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Universität zu Köln - Multifunktionssysteme, Anmietung und Gestellung

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf · Köln, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen 2025_64_0203veröffentlicht 11.12.2025DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 298 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.nrw.de
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 11.12.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
72 Monatebis zu 1 Verlängerung
Lose
2Angebot auf bis zu 2, Zuschlag höchstens 2 je Bieter
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Köln50923, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichevergabe.nrw.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 67 Tage (54 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (121 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 11 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
    vor 10 Monaten
  3. Angebotsfrist 12:00 Uhr
    nur elektronisch über evergabe.nrw.de
    vor 10 Monaten
  4. Bindefrist endet
    100 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 7 Monaten
  5. Heute

Beschreibung

Rahmenvereinbarung über: Los 1: die Anmietung von Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch Los 2: Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende

Gegenstand nach CPV

Lose2 Lose · Angebot auf bis zu 2 · Zuschlag höchstens 2 je Bieter

Alle 2 Lose haben dieselben Bedingungen, Fristen und Kriterien. Sie stehen deshalb einmal unter Bedingungen.

Lose dieses Verfahrens
LosGegenstandLaufzeitGeschätzter Wert
1
Anmietung von ca. 280 Dienstmultifunktionsgeräten

Rahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über: Los 1: die Anmietung von ca. 280 Multifunktionssystemen für den Dienstgebrauch

72 Monate–
2
Der Betrieb in Eigenregie (Gestattung) von 3 Studierendenmultifunktionssytemen

Rahmenvereinbarung, Laufzeit 72 Monate, über: Los 2: Den Betrieb in Eigenregie durch den Auftragnehmer (Gestattung) von drei Multifunktionssystemen für Studierende

72 Monate–

Bedingungengilt für alle Lose

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung11 von 11 angegeben

Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm), (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 9001 (Qualitäts-Management-Norm) zertifiziert sein.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Auftragnehmer müssen nach DIN ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) zertifiziert sein.
Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Endprodukte müssen mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219, Ausgabe Januar 20 … ganz lesenUmweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219 (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Endprodukte müssen mit dem Umweltzeichen "Blauer Engel für Bürogeräte mit Druckfunktion (Drucker und Multifunktionsgeräte) DE ZU 219, Ausgabe Januar 2021" ausgezeichnet sein. Gleichwertige, alternative Nachweise sind zugelassen. Die Gleichwertigkeit ist durch den Bieter nachzuweisen.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und dessen Mitarbeitern/innen im Zusammenhang mit der Aufstellung, dem Betrieb, der Wartung und der Entsorgung sowie der Entfernung von Multifunktionss … ganz lesenBerufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung): Der AN haftet für alle Schäden, die dem AG und dessen Mitarbeitern/innen im Zusammenhang mit der Aufstellung, dem Betrieb, der Wartung und der Entsorgung sowie der Entfernung von Multifunktionssysteme / Printstationen beider Systeme erwachsen. Der AN stellt den AG von Ansprüchen frei, die sich aus den beschriebenen Risiken ergeben. Der AG haftet nicht für Unfälle, die der AN oder seine Beauftragten bei der Ausführung Ihrer Tätigkeiten erleiden. Der AG haftet nur gegenüber dem AN nach Maßgabe von gesetzlichen Vorschriften bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Der AN versichert die eingesetzten Geräte für die Dauer des Vertrages gegen Schäden, die durch Feuer, Diebstahl, Wasser und Sabotage entstehen können. Eine entsprechende Versicherung ist dem AG durch den AN zu Vertragsbeginn nachzuweisen: - Kopie des Versicherungsscheins einer bestehenden Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung unter Angabe der Deckungssummen. Gefordert wird eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für jeden einzelnen Schadensfall von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden.
Zertifikate von Qualitätskontrollinstituten
CE-Kenzeichnung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Die CE-Kennzeichnung für die eingesetzten Geräte ist nachzuweisen
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Zeichen, Kennzeichnungen, Normen, Zertifizierungen (Mit dem Angebot; Keine oder anderweitige Formerfordernis): Die marktüblichen Zeichen, Kennzeichnungen, Normen und Zertifizierungen für alle Geräte und deren Teile, sind, soweit betroffen, einzuhalten.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Referenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Anga … ganz lesenReferenzen zu Los 1 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 1 Dienstmultifunktionssysteme über inhaltlich und mengenmäßig vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte, bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich "Managed Print Service" - Aufstellung und Betreuung von Druckern und Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung und Installation von min. 280 Systemen o Abrechnungsmodell Hardwaremiete und Clickpreis o Einsatz von Softwarelösungen zum Gerätemanagement / automatischer Verbrauchsmaterialbestellung o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Referenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Anga … ganz lesenReferenzen zu Los 2 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag/Angebot drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Zeitraum der Leistungserbringung: 01.12.2022 bis 30.11.2025 - Angabe von mindestens drei Referenzen zu Los 2 Studierendenmultifunktionssysteme, über inhaltlich vergleichbare, abgeschlossene bzw. laufende Projekte bei denen in Art und Umfang mit der vorliegend ausgeschriebenen Leistung (vgl. Vergabeunterlagen) vergleichbare Leistungen (d.h. Leistungserbringung im Bereich Dienstleistungskonzessionsvertrages zum Betrieb von öffentlich zugänglichen Multifunktionsgeräten mit einem vergleichbaren Umfang) durchgeführt wurden oder werden. - Benennung von mindestens drei (3) verschiedenen Referenzprojekten, wovon mindestens eine (1) Referenz folgenden Mindestumfang haben muss: o Lieferung, Installation und Betrieb von min. 10 Systemen per Dienstleistungskonzession o Einsatz eines Abrechnungs- und Bezahlmodells o Geld-Clearing o Erbringung von Serviceleistungen (Reparatur und Wartung) durch herstellerzertifiziertes Technikpersonal o Befüllen der Geräte mit Verbrauchsmaterial (Toner / Tinte und Papier) Hinweis: Die vorgenannten Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzen. Eine Nichterfüllung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Alle Referenzen müssen Angaben zu Namen des AG, Kontaktdaten des AG, Bezeichnung und Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung der Art und des Umfangs, besondere Umstände, Eigenleistung vs. Kooperation und sonstige Angaben machen. Fehlen Angaben (z.B. Telefonnummer des Kontaktes) kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Eignung Servicetechniker (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Eignung der in der Universität zu Köln eingesetzten Servicetechniker: zu belegen durch eine Eigenerklärung über den entsprechenden Partnerstatus (z.B. Gold, Premium, Titanium o.ä.) beim angebotenen Hersteller oder durch eine Herstellerzertifizierung.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenRein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens

