Vertragsverlängerung und Vertragserweiterung von HR-Software

Aus nachfolgenden Gründen ist ein Wettbewerb aus technischen Gründen nicht vorhanden sowie Begründung zur Fortsetzung und Erweiterung der bestehenden SaaS-Leistungen im Zusammenhang mit dem Upgrade von P&I LogaAll-in auf P&I LogaHR Digitale Parallelwelt: Gegenstand der vorgesehenen Vertragsergänzung ist die als Erweiterung der bereits bestehenden Software-as-a-Service-Leistungen der P&I AG auf Basis des bestehenden produktiven Datenbestandes der Stadt Coburg. Die Erweiterung umfasst insbesondere das Upgrade der bestehenden Lösung P&I LogaAll-in auf die aktuelle Plattformgeneration P&I LogaHR einschließlich der Fortführung des bestehenden Betriebsmodells "Private Cloud". Gleichzeitig erfolgt der technische Umzug des bestehenden dedizierten P&I LogaAll-in Servers des Auftraggebers in das P&I IT-Cloud-Datacenter. Die bestehende System- und Datenbasis bleibt hierbei vollständig erhalten. Auch die bereits im produktiven Betrieb befindlichen Schnittstellen werden vollständig übernommen. Es handelt sich ausdrücklich nicht um eine Neubeschaffung eines anderen HR-Systems oder um die Einführung eines neuen Herstellers, sondern um die technische, funktionale und betriebliche Fortentwicklung der bereits produktiv eingesetzten Plattform einschließlich der Fortsetzung bestehender Nutzungs-, Betriebs-, Berechtigungs-, Integrations- und Datenstrukturen. Eine Datenmigration auf ein Fremdsystem oder eine Ausschreibung mit anschließendem Herstellerwechsel würde demgegenüber einen vollständigen Systemwechsel mit erheblichem technischem, organisatorischem, wirtschaftlichem und personellem Risiko darstellen. Die geplante Vertragsanpassung dient daher der Sicherstellung des unterbrechungsfreien Betriebs der bestehenden HR-Kernprozesse einschließlich Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Meldewesen, Berechtigungswesen, Auswertungen und angebundener Schnittstellenverfahren. Durch die Nutzung des bestehenden Datenbestandes bleiben insbesondere folgende Eigenschaften vollständig erhalten: Insbesondere im Bereich der Entgeltabrechnung bestehen aufgrund tariflicher, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Anforderungen erhebliche Abhängigkeiten von historischen Bewegungsdaten und rückwirkenden Korrekturmechanismen. Ein Herstellerwechsel oder eine Migration auf ein Fremdsystem wird mit Bestimmtheit zu Verlusten fachlicher Funktionalitäten, Einschränkungen bei historischen Rückrechnungen sowie umfangreichen manuellen Nacharbeiten führen. Darüber hinaus müssten bei einem Systemwechsel umfangreiche technische und organisatorische Anpassungen gegenüber Sozialversicherungsträgern, Finanzbehörden, Zusatzversorgungskassen, Berufsgenossenschaften sowie weiteren gesetzlichen Meldeempfängern vorgenommen werden. Die bestehende P&I-Systemarchitektur basiert auf einer dedizierten mandantenspezifischen Betriebsumgebung ("Private Cloud"), welche individuell auf die fachlichen und technischen Anforderungen der Stadt Coburg abgestimmt wurde. Die Privat HR-Cloud, physisch getrenntes System, ist darüber hinaus ausschließlich beim Hersteller P&I im P&I IT-Cloud-Datacenter nutzbar. Die Fortsetzung dieses Betriebsmodells gewährleistet insbesondere: • freie Steuerung abrechnungsrelevanter Betriebs- und Verarbeitungstermine, • flexible Definition eigener Rollen- und Berechtigungskonzepte, • uneingeschränkte Nutzung bestehender fachlicher Parametrisierungen, • Fortführung individueller Schnittstellen und Auswertungslogiken, • vollständige Datenverfügbarkeit innerhalb der bestehenden Datenbankstrukturen, • Fortführung bestehender integrationsrelevanter Prozesse.

Die technische Architektur einschließlich Datenstrukturen, Berechtigungswesen, Prozesssteuerungen und Schnittstellenlogiken ist über Jahre hinweg individuell auf die organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers abgestimmt worden. Ein Wechsel des Herstellers würde daher nicht lediglich einen Softwarewechsel darstellen, sondern faktisch eine vollständige Reorganisation, Neuerstellung und erneute Implementierung wesentlicher HR-, Abrechnungs- und Integrationsprozesse erforderlich machen. Der Umzug erfolgt unter Fortführung der bestehenden System- und Datenbasis ohne Herstellerwechsel und ohne Neuimplementierung eines Fremdproduktes. Hierdurch wird insbesondere gewährleistet: • Fortsetzung des bestehenden Betriebsmodells, • Fortführung der bestehenden Datenhaltung ohne Datenmigration, • Fortbestand bestehender Systemkonfigurationen, • unveränderte Nutzung bestehender Benutzer- und Rollenstrukturen, • Fortführung bestehender Schnittstellen, • Minimierung technischer Betriebsrisiken, • Erhöhung der IT-Sicherheits- und Verfügbarkeitsstandards.

Der Betrieb erfolgt zukünftig innerhalb des P&I-eigenen IT-Cloud-Datacenters unter Nutzung standardisierter Sicherheits- und Betriebsprozesse der P&I AG, Die Fortführung der Leistungen im P&I IT-Cloud-Datacenter gewährleistet die Fortsetzung der bestehenden Sicherheits- und Datenschutzanforderungen des Auftraggebers. Darüber hinaus können bestehende mitbestimmungsrelevante Rollen- und Berechtigungskonzepte unverändert fortgeführt werden.