Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 90 Tage (9 Verfahren, 24 Monate).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

1. Bewertungskriterien (ja/nein) 2. Bewertung Themenfelder50 %
Preis50 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Was kostet ein höherer Preis an Punkten?

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−4,5 Punkte
25 % teurer	−10 Punkte
50 % teurer	−16,7 Punkte
100 % teurer	−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

17.01.2025
Veröffentlichung
vor 22 Monaten
18.02.2025
Teilnahmeanträge bis 11:00 Uhr
vor 21 Monaten
07.11.2026
Heute

Beschreibung

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Überlassung einer Standardsoftware auf Zeit inklusive Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Systemserviceleistungen inklusive Schulungsleistungen. Der Betrieb der Software erfolgt im Rechenzentrum der Auftraggeberin am Standort Bochum und ist daher nicht Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung.

Die Einführung/Implementierung der Software ist geplant für das 2-3. Quartal 2025. Die Ausweitung der Software soll gestaffelt nach Anzahl der aktiven Nutzer erfolgen. Anfänglich ist eine Lizenzierung für bis zu 75 aktive Nutzer beabsichtigt. Die Lizenzierung kann in Schritten von jeweils 75 aktiven Nutzern auf bis zu 450 aktive Nutzer unternehmensweit erweitert werden. Der Vertrag tritt mit der Zuschlagserteilung in Kraft und läuft zunächst bis 24 Monate nach Zeitpunkt der Abnahme.

Gegenstand nach CPV

48000000 Softwarepaket und InformationssystemeHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag1 von 1 angegeben

1. Bewertungskriterien (ja/nein) 2. Bewertung Themenfelder50 %

Preis50 %

Qualität: 1. Bewertungskriterien (ja/nein) 2. Bewertung Themenfelder1. Bewertungskriterien (ja/nein); siehe Anlage 6 - Bewertungskriterien 2. Bewertung Themenfelder

