Software zur Personaleinsatzplanung Pepe - Personal-Einsatz-Planung und Entwicklung, Bremerhaven

Das Schulamt Bremerhaven benötigt für den Personaleinsatz und die Personalentwicklung an den Bremerhavener Schulen eine neue Software zur kontinuierlichen Pflege, Auswertung und Prognose von Personal. Eine aktuell im Einsatz befindliche (SQL-)datenbankgestützte Software (LEP) wird durch die neue Software ersetzt. Der in dieser Software befindliche Datenbestand muss plausibel gesichert in die neue Software übernommen werden. Um den Herausforderungen einer effizienten Personalplanung in Schule - insbesondere bei Lehrkräftemangel und steigendem Anteil an Quereinsteigenden - im Zuge der Digitalisierung auch in Zukunft gewährleisten zu können, ist es für eine moderne digitale Verwaltung wichtig, eine ergebnisorientierte und benutzerfreundliche Lösung mit modernen Schnittstellen und Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen. Diesen Herausforderungen ist die aktuell im Einsatz befindliche Software zur Lehrereinsatzplanung nicht gewachsen.

Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen geeigneten Auftragnehmer (AN) für die Softwareentwick-lung zur Personal-Einsatz-Planung basierend auf den Anforderungen des Schulamts Bremerhaven zu beauftragen. Das übergeordnete Projektziel verfolgt die vollständige Ablösung des bestehenden Altsystems LEP (Eigenentwicklung). Die aktuell im Einsatz befindliche Softwarelösung ist sowohl aus ergonomischer Perspektive als auch bzgl. der korrekten Berechnung und Anzeige relevanter Ergebnisse ungenügend. Auch eine problemlose Netzwerkfähigkeit für die Nutzung und einheitliche Datenhaltung mit bzw. in den Schulen ist mit der bisherigen Lösung nicht gegeben. Aus diesem Grund soll die bisherige Lösung durch eine neue Personaleinsatzplanung und -entwicklung (im Folgenden kurz: Pepe) ersetzt werden. Durch die Einführung des neuen Softwaresystems muss eine signifikante Effizienzsteigerung in der Personal-Einsatz-Planung und -Entwicklung erreicht werden. Im Folgenden wird eine Übersicht über das Ausschreibungsziel gegeben. Genauere Informationen, Verweise auf konkrete Normen und Ähnliches sind im weiteren Verlauf des Dokumentes zu finden. Zum Leistungsumfang des Auftrags gehört die Entwicklung einer ergebnisorientierten und benutzerfreundlichen Softwarelösung gemäß der Anforderungsspezifikationen, Migration von Bestandsdaten sowie Einführung und Schulung am System. Das neue System soll bestehende Arbeitsabläufe hinsichtlich der Lehrer-Einsatz-Planung im Schulamt und den Schulen optimieren, indem es Prozessschritte verkürzt und Entscheidungen vereinfacht. Das Schulamt Bremerhaven verwendet die Software, um den Lehrerbedarf an den Schulen zu evaluieren und darauf basierend den Lehrereinsatz zu planen. Es wird jedoch kein Stundenplan erstellt. Dies obliegt den Schulen und erfolgt in einer anderen Software. Daher ist die Personaleinsatzplanung das Herzstück der Software und muss im Mittelpunkt stehen. Das integrierte und dynamische Berichtswesen soll wiederkehrende Abfragen an die Datenbank durch die schnelle Generierung von Berichten ermöglichen. Ebenso müssen flexible Berichte und Auswertungen einfach nachzuvollziehen sein. Der Softwareeinsatz in den Schulen soll die Planung unterstützen, indem den Schulen der Lehrereinsatz und die Bedarfe verdeutlicht werden. Die sichere und datenschutzkonforme Kommunikation zwischen den Schulen und dem Schulamt bildet diesbezüglich eine wichtige Grundlage. Berechnungen müssen anhand des Systems korrekt und gesetzeskonform durchgeführt werden. Die gesetzliche Basis bilden die Landes- und kommunale Zuweisungsrichtlinien. Im Rahmen der Benutzerverwaltung muss das Berechtigungskonzept auf Basis unterschiedlicher Rollen konfigurierbar sein. Darüber hinaus müssen die Richtlinien des Datenschutzes zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein. Hinsichtlich der Usability soll die graphische Oberfläche gemäß den ergonomischen Richtlinien implementiert und intuitiv bedienbar sein. Bereits weitere, im Einsatz befindliche Software, wie Untis und das Schülerverzeichnis (SVZ, FirebirdDB) soll nicht ersetzt, sondern durch Pepe sinnvoll ergänzt werden. Demnach sind Schnittstellen erforderlich, die einen beidseitigen Datenaustausch zwischen den Programmen gewährleisten. Anzubieten sind Personentage für die Softwareentwicklung der in der Leistungsbeschreibung definierten Arbeitspakete (siehe Leistungsbeschreibung Pkt. 4.3).

Da die von den Bewerbern/Bietern zu erbringende Leistung inhaltlich nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, erfolgt die Beauftragung im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens nach vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb (§ 14 Abs. 3 VgV).

Nach dem Teilnahmewettbewerb werden alle geeigneten Bewerber/Bieter zur Abgabe eines indika-tiven Angebots aufgefordert. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und der wirtschaftlichste Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden.

Teilnahmewettbewerb Stufe 1: Dem Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) sind die in der Bekanntmachung ausgewiesenen Erklärungen, Angaben und Nachweise, die für die Überprüfung der Eignung in Bezug auf Fachkunde und Leistungsfähigkeit erforderlich sind, beizufügen.

Ein Unternehmen ist geeignet, wenn es die durch den öffentlichen Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllt.

Verhandlungsverfahren Stufe 2: Der AG fordert alle geeigneten Bieter zur Abgabe eines indikativen Angebots (Erst-Angebot) auf. Die eingegangenen Angebote werden nach Maßgabe der bekannt gemachten Kriterien gewertet und die wirtschaftlichsten Bieter ermittelt. Mit diesen Bietern führt der AG eine oder mehrere Verhandlungsrunden.

Formulare, Unterlagen die mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind: • Anlage 1 - Teilnahmeantrag (Bewerbungsformular) • Anlage 2 - Eigenerklärungen zur Eignung • Eigenerklärung Sanktionen Russland

Detaillierte Information zu dem Vergabeverfahren erhalten sie in der Leistungsbeschreibung ab Ziffer 2 ff.