Konzernrevision gemeinsam geplant, durchgeführt und dokumentiert werden. Die Durchführung soll nach allgemein anerkannten Standards (bspw. DIIR, IDW, IDR) erfolgen. Die Berichtserstellung erfolgt analog. Die Berichtslegung erfolgt dabei im Namen und Layout der Konzernrevision und wird sowohl vom Auftragnehmer wie auch von der Konzernrevision unterzeichnet. Die Berichtswege sind der Revisionsordnung zu entnehmen.

Arbeitspapiere und Prüfungsunterlagen verbleiben bei der Konzernrevision bzw. sind spätestens mit Berichtslegung der Konzernrevision zu übergeben. Zu eigenen Dokumentationszwecken können durch den Auftragnehmer Kopien angefertigt werden. Gegebenenfalls sind die Prüfungsergebnisse in den relevanten Gremien (Vorstand, Aufsichtsrat, Revisionsausschuss bzw. Beteiligungsausschuss der Stadtverordnetenversammlung der LHW) zu vertreten.

Gegenstand der zu beauftragenden Leistung:

(1) Allgemeine Revision mit den Schwerpunkten: a) systematische Überprüfung aller Prozesse und Strukturen, um die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien, Verordnungen und internen Vorgaben sicherzustellen b) Prüfung der Ordnungsmäßigkeit c) Prüfung der Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit d) Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS) e) Prüfung des Risikomanagementsystems (RMS) f) Prüfung des Compliancemanagementsystems (CMS) g) Prüfung von regulatorischen Änderungen mit Auswirkungen auf das operative Geschäft (z.B. Energiewende, Verkehrswende)

(2) IT-Revision mit den Schwerpunkten: a) Prüfung und Bewertung der IT-Systeme, b) Prüfung und Bewertung der IT-Infrastruktur c) Prüfung und Bewertung der IT-Prozesse hinsichtlich ihrer Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz.

Der Bewerber muss alle Leistungen in seinem Namen anbieten und später den Auftrag in seinem Namen durchführen, so dass die Auftraggeberin im Falle der Zuschlagserteilung nur einen Ansprechpartner hat.

Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zulässig; in diesem Falle haften alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin gesamtschuldnerisch.

Mit Abgabe des Teilnahmeantrags in diesem Vergabeverfahren erklärt der Anbieter, dass er in den Jahren 2020-2024 in keiner der zugeordneten Gesellschaften als Jahresabschlussprüfer, Gutachter oder als Berater bzw. Projektsteuer o.ä. tätig war bzw. keine operativen Tätigkeiten in den zu prüfenden Gesellschaften als Auftragnehmer übernommen hat und das keinerlei relevante vertragliche Beziehungen für den Bewerbungszeitraum (2026 - 2029) bestehen. Sofern kein offensichtlicher Konflikt besteht, kann ein Auftrag im Beauftragungszeitraum mit vorheriger Zustimmung der Konzernrevision erteilt werden.

Optionen:

Angestrebt wird der Abschluss eines Vertrages mit einer Laufzeit von 3 Jahren mit einer Verlängerungsoption von zweimal einem Jahr. Die Ausübung dieser Option steht lediglich der Auftraggeberin zu.

Bedarf gesondert auszuschreiben. Sie behält sich ferner im Einzelfall vor, bei Bedarf, während des Beauftragungszeitraums, weitere Prüfungsleistungen gesondert auszuschreiben. Es besteht kein Anspruch der Bewerber, bei einer Prüfung entsprechend berücksichtigt zu werden.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf den Abruf von einzelnen und / oder sämtlichen Optionen und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz oder Honorarerhöhung) herleiten.

Projekttermine: Beginn der Leistungserbringung: April 2026