Eignung6 von 6 angegeben

Kriterium: I.1 Qualitätsmanagement zu Fragestellungen des elektronischen Rechtsverkehrs Punktevergabe: - Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich überzeugend geschildert., 5 Punkte - Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich teilweise überzeugend geschil … ganz lesenkürzer
I.1 Qualitätsmanagement zu Fragestellungen des elektronischen Rechtsverkehrs Punktevergabe: - Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich überzeugend geschildert., 5 Punkte - Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich teilweise überzeugend geschildert., 3 Punkte - Die Angaben zum Qualitätsmanagement sind - unabhängig von ihrer Detailgenauigkeit - inhaltlich in Ansätzen überzeugend., 1 Punkt Trifft keiner der obigen Punkte zu, werden für das Kriterium 0 Punkte vergeben. I.2 Musskriterien - Anforderungen an den/die Auftragnehmer/in: Der Bewerber hat Erfahrungen mit der Verknüpfung von Funktionalitäten des Aktenmanagementsystems mit dem „besonderen elektronischen Behördenpostfach“ (beBPo). II. Referenzprojekte Der Bewerber sollte 3 Referenzen aus den letzten drei Jahren (ab 2022) über vergleichbare Aufträge mit den unten geforderten Angaben vorlegen. Die Referenzaufträge müssen vergleichbar sein hinsichtlich Auftragsinhalt (Bereitstellung einer Software für das digitale Aktenmanagement einer Rechtsabteilung) und Auftraggeberbezug. Es ist ausreichend, wenn der Auftrag zeitlich jedenfalls teilweise in den genannten Zeitraum (ab 2022) fällt. Punktevergabe: - vergleichbarer Auftragsinhalt bei einem/ in der Sozialversicherungsträger oder Landes-/Bundesverbände nach § 207, 212, 217a SGB V; 2 Punkte - vergleichbarer Auftragsinhalt in der sonstigen öffentlichen Verwaltung; 1 Punkt - vergleichbarer Auftragsinhalt in der freien Wirtschaft (Unternehmensgröße > 1000 Mitarbeitende); 0,5 Punkte - Auftragsinhalt zum Thema beBPo-Anforderungen; 2 Punkte - Auftragsinhalt zum Thema Webabwendung; 1 Punkt - mindestens 15 aktive Nutzer; 1 Punkt Ein vergleichbarer Auftragsinhalt liegt vor, wenn Gegenstand des Auftrags die Bereitstellung einer Software für das digitale Akten- und Do-kumentenmanagement einer Rechtsabteilung war. 2 Zusatzpunkte für „beBPo-Anforderungen“ gibt es, wenn die Software beim Auftraggeber als Nutzer des beBPo ebenfalls der digitalen Verwaltung der Dokumente diente, die über das beBPo verschickt werden. Einen Zusatzpunkt für „Webanwendung“ gibt es, wenn das angebotene Produkt eine Software gewesen ist, die in gängigen Webbrowsern ausgeführt wird. Aktive Nutzer sind Beschäftige des Auftraggebers, die regelmäßig auf die Funktionalitäten der Software zugreifen und ent-sprechend von der Lizenzierung gedeckt sind. Referenzen, die nicht über einen vergleichbaren Auftragsinhalt verfügen, erhalten 0 Punkte.
Kriterium: Gesamtumsatz (Mindestanforderung) Der Mindestjahresumsatz des Bewerbers im Jahr 2024 muss in diesem Marktsegment mindestens 500.000 € betragen. Haftpflichtversicherung (Mindestanforderung) Der Auftragnehmer muss eine Betriebshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragszeit unterhalten u … ganz lesenkürzer
Gesamtumsatz (Mindestanforderung) Der Mindestjahresumsatz des Bewerbers im Jahr 2024 muss in diesem Marktsegment mindestens 500.000 € betragen. Haftpflichtversicherung (Mindestanforderung) Der Auftragnehmer muss eine Betriebshaftpflichtversicherung während der gesamten Vertragszeit unterhalten und auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers nachweisen. Er hat zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der nachfolgend genannten Deckungssummen besteht. Die Deckungssummen der Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers müssen mindestens betragen: Für Personenschäden: 1.000.000,00 EUR Für sonstige Schäden: 500.000,00 EUR
Kriterium: genannt
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines frühe … ganz lesenkürzer
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Rein nationale Ausschlussgründe, Schwere Verfehlung, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Zahlungsunfähigkeit
Begrenzung der Bewerberzahl: 3 bis … Bewerber

Laufzeit und Umfang2 von 5 angegeben

Vertragsbeginn: keine Angabe
Vertragsende: keine Angabe
Verlängerung: keine Angabe
Optionen: Der Vertrag kann mit zweimaliger Verlängerungsoption um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden, ohne dass die Zustimmung des Bieters erforderlich ist. Eine Verlängerung hat drei Monate vor Vertragsablauf durch die KBS zu erfolgen. Der Vertrag endet somit spätestens 48 Monate nach Abnahme, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Rahmenvereinbarung: nein

Angebot und Einreichung8 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: https://www. evergabe-online.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronische Signatur: nicht verlangt
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: 2 Monate
Angebotsöffnung: keine Angabe
Sicherheiten: keine Angabe