Laufzeit und Umfang3 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
72 Monate
Verlängerung
bis zu 1-mal: Grundlaufzeit: 5 Jahre, (60 Monate) einmalige Verlängerungsoption um weitere 12 Monate. Maximallaufzeit: 72 Monate
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
evergabe.nrw.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
100 Tage
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung7 von 8 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- / Rollout-Prozess darzulegen, in welchem er mindestens folgende Punkte beschreiben muss: - Wie läuft der interne Bestellvorgang beim Biet … ganz lesenLeistung: Einzureichende Unterlagen: * Mit dem Angebot ** Mittels Eigenerklärung: - Bestell- und Rolloutprozess: Der Bieter hat in seinem Angebot seinen Bestell- / Rollout-Prozess darzulegen, in welchem er mindestens folgende Punkte beschreiben muss: - Wie läuft der interne Bestellvorgang beim Bieter ab? - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit beim Bieter eine interne Be-stellung ausgelöst werden kann? Bitte nach Wichtigkeit / Notwendigkeit priorisieren. - Welche Daten / Informationen muss der AG liefern, damit ein Rollout der Geräte geplant werden kann? - Welche Mitwirkungsleistungen des AG sind notwendig, um einen möglichst reibungslosen Verlauf zu gewährleisten? - Wie plant der Bieter den Rollout durchzuführen (per Spedition, eigene Kräfte etc.) - Wie schätzt der Bieter den zeitlichen Ablauf (auf Grundlage der hier genannten Mengen und Standorte) ein? Welche Faktoren sind zu beachten? - Bitte legen Sie eine exemplarische Version Ihrer Rollout- / Bestelllisten bei.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
Strategische Beschaffung
Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln
Fristen für Nachprüfungsanträge
Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:other-sme# keine
Hinweis
#Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTZ5DVKCT# keine

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Art
Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift
Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln
Website
uni-koeln.de
Kontakt
vergabestelle@verw.uni-koeln.de

Bei uns erfasst

650Bekanntmachungen
403Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 503 (Reparatur, Wartung und zugehörige Dienste in Verbindung mit Personalcomputern, Büromaschinen, Fernmeldeanlagen und audiovisuellen Anlagen) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

57vergebene Aufträge
1Angebote je Los im Median (32 Lose mit Angabe)
740.868 €Zuschlagswert im Median
329.765 € – 2,45 Mio. €mittlere Hälfte, 12 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Dienstleistungen in Nordrhein-Westfalen (359 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens6 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. 3. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 27.01.2026
  3. 2. Berichtigung · Korrektur – BeschafferFrist 27.01.2026
  4. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 13.01.2026
  5. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 27.01.2026 auf 03.02.2026 verschoben
  6. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 13.01.2026 auf 27.01.2026 verschoben

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung b696c67f-92db-48e3-8fe7-ef8a3d61fc35.