Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 67 Tage (54 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (120 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

14.08.2025
Veröffentlichung
vor 15 Monaten
04.09.2025
Fragen bis 23:59 Uhr
an Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
vor 14 Monaten
16.09.2025
Teilnahmeanträge bis 08:00 Uhr
vor 14 Monaten
08.11.2026
Heute

Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Vergabe eines Auftrags über die Bereitstellung einer Software zur Unterstützung der Fallbearbeitung in der Global Comply im Wege von SaaS. Einzelheiten ergeben sich aus den beigefügten vertraglichen Unterlagen und insbesondere aus der Anlage "Leistungsbeschreibung". Mindestvertragslaufzeit 24 Monate; Gesamte Vertragsdauer 120 Monate

Beschreibung des Loses

1 Eigenschaften der Software 1.1 Grundsätzliches Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Software bereitzustellen, die Forschungsanträge auf Basis vor-gegebener rechtlicher Grundlagen (zunächst Global Comply und Nagoya-Protokoll) anhand eines Fragen-katalogs erfasst, bewertet und dokumentiert/archiviert. Die Software muss um weitere inhaltliche Bereiche (Fragen) bzw. Compliance-Module erweiterbar sein. Dabei muss die Software die*den Antragstellenden in Interviewform durch eine intelligente Fragestruktur leiten, anhand der Bewertung des Vorhabens mögliche Prüfbedarfe identifizieren und bei Bedarf den Vorgang an die für eine weitergehende Prüfung zuständige Organisationseinheit weiterleiten. Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die Software muss zudem Informationsmaterialien zu den o.g. rechtlichen Grundlagen bereitstellen und ein Prüf- und Ergebnisprotokoll generieren, welches z. B. bei Außenwirtschaftsprüfungen vorgehalten werden kann. Beispiel eines umzusetzenden Anwendungsfalls für den Einsatz der Software: Ein Forschender meldet über die Software ein Forschungsprojekt/Vorhaben an und erhält eine Vorgangs-nummer. Daten von am Forschungsprojekt beteiligten Personen, Partnerländern und eine Projektbe-schreibung werden durch den Forschenden eingegeben. Mittels weiterführender Fragen wird festgestellt, ob ein Embargoland beteiligt ist. Anhand der Eingaben des Forschenden erkennt die Software, welche Organisationseinheit innerhalb der Universität einen Prüfauftrag hat. Manuell notwendige Prüfschritte wer-den in bzw. mit der Software dokumentiert. Der Antragstellende erhält eine Rückmeldung (z. B. Freigabe, Info zur weiteren Prüfung o. ä.). Eine spätere Öffnung des Vorgangs, z. B. zur Ergänzung neuer Projekt-partner*innen, ist machbar und ermöglicht eine chronologische Nachvollziehbarkeit des Prüfvorgangs. Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Gegenstand nach CPV

48000000 Softwarepaket und InformationssystemeHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien: keine Angabe

Eignung5 von 5 angegeben

Referenzen zu bestimmten Arbeiten: Anlage Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber … ganz lesenkürzer
Anlage Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag drei Referenzaufträge nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber eine Software bereit, welche die Bearbeitung von Sachverhalten aus dem Bereich Compliance unterstützt; und - Die Software bildet Workflows bei der Bearbeitung dieser Compliance-Sachverhalte ab; und - Die Bereitstellung erfolgt als Software as a Service ("SaaS"); und - Die auftragsgegenständliche Software wird vom Referenzauftraggeber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten produktiv genutzt. Die Nutzung muss zu diesem Zeitpunkt nicht andauern. Verwenden Sie dafür zwingend das bereitgestellt Dokument "Anlage Referenzen"
Referenzen zu bestimmten Arbeiten: Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenkürzer
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Begrenzung der Bewerberzahl: 5 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 6 angegeben

Vertragsbeginn: keine Angabe
Vertragsende: keine Angabe
Dauer: 120 Monate
Verlängerung: bis zu 96-mal: Mindestvertragsdauer beträgt 24 Monate, längstens 120 Monate Zur Vertragsverlängerung werden die AGB´s des EVB IT Vertrags hinzugezogen
Optionen: keine Angabe
Rahmenvereinbarung: nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: evergabe.nrw.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: keine Angabe
Angebotsöffnung: keine Angabe
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen: Leistung: ? Anlage "Teilnahmeantrag" ? Anlage "Referenzen" ? Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" ? Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"
Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Erforderlich
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln, Zeughausstr. 2-10, 50667 Köln
Fristen für Nachprüfungsanträge: Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Vertragsdauer 24 Monate, längstens 120 Monate; Bieterpräsentation soll voraussichtlich am 12.11.25 stattfinden
Hinweis: Bekanntmachungs-ID: CXS0Y4CYTLTWRDWV Am 12.11.2025 soll voraussichtlich eine Bieterpräsentation stattfinden.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name: Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Art: Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift: Albertus-Magnus-Platz, 50923 Köln
Website: uni-koeln.de
Kontakt: vergabestelle@verw.uni-koeln.de

Bei uns erfasst

651Bekanntmachungen

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Universität zu Köln - Hochfrequenz-Schaltungskomponenten des Herstellers X-Microwave03.11.2026
Universität zu Köln - Frequenzvervielfacher-Ketten für Frequenzen um 475 GHz und um 800 GHz03.11.2026 · 2 Angebote
Universität zu Köln - Hochauflösendes Massenspektrometer28.10.2026 · 1 Angebot

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

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Alle 5 offenen Ausschreibungen von Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf, dazu Zuschläge und Auftragnehmer

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

652vergebene Aufträge

1Angebote je Los im Median (437 Lose mit Angabe)

422.737 €Zuschlagswert im Median

261.575 € – 1,15 Mio. €mittlere Hälfte, 91 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Software in Nordrhein-Westfalen (60 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

SVA System Vertrieb Alexander GmbH30 Zuschläge
Computacenter AG & Co. oHG15 Zuschläge
SoftwareONE Deutschland GmbH11 Zuschläge
Crayon Deutschland GmbH10 Zuschläge
SVA System Vertrieb Alexander GmbH9 Zuschläge
Bechtle AG7 Zuschläge

Universität zu Köln - Compliance- Software Global Comply

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