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Erforderlich
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Nein
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemomblerstr. 76, 53123 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge: Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren … ganz lesenkürzer
Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis: Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss … ganz lesenkürzer
Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss mindestens 100 Gesamtleistungspunkte erreichen. Angebote, die weniger als 100 Gesamtleistungspunkte erreicht haben, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Das angebotene Produkt des nach vorläufiger Bewertung Erstplatzierten wird vor Zuschlagserteilung einem eingehenden Produkttest unterzogen. Zu diesem Zweck erfolgt eine Vorführung des Produkts durch den Bieter, um eine Überprüfung der Angaben des Bieters bezüglich der Ausschreibungskriterien zu ermöglichen. Die Vorführung des Produkts kann auch per Videokonferenz erfolgen und ist geplant für die 19. KW 2025. Sollten einzelne Angaben nicht in diesem Rahmen überprüfbar sein, behält sich die Auftraggeberin vor, sich das Produkt am Standort der Rechtsabteilung in Bochum vorführen zu lassen oder eine eigene Testung auf dem System der Auftraggeberin vorzunehmen. Im Falle einer Testung beträgt der Testzeitraum maximal drei Monate. In dieser Zeit ist seitens des Bieters eine vollständige Testversion kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Testarbeiten sind vom Software-Hersteller ohne weitere Kosten zu begleiten und evtl. auftretende Problemstellungen zeitnah (innerhalb von 48 Stunden) zu beheben. Die Lieferung der Testversion erfolgt „frei Haus“. Die evtl. anfallenden Kosten für Vorführung und/oder Testung sind bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen.
Hinweis: Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss … ganz lesenkürzer
Es gewinnt der Bieter mit der höchsten Kennzahl Z, die aus dem Quotienten aus L (Leistungspunkten) und P (Preis) besteht. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höheren Leistungspunktzahl den Zuschlag. Sollte dies nicht zu einem eindeutigen Ergebnis führen, entscheidet das Los. Das Angebot muss mindestens 100 Gesamtleistungspunkte erreichen. Angebote, die weniger als 100 Gesamtleistungspunkte erreicht haben, werden zwingend von der Wertung ausgeschlossen. Das angebotene Produkt des nach vorläufiger Bewertung Erstplatzierten wird vor Zuschlagserteilung einem eingehenden Produkttest unterzogen. Zu diesem Zweck erfolgt eine Vorführung des Produkts durch den Bieter, um eine Überprüfung der Angaben des Bieters bezüglich der Ausschreibungskriterien zu ermöglichen. Die Vorführung des Produkts kann auch per Videokonferenz erfolgen und ist geplant für die 19. KW 2025. Sollten einzelne Angaben nicht in diesem Rahmen überprüfbar sein, behält sich die Auftraggeberin vor, sich das Produkt am Standort der Rechtsabteilung in Bochum vorführen zu lassen oder eine eigene Testung auf dem System der Auftraggeberin vorzunehmen. Im Falle einer Testung beträgt der Testzeitraum maximal drei Monate. In dieser Zeit ist seitens des Bieters eine vollständige Testversion kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Testarbeiten sind vom Software-Hersteller ohne weitere Kosten zu begleiten und evtl. auftretende Problemstellungen zeitnah (innerhalb von 48 Stunden) zu beheben. Die Lieferung der Testversion erfolgt „frei Haus“. Die evtl. anfallenden Kosten für Vorführung und/oder Testung sind bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Falls Bieter Erklärungen und Nachweise bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorlegen, kann die KBS diese gemäß § 56 Abs. 2 VgV unter Beachtung des Gleichbehandlungs und ransparenzgrundsatzes bis zum Ablauf der im Nachforderungsschreiben bestimmten Nachfrist nachfordern.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS)
Art: Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Bundesebene, Gesundheit
Anschrift: 44799 Bochum
Website: kbs.de
Kontakt: vergabestelle@kbs.de

Bei uns erfasst

115Bekanntmachungen

25Zuschlagsmeldungen

Maklerdienstleistungen im Versicherungsbereich29.09.2026 · 1 Angebot
Redaktionelle Erstellung, Druck und Versand des Kundenmagazins (Verlagsleistung)03.09.2026
Regionaldirektion Chemnitz, Jahresvertrag Bodenbelagsarbeiten26.08.2026
875 Tonnen Endlospapier DIN A306.07.2026

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

654vergebene Aufträge

1Angebote je Los im Median (438 Lose mit Angabe)

422.737 €Zuschlagswert im Median

261.575 € – 1,15 Mio. €mittlere Hälfte, 91 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Software in Nordrhein-Westfalen (59 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

SVA System Vertrieb Alexander GmbH30 Zuschläge
Computacenter AG & Co. oHG15 Zuschläge
SoftwareONE Deutschland GmbH12 Zuschläge
Crayon Deutschland GmbH10 Zuschläge
SVA System Vertrieb Alexander GmbH9 Zuschläge
Bechtle AG7 Zuschläge

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

27.05.2026Vergabebekanntmachung
17.01.2025Bekanntmachung (diese Seite)Frist 18.02.2025

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