Stadt Koblenz_Beschaffung DMS

Mit der DMS-Lösung müssen folgende Ziele erreicht werden: - die Umsetzung der modularen Rahmenarchitektur des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit mit modernen Technologien - Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen aus dem eGovernment Gesetz - Flächendeckende Einführung eines DMS in der Stadt Koblenz im Zuge eines strategischen Projekts - Vereinheitlichung und Zentralisierung der Datenablage zur dauerhaften, unveränderbaren und gesicherten Archivierung aller relevanten Dokumente, Schutz vor Dokumenten- und Datenverlusten und Fehlablagen. - Schaffung einer zentralen Lösung mit einem verwaltungsweiten Einsatz des ausgewählten DMS. Das Gesamtsystem muss hierbei so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentenarten und -quellen aus allen Ämtern des Auftraggebers bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. - Unterstützung der fall- und sachaktenorientierten elektronischen Bearbeitung ("E-Akte") - Einführung eines elektronischen Prozessmanagements mit entsprechender Abbildung im DMS (u. a. Ad-hoc-Workflows, Aktenvermerke, Laufzettel, aber auch regelbasierte Workflows, die ein geschulter Benutzer definieren und abspeichern kann) - Effizienzsteigerung in den Verwaltungsprozessen - Weitergabe/Aussonderung von elektronischen Akten an das Stadtarchiv - Einbindung des DMS in einzelne Fachverfahren per Schnittstelle, sofern fachlich und wirtschaftlich sinnvoll - Berücksichtigung und Einhaltung aller datenschutzrelevanten Vorschriften - Nutzung möglichst einheitlicher Verfahren und Ablagen mit möglichst einfach und übersichtlich strukturierten Ablagebereichen - Entlastung klassischer Dateiablagen und der MS-Outlook Mail-Umgebung - Unterstützung der Bearbeitung von Fall- und Sachakten und der allgemeinen Schriftgutverwaltung - Nutzung einer übersichtlichen Ablagestruktur mit einheitlichen Verfahren und Ablagen (Stichwort: Aktenplan), also das Arbeiten in der Verwaltung nach Aktenplan einer öffentlichen Verwaltung - Einführung einer ergonomischen und möglichst auch barrierefreien Bedienober-fläche mit hoher Akzeptanz bei den Anwendern - perspektivisch der Ausbau der elektronischen Verwaltungsarbeit inkl. offline und mobiles Arbeiten - Stichwort Dateiübernahme/Migration: Übernahme von Unterlagen aus der Dateiablage (Dateiserver bzw. Netzlaufwerke) und anderen Datenquellen (ggf. aus einem vorhandenen 2Charta Archiv, Firma Lorenz)